Om integration med Outlook
Programmet sender e-mail via Outlook. Du kan endvidere vælge at integrere systemet med Outlook, således at for eksempel e-mail, som kommer ind i Outlook, bliver overført til programmet som aktiviteter, eller møder i kalenderen i Outlook bliver overført til kalenderen i programmet. Du kan benytte integrationen uanset om du benytter Outlooks egen e-mail-editor til at redigere udgående e-mail, eller om du benytter programmets egen. Du aktiverer integrationen og angiver indstillinger under Vis - Indstillinger - Bruger. Vælg fanebladet Indstillinger pr. modul og knappen Outlook. E-mail, som modtages i Outlook, kan automatisk oprette en aktivitet på kontakten i programmet, hvis programmet finder e-mail-adressen på en af dine kontakter, eller ved at du på forespørgsel opretter sådan en aktivitet. Du kan også synkronisere opgavelisten og kalenderen, én eller begge veje.
Se her for yderligere information om, hvordan du kommer i gang med e-mail i programmet.
Vælg detaljer for synkroniseringen
Overfør aktiviteter fra programmet til kalender og opgavelisten i Outlook: De aktiviteter, du opretter i programmet, kan automatisk overføres til kalender og opgaveliste i Outlook.
Vælg mellem automatisk synkronisering eller manuel overføring: Automatisk synkronisering betyder at der automatisk oprettes aktiviteter i programmet baseret på de valg, du har foretaget i brugerindstillingerne for Outlook. Manuel overføring betyder, at du manuelt kan oprette aktiviteter i programmet baseret på de valg, du har foretaget i brugerindstillingerne for Outlook.
Vælg hvilke typer vedlæg, som skal synkroniseres: Du vælger om vedlæg til e-mail, du modtager, skal overføres til dokumentmodulet i programmet og hvilke typer vedlæg det gælder.
Overfør aktiviteter fra Outlook og angiv standardværdier for disse: Aktiviteter i opgavelisten og kalenderen kan overføres til kalender eller opgavelisten i programmet. Derudover kan du få oprettet aktiviteter på både udgående- og indgående e-mail.
Se flere detaljer i Brugerindstillinger for Outlook.
Egen menulinje i Outlook
Du får en egen menulinje i Outlook for at kontrollere integrationen derfra i det daglige arbejde.
Se mere i Menulinjen i Outlook.
Opret ny e-mail i Outlook til kontakter i kontaktregistret i programmet: På menulinjen får du en egen knap, Ny e-mail, hvor du kan lede dig frem til kontakter fra kontaktregistret i programmet, før der oprettes e-mail til denne eller disse.
Opret kontakter direkte i Outlook og synkroniser med programmet: Du kan oprette en kontakt eller kontaktperson direkte fra Outlook, således at du kan synkronisere denne straks, også når kontakten ikke allerede findes i programmet.
Åbn kontaktbladet og aktiviteter direkte fra Outlook: Fra et element i Outlook, som er synkroniseret, kan du åbne kontaktbladet og eventuelt aktiviteten til denne i programmet.
Kontroller om elementer er overført: Du kan kontrollere, om hvert enkelt element er overført, til hvilken kontakt og om der er overført vedlæg m.m. Dermed har du fuld kontrol over elementerne i begge programmer.
Vigtigt at vide
Systemadministrator: Indstillingerne for e-mail konfigureres for hver enkelt bruger.
Regelmæssige aftaler: I Outlook kan en aftale i kalenderen optræde med Regelmæssighed, således at mødet gentages i kalenderen. En sådan aftale kan kun synkroniseres til programmet som et element. Det betyder at kun hovedaftalen synkroniseres.
Flere brugere: Funktionaliteten støtter kun integration mod din egen Outlook. Det er ikke muligt at oprette aktiviteter i programmet, som overføres til andre brugere af Outlook.
Flere kontakter: E-mail, som er sendt til flere kontakter/kontaktpersoner, som alle er registreret i programmet, ved hjælp af Outlook, vil kun blive synkroniseret med den første af disse kontakter.
Flere firmadatabaser: Integrationen med Outlook kan kun benyttes mod én firmadatabase. Hvis du har flere firmadatabaser, skal du vælge, hvilken du skal benytte integrationen mod. Du kan imidlertid bytte ved at deaktivere integrationen der, hvor den er aktiv, og derefter aktivere den igen i en anden firmadatabase.
Sletning af elementer i Outlook: Når du sletter et element i Outlook, vises et vindue, hvori du kan tage stilling til hvorvidt den tilhørende aktivitet i programmet også skal slettes. For at se denne meddelelse er det afgørende at elementet går via Slettede elementer. Du bør derfor ikke slette "direkte" (Shift + Enter), siden denne kommando fjerner elementet permanent, uden at det er muligt at slette elementet i programmet.
Se også: