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- Kontakte - Kontaktmanagement - Einstellungen
In der Registerkarte Einstellungen können Sie Einstellungen für Kunde, Lieferant und Debitoren/Kreditoren vornehmen. Sie können die Einstellungen für jeden Kontakt einzeln anpassen. Die hier erfasste Information ist wichtig: Sie wird ins Modul Vertrieb/Fakturierung übertragen, wenn Sie neue Aufträge für den Kontakt erfassen.
Für Kunden sind andere Einstellungen verfügbar als für Lieferanten.
Kunde
Über Kunde können Sie Einstellungen für Kontakte vornehmen, die in der Kontaktkarte als Kunde gekennzeichnet sind.
Legen Sie Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen, Lieferverfahren, Steuer und Rundungen fest, die für den Kunden gelten sollen. Die Alternativen, die Sie auswählen, werden bei jedem Erfassen neuer Aufträge für den Kunden als Standard verwendet.
Wählen Sie aus der Auswahlliste Druckmedium Vertrieb/Fakturierung aus, über welches Medium ein Kunde Auftragsbestätigungen und Rechnungen erhalten soll. Wenn Sie dem Kunden Auftragsbestätigungen und Rechnungen per E-Mail zusenden können möchten, müssen Sie Microsoft Outlook als Standard-E-Mail-Programm verwenden und für den Kunden eine E-Mail-Adresse erfasst haben.
Wenn Sie dem Kontakt einen Einheitsrabatt auf alle Bestellungen gewähren wollen, tragen Sie den Prozentsatz in das Feld Bestellrabatt in % ein. Der Prozentsatz, den Sie hier erfassen, wird automatisch in den Preis für die Bestellung eingerechnet.
Legen Sie die Währung fest, in der Sie dem Kunden die Rechnung ausstellen möchten. Die Währung, die in der Auswahlliste Währung vorgeschlagen wird, ist diejenige, die Sie für Ihre Firmendatenbank ausgewählt haben. Die von Ihnen gewählte Währung wird automatisch für Bestellungen verwendet, die Sie im Modul Vertrieb & Fakturierung erstellen. Sie können die Währung jedoch beim Erfassen einer Bestellung auch wieder ändern.
In der Auswahlliste Sammelrechnung klicken Sie auf Ja, wenn Sie die Sammelfakturierung benutzen möchten. Bestellungen, die Sie im Modul Vertrieb/Fakturierung erstellen, bekommen dann den Status Unbearbeiteter Sammelauftrag. Wählen Sie Nein, bekommen neue Aufträge im Modul Vertrieb/Fakturierung den Status Unbearbeitete Bestellung. Sie können dies jedoch für jeden einzelnen Auftrag auch wieder ändern.
In der Auswahlliste Status-Datei automatisch erstellen empfehlen wir Ihnen, Ja auszuwählen. Die Funktion hilft Ihnen dabei, Ihre Kunden über den Status ihrer Online-Bestellungen auf dem Laufenden zu halten. Immer wenn Sie den Status eines aus Ihrem Webshop importierten Auftrags ändern, zum Beispiel indem Sie von Unbearbeitete Bestellung auf Rechnung wechseln, wird automatisch eine Status-Datei mit Informationen zu dieser Änderung erstellt. Wenn Sie das nächste Mal Aufträge aus dem Webshop herunterladen, indem Sie auf die Verknüpfung Bestellstatus klicken, werden die Status-Dateien automatisch an die entsprechenden Kontakte gesendet. Somit sind Ihre Kunden stets darüber informiert, wie weit Ihre Aufträge fortgeschritten sind. Mehr über Kunden-Status-Dateien hier.
Wählen Sie Ja oder Nein, je nachdem, ob der Kontakt einen Aufschlag zahlt.
Falls mehrere Ihrer Kontakte Teil derselben Kette sind, gehen womöglich alle Rechnungen an den Hauptsitz. Sofern der Kontakt selbst ein Hauptsitz ist, klicken Sie in der entsprechenden Auswahlliste auf Ja. Andere Kunden können dann mit dem Hauptsitz verknüpft werden.
Lieferant
Wenn der Kontakt als Lieferant gekennzeichnet ist, ist die Schaltfläche Lieferant aktiv. Damit können Sie die Bedingungen für Ihre Einkäufe bei diesem Lieferanten festlegen.
Legen Sie die von Ihnen gewünschten Bedingungen für Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen, Lieferverfahren und Wechselkurs bei Einkäufen fest sowie die MwSt-Bedingungen, die gelten sollen. Alle Einkäufe, die Sie bei diesem Kontakt tätigen, werden dann mit diesen Bedingungen erfasst, aber die Angaben können auch für jeden einzelnen Fall überschrieben werden.
Haben Sie mit dem Lieferanten eine Vereinbarung über einen festen Rabatt, tragen Sie den Prozentsatz in das Feld Vereinbarter Rabatt % ein. Der Rabatt wird beim Erfassen neuer Einkäufe dann automatisch berechnet.
Legen Sie in der Auswahlliste Rundung auch fest, wie Summen gerundet werden sollen.
Falls Sie zwei Lieferanten desselben Produkts haben, beauftragen Sie wohl denjenigen, der Ihnen als Kunden die besten Bedingungen bietet. Im Feld Lieferantenbewertung können Sie Noten vergeben von 1 AAA als beste bis 5 C als schlechteste. Dort, wo Sie zwischen mehreren Lieferanten für ein Produkt wählen können, ist die Bewertung im Einkaufsmodul verfügbar. Über einen rechten Mausklick in die Auswahlliste und Anklicken von Im Standardwerte-Register ändern können Sie die Werte der Noten ändern.
Tragen Sie in das Feld Unsere Kunden-Nr. Ihre eigene Kunden-Nr. beim Lieferanten ein - als einfache Referenz für den Lieferanten.
Im Feld Gegenkonto Belegerfassung können Sie ein Standardkonto aus dem Kontenplan auswählen, das immer bei der Belegerfassung von eingehenden Rechnungen des Lieferanten verwendet werden soll.
Debitoren/Kreditoren
In den Einstellungen für Debitoren/Kreditoren passen Sie unter anderem die Kunden- und Lieferantengutschrift an und legen fest, ob der Kunde bei ausbleibender Bezahlung erinnert werden soll.
Legen Sie in den entsprechenden
Feldern eine Grenze für Kunden-Kreditlimit
und Lieferanten-Kreditlimit
fest. Wenn Sie dann nach Erreichen der Grenze versuchen, eine Bestellung/einen
Einkauf zu erfassen/fakturieren, erhalten Sie eine Meldung darüber, dass
die Grenze überschritten wird.
Sie können auch ein Gesperrtes Konto
für einen Kunden oder Lieferanten festsetzen. Die Kontaktkarte erhält
dann ein Symbol für Kontensperre und Sie erhalten eine Meldung beim Versuch,
eine Bestellung/einen Einkauf zu erfassen.
Legen Sie fest, ob der Kunde Zahlungserinnerungen erhalten soll und, wenn ja, welcher Erinnerungsgruppe er zugehören soll.
Wählen Sie Factoring im Feld für Zahlungserinnerung, falls Forderungen an diesen Kunden an das Factoring gehen sollen. Möchten Sie die Erinnerung lieber selbst schicken, wählen Sie Mahnung.
Falls Sie eine Rechnung für Mahnzinsen erstellen wollen, setzen Sie die entsprechenden Einstellungen hierfür.
Überweisungen und Zahlungen gehen normalerweise an das Konto 1400 für Forderungen a. Lief./Leist. Kundengr. 0 und an das Konto 1600 für Verb. a. Lief. u. Leist. Lieferantengr. 0 Sie können dies überschreiben, falls Sie andere Konten wünschen.
Tipp! Wenn Sie Im Standardwerte-Register ändern anklicken, können Sie die Standardwerte in verschiedenen Auswahllisten ändern.
Siehe auch:
Kontakteinstellungen E-Commerce