I den integrerade dokumentmodulen är det enkelt att få översikt över alla dokument, oavsett om de har skapats i kontaktmodulen, aktivitetsmodulen, projektregistret eller personalregistret. Nya dokument kan skapas direkt från dokumentlistan samt från fliken Dokument i de ovannämnda modulerna.
Dokument som skapats utanför programmet kan importeras och kopplas till aktuell kontakt/kund/leverantör. Det blir då enklare att få översikt över alla dokument. Om du har valt att synkronisera med Microsoft Outlook, kommer du dessutom kunna bestämma att e-postbilagor alltid ska importeras till dokumentregistret.
Programmet levereras med en rad dokumentmallar som du kan anpassa efter dina behov. Du kan naturligtvis även skapa egna mallar. Med hjälp av dokumentmallar kan du koppla dokument till ett urval kontakter eller anställda.
I Användarinställningar för dokument kan du själv bestämma vilka kolumner som ska visas i dokumentlistan samt hur dokumentkortet ska se ut och fungera när du ska skapa nya dokument.
Om du vill skicka ett dokument via e-post eller fax kan du göra det både via dokumentlistan och dokumentkortet. Du kan dessutom kopiera dokument till PDF-format.
Vad är skillnaden mellan ett dokument och en rapport?
I programmet används begreppet Dokument om dokument som skapats i t.ex. Word, Excel eller PowerPoint och som kan redigeras och anpassas direkt i dokumentet.
En Rapport visar information som grundar sig på data som har registrerats i programmet och ett angivet urval. När en rapport genereras är det möjligt att skicka innehållet till förhandsvisning, men det är inte möjligt att ändra innehållet direkt i rapporten. Rapporter kan genereras via flera moduler i programmet, t.ex. Försäljning/Order/Fakturering och Inköp, men även via Rapportmodulen.
Tillgång, lagring och säkerhetskopiering av dokument
Med hjälp av olika dokumenttyper kan du definiera var de olika dokumenttyperna ska sparas samt bestämma vilka tillgångskontroller som ska gälla för typerna. Du kan läsa mer om dokumenttyper, lagringsområden och användartillgång här.
När du säkerhetskopierar kan du bestämma om du vill ta med dokument eller inte. Var uppmärksam på att det bara är dokument som sparats i gemensamma kataloger som inkluderas vid säkerhetskopiering. Dokument som sparas lokalt på den enskilda datorn - t.ex. i mappen Mina dokument - måste säkerhetskopieras manuellt av varje enskild användare.
Mamut Teamwork/Mamut Online Backup: Mamut Teamwork/Mamut Online Backup låter dig utföra säkra och effektiva säkerhetskopieringar, samt distribuerar dina filer tryggt och användarvänligt. Genom Mamut Open Services erbjuder Mamut kostnadsfri Online Backup till alla verksamheter och privatpersoner. Mamut Teamwork är enkel att använda och den krypterade säkerhetskopieringen utförs kontinuerligt när användaren är uppkopplad på internet. Tjänsten ersätter inte din säkerhetskopiering från programmet, men kan hjälpa dig att, på ett säkert sätt, spara säkerhetskopian du skapar genom programmets egen funktion för detta. Läs mer om tjänsten på www.mamut.se/teamwork.
Obs! Programmet stöder inte revisionshantering av dokument. Varje dokument måste sparas med nytt filnamn om man spara flera versioner av samma dokument.
Se även:
Användarinställningar dokument