Visa - Beställning/Inköp -
Inköp
I inköpsmodulen skapas inköp som kan skrivas ut och sändas till leverantörer. Produkterna du säljer kan köpas in från olika leverantörer och de kan köpas in till individuella priser och i olika valutor.
Obs! För att
en produkt ska kunna köpas in från en leverantör måste en leverantörsanknytning
skapas från produkten. Läs mer här om hur du knyter en leverantör
till en produkt.
Så fortsätter inköpsprocessen:
Inköpen kan skapas på olika sätt. Vet du vilken leverantör som du önskar
köpa produkter från kan du skapa inköp till en leverantör. Kanske vet
du bara att du saknar ett antal produkter på lagret och då kan det vara
enklare att starta Inköpsguiden,
vilken har ett antal valmöjligheter som hjälper dig att plocka ut vilka
produkter som du ska köpa in. Andra gånger har man fått in en säljorder
och vill skapa inköp på grund av säljorder.
Ett inköp behandlas vidare genom att det
först överförs till beställt.
I denna process tas en utskrift
av inköpet och det är det du ser då du skickar inköpet till en leverantör.
Därefter registreras ett eller flera Varumottag, då blir produkterna tillgängliga
på lager och inköpet skiftar status till mottaget. Varumottag kan registreras
via ikonen för detta på inköpet eller via lagermodulen.
Efter registrering av varumottag, helt eller
delvis, bokförs inköpet som en leverantörsfaktura. Bokföring av delvis
mottagna inköp är endast tillåtet om det är angivet i företagsinställningarna.
Du kan eventuellt också bokföra en tull och speditionsfaktura. Vid eventuella
fel/ändringar kan du skapa en kreditnota från inköpet.
Till slut överför du inköpet till status
färdigbehandlat.
Inköpen kan skrivas ut på en rad olika formulär och sändas till skrivare, e-post, fax, HTML eller till förhandsvisning på skärm. Har du installerat en PDF-skrivare kan inköpet också överföras till PDF-format som en fil. Alternativt kan du skapa en RTF (Rich Text Format) som kan läsas av de flesta textbehandlingsprogrammen.
En inköpsorder utvecklar sig genom olika stadier, så kallad status. Inköpsorderns Status visas i rullgardinsmenyn överst till höger. På samma sätt som för andra moduler representerar varje status ett stadium i inköpsprocessen och ger dig som användare information om hur inköpet ska behandlas tills vidare. Genom ikoner på verktygsfältet överför du inköpen som en naturlig del av inköpsprocessen.
Ett inköp kan reserveras till en bestämd försäljningsorder. Du kan administrera inköpsreservationer i lagermodulen.
Ibland kan det vara aktuellt att göra inköpet först och sedan skapa en säljorder baserat på inköpet.
Produkterna du säljer kan köpas in från olika leverantörer och med olika pris och valuta. För att en produkt ska kunna köpas in från en leverantör måste produkten först knytas till en leverantör.
Status
Ett inköp genomgår olika stadier, Status, beroende på var i processen du befinner dig. Du kan se vilken status ett inköp har i rullgardinsmenyn överst till höger i fönstret.
På samma sätt som i de andra modulerna representerar varje status ett stadie i inköpsprocessen. Detta ger dig information om hur inköpet ska vidarebehandlas.
Inköpsguiden
Inköpsguiden hjälper dig att definiera ett urval för vilka och vilket antal produkter som du vill beställa. Om du har registrerat obehandlade inköp för leverantören får du här möjlighet att lägga till produkterna på en befintlig inköpsorder. Läs mer här.
Inköpsreservationer
Ett inköp kan reserveras mot en särskild försäljningsorder. Du kan administrera dessa inköpsreservationer i lagermodulen.
Skapa order från inköp
Ibland kan det vara aktuellt att göra inköpet först och därefter registrera en försäljningsorder baserad på inköpet.
Skapa inköp från försäljningsorder
Du kan skapa ett inköp från försäljningsorder om du har aktiverat denna funktion i företagsinställningarna för produkt. Denna funktion använder delar av inköpsguiden och låter dig infoga produktlinjer på en befintlig inköpsorder.
Skapa inköp från produktkortet
På fliken Leverantör på produktkortet kan du skapa
ett inköp genom att klicka på knappen Köp
denna produkt - om produkten är kopplad till en leverantör. Om
det redan finns en befintlig obehandlad inköpsorder till denna leverantör
kan du välja att lägga till inköpet i denna order. Om du inte vill lägga
till ordern - eller om det inte finns någon befintlig order - kan du skapa
en ny inköpsorder.
Integration med andra moduler:
I tillägg till funktionerna som är nämnda ovan är inköp integrerat med andra moduler för att göra arbetsprocessen anpassad efter dina behov i så stor utsträckning som möjligt.
Inköp är en naturlig del av lagermodulen. Därför är flera inköpsfunktioner tillgängliga även därifrån. I lager finns fönstret Inköp, ej mottaget, vilket ger dig en översikt över beställda varor som inte är mottagna. Dessutom ligger fönstret Inköpsreservationer i lagermodulen.
Du hittar flikar för inköp i Kontaktuppföljning, på Kontaktperson och på Projekt. På detta sätt blir det enklare att nå de inköp som är relevanta för den enskilda kontakten och det enskilda projektet när du arbetar med just dessa.
Leverantörkoppling av produkter med koppling till leverantörens produktinformation
I produktregistret, på fliken Leverantör, kopplar du dina produkter till leverantörer. Här hittar du funktionalitet för att registrera Leverantörens produktnummer och -namn för att användas på inköpsordern, valutainformation, inköpspriser med mer.
Du kan även kontrollera att dina inköp inte registreras med antal som inte accepteras av leverantören, till exempel om leverantören godtar uppdelning av förpackningar.
Dessutom kan du sammankoppla enheter så att du kan sälja produkterna i en enhet som skiljer sig från leverantörens.
Inställningar:
I användarinställningar för inköp bestämmer du vad som ska visas i skärmbilden
för dig som användare. Där kan du också göra en del val som kan förenkla
registreringsprocessen.
I företagsinställningarna styrs användandet för alla användare. Du kan bland annat bestämma om det ska vara tillåtet att bokföra inköp för de är fullt mottagna och om du ska kunna ändra/redigera på produktlinjerna efter det att ett inköp har fått status Beställt och sedan Mottaget.
Företagsinställningarna för produktmodulen innehåller inställningar som påverkar inköpsmodulen. Du kan bland annat kalkylera pris baserat på inköpspriser samt kalkylera självkostnadspris.
Se även:
Skapa inköp till en leverantör
Skapa inköp på grund av säljorder
Skapa order baserad på inköpet