Buchungsregeln verwalten

Die Buchungsregeln prüfen jeden einzelnen Kontoschlüssel. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die logischen Buchungsgrundsätze erfüllt sind, damit die Bilanz korrekt aufgebaut wird und für jede Transaktion in jedem Konto nur das erwartete Verhalten erfasst wird. So analysieren die Buchungsregeln z. B., ob Konten mit der korrekten Position abgeschlossen wurden, ob Verkaufs- und Kauftransaktionen in den richtigen Konten erfasst wurden, und ob Gutschriften oder Lastschrifteinträge nur in den erwarteten Konten vorkommen. Als Ergebnis listet Mamut Validis alle Buchhaltungsdaten, die die erwarteten Grundsätze nicht erfüllen. Die Liste der Analyseergebnisse ist nach Gewichtung der Regelverletzung sortiert: Transaktionen, bei denen wichtige Buchungsregeln verletzt wurden, stehen in der Liste an oberster Stelle.

In Mamut Validis ist eine Vielzahl an Buchungsregeln hinterlegt. U.a. folgende Fragestellungen sind als Regeln hinterlegt:

• Wurden die Konten mit der korrekten Position abgeschlossen?

• Wurden die Verkaufs- und Kauftransaktionen in den richtigen Konten erfasst? Sind z. B. keine positiven Buchungen in Verkaufskonten?

• Enthalten die Konten keine unerwarteten Transaktionsarten? Wurden die Transaktionen korrekt übertragen? Sind z. B. die Schlüsselzeilen in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung korrekt ausgefüllt?

Immer wenn in Ihren Buchhaltungsdaten eine Regelverletzung festgestellt wurde, identifiziert Mamut Validis die betreffende(n) Transaktion(en) als potentielle Anomalie und listet sie in den Analyseergebnissen unter Analyseberichte - Zusammenfassung - Buchhaltungsdaten auf.

So bearbeiten Sie eine Buchungsregel

1. Über Profildetails - Regelübersicht - Analyseregeln  können Sie die Buchungsregeln bearbeiten: Sie können sie aktivieren oder deaktivieren, die Gewichtung ändern und die Häufigkeit bestimmen, mit der die Regeldaten analysiert werden. Alle Buchungsregeln, die Mamut Validis auf Ihre Buchhaltungsdaten anwenden kann, werden in einer Liste angezeigt. Aktive Regeln sind grün markiert. Deaktivierte Regeln sind rot markiert.

2. Sie können die Liste der Regeln weiter untergliedern:
   .Regeln zur Bilanzierung: Klicken Sie auf dieses Symbol, um ausschließlich die Regeln einzusehen, die Ihre Bilanz betreffen..Regeln zur Gewinn-und-Verlust-Rechnung: Klicken Sie auf dieses Symbol, um ausschließlich die Regeln einzusehen, die Ihre Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) betreffen.
   .Sowohl GuV-Rechnung als auch Bilanzierung: Klicken Sie auf dieses Symbol, um ausschließlich die Regeln einzusehen, die sowohl die Gewinn-und-Verlust-Rechnung als auch Ihre Bilanz betreffen.

3. Um eine Regel zu bearbeiten, klicken Sie auf die betreffende Regel. Der Regeleditor wird geöffnet.

4. Regel aktivieren oder deaktivieren: Markieren Sie hier das Kontrollkästchen, wenn diese Buchungsregel angewandt werden soll.

5. Wichtigkeitsebene festlegen: Gewichten Sie die Regel gemäß Ihren Bedürfnissen als hoch, mittel oder niedrig, in dem Sie den betreffenden Listeneintrag wählen.

6. Regelhäufigkeit festlegen: Wählen Sie unter Periodizität aus, wie häufig Ihre Buchhaltungsdaten mit dieser Buchungsregel geprüft werden sollen. Sie können zwischen monatlicher, vierteljährlicher und jährlicher Prüfung wählen.

7. Unter Konten wählen finden Sie die Liste der Konten, auf die die Regel angewandt werden kann. Wenn ein Konto nicht geprüft werden soll, entfernen Sie die Markierung.

8. Klicken Sie auf Übernehmen, um die Änderungen zu speichern. (Sollten Sie die Änderungen verwerfen wollen, klicken Sie auf Abbrechen.)

Sie haben nun die Einstellungen für die Regel geändert. Beim nächsten Prüfvorgang wird die Regel mit diesen Einstellungen angewandt.

Siehe auch:

Profildetails

Zusammenfassung der Analyseergebnisse

Buchungsregeln

Trendregeln