Om organisering og vedligeholdelse af produkter
Vis - Produkt - Produktregister 
Det vil som regel være hensigtsmæssigt at inddele produkterne ud over den inddeling, som systemet kræver med hensyn til om produktet er en lagervare, produktpakke, arbejde/ydelse eller noget helt andet.
Denne segmentering benyttes ofte meget forskelligt i forskellige virksomheder. For at sortere produkterne benyttes Produktkategori, Produktgruppe og eventuelt tilhørende Undergrupper.
Produktkategori og produktgruppe oprettes og redigeres i standardregistret. Du finder dette register fra menuen Vis - Indstillinger - Firma - Standardregister.
Ret i 'Standardregister' I felter
som indeholder valgalternativer fra standardregisteret, kan du højreklikke
i feltet. Dette valg hedder Ret i standardregister,
og åbner standardregistret således at du kan ændre eller tilføje nye alternativer
direkte. Eksempel: I ordreregistrering, på fanebladet Tekst.
Højreklik i feltet ved siden af Vælg
tekst og klik på Ændre i standardregister.
Produktkategori
Du kan vælge produktkategori for produktet fra rullelisten i den øvre del af produktbladet. Produktkategori bruges oftest som en grov inddeling. En virksomhed, som sælger håndværkerydelser, vil måske oprette kategorier for timer, materialer, rejsetid, underentreprenører m.m.
Inddelingen i produktkategori har ingen regnskabsmæssige implikationer.
Du kan foretage udvalg efter produktkategori i rapporter, hvor dette er relevant. Du kan ikke angive rabatter pr. produktkategori, men du kan justere priserne på en hel kategori under et, eventuelt i kombination med andre kriterier. Det gøres ved hjælp af Global Prisjustering.
Produktkategori oprettes og redigeres i standardregistret. Du finder dette register via menuen Vis - Indstillinger - Firma - Standardregister.
Produktgruppe
Du kan vælge produktgruppe for produktet fra rullelisten i den øvre del af produktbladet.
Produktgruppe kan bruges efter behov for en mere detaljeret inddeling. En virksomhed, som sælger håndværkerydelser, vil for eksempel kunne inddele timerne i projekteringstid, udført arbejde, rejsetid m.m.
Inddelingen i produktgrupper kan have regnskabsmæssige implikationer, hvis du ønsker det. En produktgruppe kan styres til en bestemt salgskonto i regnskabet.
Du kan foretage udvalg efter produktgruppe i rapporter, hvor dette er relevant. Du kan også kombinere udvalget med andre kriterier. Du kan give dine kunder forskellige rabatter baseret på produktgruppe. Du kan også justere priserne på en hel produktgruppe på en gang, eventuelt i kombination med andre kriterier. Det gøres ved hjælp af Global Prisjustering.
I Firmaindstillingerne for produkt kan du bestemme hvilken produktgruppe, som skal være standard, når du opretter nye produkter.
Undergruppe
En produktgruppe kan have undergrupper. Disse oprettes også i standardregister. Under hver enkelt produktgruppe kan du redigere dem således at du tilføjer undergrupper.
I Firmaindstillingerne for produkt kan du angive hvor mange produktgruppeniveauer, du skal benytte. Du kan have indtil 4 niveauer. Produktkortet vil da få felter for Produktgruppe, samt til sammen 3 undergrupper.
Undergrupperne har ingen regnskabsmæssige implikationer. Det er på produktgrupperne (øverste niveau) du kan styre salgskonto for produktgruppen.
Du kan heller ikke have specielle rabatter for undergrupperne, men du kan foretage udvalg efter undergrupperne, så det er for eksempel muligt at ændre priserne på alle produkter tilhørende en speciel undergruppe ved hjælp af Global prisjustering.
Sådan opretter du en undergruppe
- Åbn standardregistret, for eksempel ved at højreklikke i feltet Produktgruppe på produktbladet og vælg Ret i standardregister.
- Marker den produktgruppe, du ønsker at oprette en undergruppe for.
- Klik Rediger.
- Aktiver (klik) i det store felt i vinduet og klik Redigere.
- Skriv et navn på undergruppen i tekstfeltet øverst (ny).
- Klik Forrige. Kontroller at undergruppen er blevet tilføjet i det store felt i vinduet.
- Klik Forrige og OK.
Undergruppen er nu tilgængelig.
Hvis du ønsker at have flere undergrupper, kan du oprette disse direkte efter pkt. 6 i beskrivelsen herover.
Hvis du ønsker at have en undergruppe til undergruppen, kan du oprette denne ved at klikke Ny efter pkt. 5 i beskrivelsen over.
Vedligeholdelse
Rutinen Rediger et udvalg af produkter er et værktøj, som forenkler arbejdet med at ændre værdier på mange produkter og produktregistret på en gang. Med dette værktøj kan du udføre arbejdet hurtigere uden at måtte gå manuelt igennem hele produktregistret.
Hvis du ønsker at kopiere et enkelt produkt, har du mulighed for at gøre
det ved at klikke på knappen Kopier produkt.
For at vedligeholde priser kan rutinen Global prisjustering benyttes til at justere Salgspris, Indkøbspris, Omkostninger og Avance på flere produkter samtidig. Først foretages udvalget, derefter vælger du hvilke priser, som skal justeres for udvalget.
Et produkt, som ikke længere skal benyttes, kan ikke slettes, hvis der har været transaktioner af dette produkt. Du kan imidlertid markere det som inaktivt, således at det ikke længere kan benyttes.
Se også:
Brugerindstillinger for produkt
Firmaindstillinger for produkt