Kom i gang med nummerserier
Flere av de viktigste modulene i programmet er store registre som kan inneholde et stort antall registreringer. Hver registrering blir derfor registrert med sitt eget unike nummer som er en viktig referanse.
Før du tar i bruk programmet kan du tilpasse nummerseriene for hvert enkelt register. Det kan være hensiktsmessig dersom du tidligere har benyttet et annet system og ønsker å fortsette med samme nummerserier som tidligere. Du kan legge inn Første nr. frem til du har registrert data i registeret, deretter vil du kun kunne endre på nummeret som er Sist brukt. Dersom du legger inn det sist brukte nummeret, vil neste nummer i nummerserien tas i bruk ved neste registrering.
Etter at en nummerserie er tatt i bruk kan kun siste brukte nummer endres.
Første oppstart av programmet
Første gang du starter programmet kan du endre nummerseriene. Både første og siste nummer kan da overstyres.
Hvordan endre nummerserie?
Dette gjøres ved å gå til Vis - Innstillinger - Firma. I fanekortet Firmainnstillinger finner du knappen Nummerserier. I vinduet Nummerserier kan du eksempelvis endre første nummer som kontakten eller leverandøren skal starte på ved å klikke på kolonnen Første nr., og skrive inn riktig startnummer. Dette nummeret kan da kun endres til en høyere verdi enn det som ligger inne. Det vil være markert med rødt i de feltene som ikke kan endres.
Overstyring av produktnummer
I det du oppretter et nytt produkt, eller dupliserer et produkt, kan du overstyre produktnummeret. Feltet Sist brukt i Firmainnstillinger for Nummerserier blir da oppdatert med det nummeret du skriver inn.
Merk! Dersom du skaper et "hull"
i nummerserien på denne måten, kan du overstyre nummer senere. Feltet
Sist brukt, i firmainnstillingene
for nummerserier, vil likevel huske det høyeste nummeret som har vært
brukt, da du ikke kan tilbakestille sist brukte nummer til et lavere nummer.
Faktura- og Kreditnotanummer
Disse to nummerseriene bør ikke overlappe hverandre. Som standardverdi begynner fakturanummeret å telle fra 1 og kreditnotanummeret å telle fra 90.000. Dersom du ønsker å endre dette bør du sørge for at det er tilstrekkelig "avstand" mellom de to nummerseriene, slik at de aldri kan overlappe.
Nummerserier for bilag i regnskapsmodulen
Dette styres av en egen innstilling i regnskapsinnstillinger. Les mer om Nummerering av bilag .
Nummerserier ved overgang til et nytt år
Som standard benytter hver bilagsart en egen nummerserie. Hver nummerserie begynner med nr. 1 hvert år med mindre du overstyrer dette manuelt før du begynner å føre bilag. Når det gjelder de andre nummerseriene som f.eks. Ordrenummer, Fakturanummer og Kundenummer, vil de fortsette der de sluttet året før.
Du kan lese mer om overgangen til et nytt år i Føring på to regnskapsår.
Merk ved overgang til nytt regnskapsår: Det er viktig å være klar over at f.eks. fakturanummerserien ikke er mulig å tilbakestille til 1 ved start på et nytt regnskapsår. I et regnskap skal det ikke eksistere to fakturaer med samme fakturanummer. Derfor vil fakturanummerserien fortsette der den sluttet i forrige regnskapsår.
Se også: