Om dokumentskabeloner
En dokumentskabelon (template) er en speciel type dokument, som indeholder forhåndsdefineret information som for eksempel skrifttype og -størrelse, logo, margen, top- og fodtekst og fast tekst. Derudover kan man ved hjælp af flettefelter indflette kontaktinformation om medarbejdere eller kontakter/kontaktpersoner, som er registreret i programmet.
Skabeloner bruges for at forenkle arbejdet med dokumenter, som skal have ens eller tilnærmet ens udseende. Alle dokumenter som oprettes baseret på en valgt skabelon vil indeholde information, som er forhåndsdefineret for skabelonen. Dermed kan du spare meget tid ved oprettelse af dokumenter, hvis du bruger lidt tid på at udarbejde dokumentskabeloner for de dokumenter, du oftest benytter.
Programmet indeholder et antal forhåndsdefinerede dokumentskabeloner, som enten kan benyttes som de er eller redigeres for at passe til din virksomheds behov. Du kan også oprette nye dokumentskabeloner, hvis du ønsker det.
Ved hjælp af en skabelon kan man formatere et dokument en gang, og lade programmet anvende denne formatering ved senere anledninger. Det er også muligt at angive koder i skabelonerne, hvis du ønsker en speciel funktion når dokumentet oprettes, som for eksempel at kunne flette oplysninger om modtagers navn og adresse.
Hvis skabelonen indeholder koder, som omfatter oplysninger fra kontaktbladet, kan man senere oprette nye dokumenter, som indhenter disse oplysninger. Dette kan være oplysninger om kontaktens navn, kontaktperson, adresse, reference osv.
Når du har valgt en kontakt eller et udvalg af kontakter, kan du oprette nye dokumenter, hvor alle nødvendige oplysninger automatisk er udfyldt på de rigtige pladser. En grundig konfiguration af skabelonen en gang for alle vil dermed senere kunne spare dig for meget tid, når du skal oprette dokumenter som en del af dit daglige arbejde. Samtidig får korrespondancen et ensartet udseende.
Skabeloner i programmet
I Word-skabeloner er det muligt at indsætte flettefelter, som indfletter
kontaktinformation om medarbejdere eller kontakter/kontaktpersoner. Flettefelter
indsættes ved at klikke på knappen Indsæt
flettefelt (
Se også:
Hvordan oprettes en ny dokumentskabelon?
Hvordan redigeres en dokumentskabelon?