.Ny aktivitet:
Se mer her.Verktøylinjen
Fra verktøylinjen kan du opprette ny post, lagre, slette med mer. Se mer om verktøy i skjermbildene her.
.Ny aktivitet:
Se mer her.
.Sjekk
tilgjengelighet: Her kan du se en Tidsplan
for ansatte og ressurser som er tilknyttet aktiviteten. Se
mer her.
.Dupliser
aktivitet: Ved hjelp av funksjonen for duplisering av aktivitet
kan du duplisere en aktivitet en eller flere ganger.
Se mer her.
.Åpne
tilhørende element i MS Outlook: Vises kun dersom du benytter integrasjon
med Microsoft Outlook
Send e-post: Åpner en
ny e-postmelding. Kontakter som er tilknyttet aktiviteten, og som har
registrert e-postadresse, vil automatisk legges til som mottakere. Emnet
på aktiviteten blir lagt til som emne på e-posten. I e-postmeldingen kan
du legge ved dokumenter som er tilknyttet aktiviteten.
.Brukerinnstillinger:
I brukerinnstillingene kan du blant
annet bestemme hvordan vinduene for aktivitetsstyring skal se ut, og sette
standardverdier ved opprettelse av nye aktiviteter. Se
mer her.
Nedenfor finner du en beskrivelse av hvert felt. Dersom ikke alle feltene vises i vinduet, kan det være at fanekortene/notatfeltet er maksimert. Ved å klikke [---] nederst til høyre i vinduet vil flere felt bli tilgjengelige.
Tips! Programmet velger som standard
et intervall for dato fra og til når aktiviteter vises i aktivitetslisten.
Dersom du ikke finner en aktivitet i aktivitetslisten, kan det tenkes
datoen for aktiviteten faller utenfor intervallet.
Feltbeskrivelser
Emne: En kort beskrivelse av hva aktiviteten går ut på.
Starttid: Sett dato og klokkeslett for når aktiviteten skal starte. Kalender - velg dato. Klokkeslett behøver ikke å være aktuelt for aktiviteter til Oppgavelisten. Les mer om dette.
Sluttid: Justeres automatisk i forhold til starttiden etter firmainnstillinger for aktiviteter hvor du kan sette Standard varighet på nye aktiviteter. Denne varigheten kan overstyres ved at du endrer sluttiden som blir foreslått.
Alarm: Velg om aktiviteten skal settes opp med alarm og hvor lang tid før starttiden alarmen skal utløses.
Merk! Dersom du har satt opp at aktivitetene
skal overføres til Microsoft Outlook
Type: Aktivitetstype er en viktig kategorisering for å kunne kjøre statistikker. I tillegg hjelper det deg ved filtrering av aktivitetslisten. Aktivitetstypen styrer også om aktivitetene blir tilgjengelige i listene for Kundeservice, Produktservice og Telemarketing (tilleggsprodukter). Du kan vise aktiviteten i den grafiske kalenderen, enten i selve kalenderen eller i oppgavelisten. Denne innstillingen kan du sette på aktiviteten under fanekortet Diverse.
Status: Velg mellom forhåndsdefinerte statuser for oppfølging av fremdrift på aktivitetene. Du kan også opprette egne statuser i Standardregisteret.
Tips! I felter som inneholder valgalternativer
fra standardregisteret, kan du høyreklikke i feltet, og velge Endre
i standardregister. Dette åpner standardregisteret, slik at du
kan endre eller legge inn nye alternativer direkte.
Eksempel: I Ordreregistrering,
i fanekortet Tekst. Høyreklikk
i feltet ved siden av Velg tekst, og klikk på
Endre i standardregister.
Du kommer også til Standardregisteret ved å velge Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister.
Når du merker en aktivitet som Utført i aktivitetslisten, settes automatisk status til "Utført". Dersom du ønsker det skal settes en annen status i disse tilfellene, kan dette velges gjennom firmainnstillinger for aktiviteter.
Ansvarlig: Alle som er registrert i Personalregisteret kan settes som ansvarlig for en aktivitet. Gjennom tilgangskontroller kan du i tillegg sperre for om personer skal kunne redigere andre enn sine egne aktiviteter.
Tilknytt: Her kan du tilknytte både Kontakter, Ansatte og Ressurser som er involvert i aktiviteten. Les mer om dette vinduet.
Prosjekt: Dersom aktiviteten skal knyttes til et av dine prosjekter, kan du velge dette her. Dersom aktiviteten er opprettet fra Prosjektmodulen, vil feltet allerede være utfylt.
Tips! Har du valgt et prosjekt, kan
du høyreklikke i feltet og velge Gå til
prosjekt.
Prioritet: Velg mellom Høy, Middels og Lav prioritet, eller Ingen dersom du velger å ikke prioritere dine aktiviteter.
Vis tid som: Velg hvordan aktiviteten skal vises i kalenderen, som Ledig, Opptatt eller Ute. Er særlig relevant som informasjon ved tilknytting av ansatte til andre aktiviteter.
Privat: Du kan benytte private aktiviteter for å begrense tilgangen til innholdet i aktiviteten. Er det merket av her, vil kun brukere som har rettigheter til å vise private aktiviteter, kunne se detaljene på aktiviteten. Legg merke til at aktiviteten likevel vil være synlig i kalenderen, slik at øvrige brukere kan se at du er opptatt. Superbruker kan alltid se innholdet. Se mer om Tilgangskontroll.
Fargekode: I nedtrekkslisten ved siden av Privat kan du velge Fargekode for aktiviteten, dersom aktiviteten er av en type som skal vises i kalender. Ved hjelp av aktivitetstyper kan du i standardregisteret bestemme standard farge for hver enkelt aktivitetstype, slik at du ikke trenger å legge inn farge på hver enkelt aktivitet.
Fanekortene i aktivitetsregisteret
Notat: Skriv notater i forbindelse med aktiviteten. Under brukerinnstillinger for aktivitet kan du velge om Dato og Navn på brukeren skal fylles inn for hvert notat.
Produkt: Her kan du legge opp produkter som er tilknyttet aktiviteten.
Dette kortet benyttes også i forbindelse med Produktservice, hvor du legger opp hvilket produkt som er inne på service, eventuelle Ressurser benyttet ved servicen og eventuelle arbeidstimer som er benyttet. Dette kan så overføres direkte til faktura.
Dersom du skal opprette en ordinær faktura, anbefaler vi at du gjør dette i fanekortet Ordre/Faktura.
Tilbud: Du kan lage tilbud direkte fra aktiviteten. Dette forutsetter at aktiviteten er tilknyttet en eller flere kontakter. Listen over tilbud som er opprettet fra aktiviteten kan filtreres ut fra status. Gjennom knappen Tilknytt kan du få opp en liste over eksisterende tilbud og knytte de til aktiviteten.
Tips! Du kan opprette Nytt
tilbud og Repeterende tilbud
direkte fra aktiviteten. Disse blir da tilknyttet aktiviteten.
Ordre/Faktura: Opprett ordre direkte fra aktiviteten. Listen over ordrer som er opprettet fra aktiviteten kan filtreres ut fra status. Gjennom knappen Tilknytt kan du få opp en liste over eksisterende ordrer og knytte de til aktiviteten.
Innkjøp: I fanekortet Innkjøp kan du enten opprette nye innkjøp basert på aktiviteten eller du kan tilknytte et eksisterende innkjøp.
Timeregistrering: Her kan du opprette timelinjer som er knyttet til aktiviteten eller tilknytte eksisterende timesedler.
Dokumenter: Opprett dokumenter, eller tilknytt eksisterende dokumenter som har relevans for aktiviteten. Listen over dokumenter som er opprettet fra aktiviteten kan filtreres ut fra status.
.Du kan importere dokument ved hjelp av
knappen for dette. Les mer om import av dokumenter i eget avsnitt her.
Diverse: Her finner du dine egendefinerte felter. Disse aktiveres og kan tilpasses gjennom firmainnstillingene for aktiviteter. I tillegg kan du overstyre om aktiviteten vises i oppgavelisten eller i selve kalenderen.
.Slette
link: Ønsker du å fjerne link til et eksisterende tilbud, ordre/faktura
eller innkjøp, kan du gjøre dette ved å klikke på knappen Slette
link i det aktuelle fanekortet på aktiviteten. Linken til posten
fjernes, slik at du ikke kan åpne denne fra aktiviteten lenger. NB! Selve tilbudet, ordren eller innkjøpet
slettes ikke.
Se også:
Innstillinger for aktivitetstyper (Standardregister)