Om dokumenter
I det integrerede dokumentmodul er det nemt at få overblik over alle dokumenter, uanset om de er oprettet i kontaktmodulet, aktivitetsmodulet, projektregistret eller medarbejderregistret. Nye dokumenter kan oprettes direkte fra dokumentlisten samt via fanebladet Dokument i de ovennævnte moduler.
Dokumenter, som er oprettet udenfor programmet, kan importeres og knyttes til aktuel kontakt/kunde/leverandør, noget som hjælper dig med at få bedre overblik over alle dokumenter. Hvis du har valgt at synkronisere med Microsoft Outlook, vil du også kunne bestemme at vedlæg, som modtages på e-mail, skal importeres til dokumentregistret.
Der følger en række dokumentskabeloner med programmet. Disse kan redigeres og tilpasses efter dine ønsker, og du kan endvidere oprette dine egne skabeloner. Ved brug af dokumentskabeloner kan du nemt flette dokumenter til et ønsket udvalg af kontakter eller medarbejdere.
I Brugerindstillinger for dokument kan du tilpasse og bestemme hvilke kolonner, som skal vises i dokumentlisten, samt hvordan dokumentbladet skal se ud og fungere ved oprettelse af nye dokumenter.
Hvis du ønsker at sende et dokument på e-mail eller telefax er dette muligt både via dokumentlisten og dokumentbladet for hvert enkelt dokument. Du kan også kopiere et dokument til PDF-format, hvis du ønsker det.
Hvad er forskellen på et dokument og en rapport?
I programmet benyttes begrebet Dokument om dokumenter som oprettes i for eksempel Word, Excel eller PowerPoint, og som kan redigeres og tilpasses direkte i dokumentet.
En Rapport viser information på baggrund af data, som er registreret i programmet og et angivet udvalg. Når en rapport genereres, er det muligt at sende indholdet til visning. Det er dog ikke muligt at foretage ændringer i rapportens indhold. Rapporter kan genereres via flere af modulerne i programmet, for eksempel Ordre/Faktura og Indkøb, men også via Rapportmodulet.
Adgang, at gemme og sikkerhedskopiering af dokumenter
Ved hjælp af forskellige dokumenttyper kan du definere hvor de forskellige
typer af dokumenter skal gemmes, samt bestemme hvilke adgangskontroller,
som skal gælde for dokumenttyperne. Du kan læse mere om dokumenttyper,
lagringsområder og brugeradgang
Ved sikkerhedskopiering kan du bestemme, om du ønsker at inkludere dokumenter eller ikke. Vær opmærksom på at det kun er dokumenter, som ligger gemt i fælles mapper, der inkluderes, når du markerer for 'dokumenter' ved sikkerhedskopiering. Dokumenter som gemmes lokalt på hver enkelt computer, for eksempel i mappen Mine Dokumenter, skal sikkerhedskopieres manuelt af hver enkelt bruger.
Bemærk! Programmet støtter ikke revisionshåndtering
af dokumenter. Hvert dokument skal gemmes med nyt filnavn, hvis man ønsker
at gemme flere versioner af samme dokument.
Se også:
Hvordan oprettes et nyt dokument?
Brugerindstillinger for dokument