Flera av programmets viktigaste moduler är register som kan innehålla stora mängder information. Varje gång du registrerar information tilldelas registreringen ett unikt nummer som senare fungerar som ett viktigt referensnummer.
Innan du börjar använda programmet kan du anpassa nummerserierna för varje enskilt register. Detta kan vara en god idé om du tidigare har använt ett annat system och vill fortsätta med samma nummerserier som tidigare. Du kan registrera Första nummer fram tills du registrerar data i registret, därefter kan du bara ändra det Sista använda numret. Om du anger det sista använda numret kommer nästa nummer i nummerserien tas i bruk vid nästa registrering.
När en nummerserie har tagits i bruk kan endast sista använda numret ändras.
Förstagångsuppstart av programmet
I samband med förstagångsuppstart av programmet kan du ändra nummerserierna. Både första och sista nummer kan då ändras.
Hur ändras en nummerserie?
Detta gör du genom att välja Visa - Inställningar - Företag. På fliken Företagsinställningar hittar du knappen Nummerserier. I fönstret Nummerserier kan du till exempel ändra första nummer som kontakten eller leverantören ska starta på genom att klicka på kolumnen Första nummer och skriva in det nya numret. Numret kan bara ändras till ett nummer som är högre än det befintliga numret. Nummerserier som inte kan ändras är rödmarkerade.
Ändra produktnummer
När du skapar en ny produkt, eller kopierar en befintlig, kan du ändra produktnumret. Kolumnen Senast använda i Företagsinställningar för Nummerserier uppdateras då med numret som du anger.
Obs! Om du avbryter nummerserien på
detta vis kan du ändra numren vid ett senare tillfälle. Fältet Senast
använda i inställningarna för nummerserier kommer att "komma
ihåg" det högsta använda numret eftersom du inte kan välja ett lägre
nummer än det senast angivna.
Faktura- och kreditnotanummer
Dessa nummerserier bör inte överlappa varandra. Som standard börjar fakturanumret på 1 och kreditnotanumret på 90 000. Om du vill ändra detta bör du se till att de är tillräckligt "åtskilda", så att de inte riskerar att överlappa.
Nummerserier för verifikat i redovisningsmodulen
Dessa styrs av en egen inställning i redovisningsinställningarna. Du kan läsa mer om verifikatnumrering här.
Nummerserier vid övergång till nytt år
Som standard har varje verifikattyp en egen nummerserie. Varje nummerserie börjar med nummer 1 varje år om du inte ändrar detta manuellt innan du börjar registrera verifikat. När det gäller de andra nummerserierna som till exempel ordernummer, fakturanummer och kundnummer fortsätter de på samma nummer som de slutade året innan.
Du kan läsa mer om övergången till ett nytt år här.
Att observera vid övergång till nytt år: Det är viktigt att vara klar över att fakturanummerserierna inte kan återställas till 1 när ett nytt räkenskapsår startar. I redovisningen ska det inte finnas två fakturor med samma fakturanummer. Därför fortsätter fakturanummerserien där den slutade i slutet av det förra räkenskapsåret.
Se även: