Guide til at knytte kontakter til et dokument
Vis - Dokument - Nyt dokument
Ved oprettelse af dokumenter kan du enten tilknytte kontakter manuelt i fanebladet Kontakter i dokumentbladet, eller du kan tilføje et udvalg af kontakter ved hjælp af en guide. Hvis dokumentet kun skal flettes til få kontakter, vil det nemmeste være at tilknytte disse kontakter/kontaktpersoner manuelt. Derimod vil det være hensigtsmæssigt at benytte guiden, hvis det er et større udvalg af kontakter, som skal modtage dokumentet.
Bemærk! Guiden startes kun, hvis der
ikke er blevet tilføjet kontakter/kontaktpersoner i fanebladet Kontakter manuelt.
Guiden startes fra dokumentbladet ved at klikke på knappen Opret/flet. Programmet vil først undersøge om der er blevet tilføjet kontakter på fanebladet Kontakt manuelt. Hvis dette ikke er tilfældet, vil guiden blive startet. I guiden skal du først vælge om dokumentet skal tilknyttes en eller flere kontakter. Hvis du vælger En kontakt vil dokumentet blive oprettet og kontaktens kontaktinformation blive indflettet forudsat at dokumentskabelonen indeholder flettefelter.
Hvis du vælger Flere kontakter (flettebrev) åbnes et udvalgsvindue, hvori du kan angive kriterier for et udvalg af kontakter som der skal oprettes og flettes dokumenter til. Du kan for eksempel vælge at alle kontakter i en bestemt branche eller kategori skal modtage dokumentet. Når dokumentet er oprettet vil det være tilgængeligt på fanebladet Dokumenter på hver kontakt, som er tilknyttet.
Bemærk! Det er muligt at tilknytte
kontakter og kontaktpersoner efter at dokumentet er oprettet, men da vil
du få besked om at dokumentet allerede er oprettet og at ny kontaktinformation
ikke vil blive flettet ind i dokumentet.
Sådan tilknytter du flere kontakter ved hjælp af guiden
- Vælg Vis - Dokument - Nyt dokument.
- Vælg Kontakt i rullelisten Type.
- Klik Opret/Flet.
- Kryds af for Flere kontakter (flettebrev) i første trin i guiden og klik Næste.
- Angiv ønsket udvalg. Læs mere i Udvalg.
- Klik OK.
-
Rediger eventuelt udvalget manuelt for at tilføje eller
fjerne enkeltkontakter.
- Klik Fuldfør.
- Rediger dokumentet, som åbnes, hvis du ønsker at foretage tilpasninger.
- Luk dokumentet og gem eventuelle ændringer.
Dokumentet er nu flettet til kontakterne
i udvalget og fanebladet Kontakter
på dokumentbladet er opdateret med de valgte kontakter og kontaktpersoner.
Tips! Hvis du ønsker at vise alle
de indflettede kontakter, skal du klikke på knappen ABC
(View
Se også:
Guide til at knytte medarbejdere til et dokument