Boekperioden en -jaar
De financiële administratie in Mamut Business Software wordt standaard met 13 perioden aangemaakt. De perioden 1 tot en met 12 komen overeen met de 12 maanden in het boekjaar. Periode 13 wordt gebruikt voor het maken van boekingen in het kader van de jaarafsluiting.
De administratieve module is dusdanig opgezet zodat u als gebruiker bij de overgang naar een nieuw jaar over de grootst mogelijke flexibiliteit beschikt. Dit betekent dat er behalve het aanmaken van een nieuw boekjaar - voorzover dit nog niet is gebeurd - er geen andere voorwaarden zijn voor het in het gebruik nemen van het nieuwe boekjaar.
Hieronder vindt u meer informatie over hoe u in de verschillende modules bepaalt in welk boekjaar de boekingen worden verricht.
In de praktijk is het gebruikelijk om in een oud boekjaar boekingen te verrichten wanneer het nieuwe boekjaar is begonnen. De reden hiervoor is dat er altijd een nasleep zal zijn van de administratieve werkzaamheden, zoals orders die in december worden uitgeleverd en in januari worden gefactureerd. Het is daarnaast gebruikelijk om de jaarafsluiting pas enige tijd na de jaarwisseling uit te voeren, zonder daarmee de dagelijkse werkzaamheden in de financiële administratie te hinderen. Het uitstellen van boekingen in het nieuwe jaar tot de jaarafsluiting van het voorgaande jaar wordt uitgevoerd levert een te groot risico. In Mamut Business Software wordt dit opgelost door het actieve boekjaar in de administratieve instellingen of in de inboekmodule te wijzigen. Dit geeft u de noodzakelijke ruimte om de administratie voor het nieuwe jaar in te voeren terwijl u nog bezig bent met de afsluiting van het voorgaande boekjaar.
Het boekjaar wordt afgesloten zodra alle posten zijn geboekt en de eindbalans voor het oude jaar als openingsbalans voor het nieuwe jaar is opgevoerd. Nadat de jaarafsluiting is uitgevoerd, is het niet mogelijk om boekingen te verrichten of geboekte gegevens te wijzigen voor het afgesloten jaar. Indien u zich later realiseert dat een post in het afgesloten boekjaar ontbreekt, zal deze als correctieboeking in het nieuwe jaar moeten worden opgevoerd.
Order/Factuur module
In Mamut Business Software kunt u aangeven in welke periode (datum) een factuur geboekt zal worden. Bij het aanmaken van een order zal bij facturering de programmadatum als standaard factuurdatum worden gebruikt. U kunt echter de factuurdatum ook zelf aangeven, door in de order het veld Factuurdatum aan te passen; bij facturering zal dan deze datum als factuurdatum worden gebruikt.
Inkoopmodule
In de inkoopmodule is het de factuurdatum bij het boeken die bepaalt in welke periode en boekjaar de inkoop wordt geregistreerd.
Inboeken
In de inboekmodule kunt u het boekjaar en de periode aangeven. U kunt boekingen voor het voorgaande jaar invoeren zolang de perioden nog niet zijn afgesloten. Indien periode 12 van het voorgaande jaar is afgesloten, kunt u de boeking in periode 13 uitvoeren (zolang deze niet is afgesloten).
Boekstuknummering
Standaard wordt in Mamut Business Software voor elk dagboek een eigen nummerreeks ten behoeve van de boekstukken gehanteerd. Deze nummering begint elk jaar weer bij 1. Indien u deze nummering wenst aan te passen, dient u dit te doen voordat u in het nieuwe jaar begint te boeken.
De instellingen voor boekstuknummering vindt u door op Beheer en vervolgens op Instellingen te klikken. Kies vervolgens voor Administratie, tabblad Administratieve instellingen, knop Instellingen dagboeken. Hier vindt u het tabblad Nummerreeks.
Let op! Deze instellingen moeten worden
gedefinieerd voordat u de Order/Factuur-
en Inboekmodule in het nieuwe jaar in gebruik neemt. Dit geldt ook
als u kiest voor Doorlopende nummerreeksen.
Overige nummerreeksen
De nummerreeksen welke worden gebruikt in bijvoorbeeld offertenummer, ordernummer en relatienummer, zullen aan het einde van het jaar gewoon blijven doorlopen. Dit betekent dat hier de nummers, vergeleken met de boekstuknummering, niet worden ”teruggezet”. De reden hiervoor is het feit dat deze reeksen niet van invloed zijn op de financiële administratie.
Laat u de nummerreeks beginnen met een jaartal dan kunt u dit wijzigen. Bijvoorbeeld van 2014xxxxx naar 2015xxxxx. U kunt een nummerreeks altijd verhogen naar een hoger nummer. Het invoeren van een lager nummer in een reeds in gebruik genomen nummerreeks is niet mogelijk.
U kunt deze nummerreeks wijzigen via Beheer –Instellingen – Bedrijf – Bedrijfsinstellingen – Nummerreeks.
De instellingen voor nummerreeksen voor o.a. offertenummer, ordernummer vindt u door op Beheer en vervolgens op Instellingen te klikken. Kies vervolgens voor Bedrijf, tabblad Bedrijfsinstellingen, knop Nummerreeks.
Periode 13 en de jaarafsluiting
Na afsluiting van periode 12 van het voorgaande boekjaar, heb u alleen nog de mogelijkheid om in periode 13 te boeken. Deze periode wordt automatisch bij het voltooien van de jaarafsluiting-procedure afgesloten.
De voornaamste reden waarom een financieel administratief systeem over 13 perioden beschikt is het feit dat bij veel bedrijven de jaarafsluiting niet vóór april/mei van het nieuwe jaar definitief is en dat boekingen in periode 13 het operationele resultaat van periode 12 niet verstoren.
De belangrijkste boekingen die nog in periode 13 kunnen worden gedaan, betreffen zaken zoals afschrijvingen, voorraadwaardeboekingen en het verdelen van het resultaat. Het wordt aangeraden deze handelingen in samenwerking met de boekhouder uit te voeren. Indien u boekstukken in periode 13 invoert, dient u er rekening mee te houden dat de btw handmatig tegengeboekt moet worden zodat de beginbalans voor het volgende jaar correct is. Meer informatie vindt u in Boekstukken met btw in periode 13.
Wanneer u de optie Datum-periodecontrole in de gebruikersinstellingen voor het inboeken hebt geselecteerd, zult u twee meldingen krijgen wanneer u in periode 13 probeert te boeken (dit geldt wanneer alle perioden tot en met periode 12 zijn afgesloten):
Klik op OK als u het bericht Bijbehorende periode is niet gevonden krijgt.
Klik op OK als u de melding Boekingsdatum ligt buiten de periode dat voor het boekstuk gekozen is krijgt en voer de boeking op de gebruikelijke manier in.
Meer informatie: