Visa - Försäljning/Order/Fakturering
- Orderregistrering
Ordern utgör fakturaunderlaget. All information om kunden och produkterna medföljer från respektive register till ordern och därefter från order till faktura, vilket medför att registreringen blir mycket enklare.
Orderstatus
Själva ordern kan ha olika status beroende på var i processen den befinner sig. Du kan se vilken status en order har genom att titta i rullgardinsmenyn till höger i fönstret.
Status representerar olika stadier i försäljningsprocessen. En order skapas normalt först som en Obehandlad order. I en försäljningsprocess Verkställs ordern genom att klicka på Faktura-ikonen i verktygsfältet. Faktureringen verkställs när fakturan skrivs ut. Ordern får då statusen Faktura eller eventuellt Faktura, ej levererad. En faktura kan även vara en kontantfaktura, det vill säga, en faktura som ska betalas när den utställs.
Själva faktureringsprocessen kan föregå antingen efter eller innan leverans av produkterna. Om fakturering ska vara tillåtet före leveranser anges i företagsinställningarna. Alternativt kan du på samma sätt bestämma att ordern ska kunna faktureras när du själv har markerat för Klar till fakturering, vilket du manuellt markerar i rutan på fliken Diverse.
Restorder
En order kan ha statusen Restorder. Detta innebär att delar av ordern har levererats och fakturerats.
En restorder skapas när du väljer att ändra antalet som ska levereras och därefter fakturerar ordern. Restordern behandlas som en ny order. När du skriver ut restordern märks utskriften med det ursprungliga ordernumret.
Förutsättningen för att använda restorderfunktionen är att du inte har markerat alternativet Det ska inte gå att fakturera en order innan alla produkter har levererats på fliken Generellt i företagsinställningarna för Försäljning och fakturering.
Du krediterar också en faktura från
det här fönstret genom att klicka på Ta
bort-knappen.
Utskrift
En order kan skrivas ut på en rad olika sätt och dokumentformulär.
Ordern kan skickas till skrivare, e-post, fax eller förhandsgranskning.
Har du en pdf-skrivare kan du konvertera dokumentet till pdf-format.
Tips! Med
hjälp av urvalsinställningarna kan du fakturera flera order eller kreditnotor
på samma gång. Du kan dessutom skapa individuella rapporter för faktureringen.
De individuella rapporterna kompletterar systemrapporterna som du hittar
genom att klicka Arkiv - Skriv ut.
Exempel på hur du kan använda denna funktion hittar du här.
Språk och anpassning av utseende
Det går även att skriva ut dokumenten på ett annat språk, med egen logotyp och dina egna texter.
Fakturautskrift på ett annat språk
Lägga in en fast text på försäljning/fakturautskriften
Samlingsfaktura
Du kan skapa en order med status Obehandlade samlingsorder för att samla order i en samlingsfaktura.
Kreditgränser
Du kan skapa kreditgränser och spärrar för order. Det kan hindra att order blir skapade om kunden har dålig kreditvärdighet. Läs mer här.
Integration med andra moduler
Har du skapat en offert till en kund så kommer du normalt att ha registrerat den information som är nödvändig för att skapa själva ordern när kunden accepterar erbjudandet. Därför kan du skapa en order från en offert med några enkla tangenttryck.
Om du lagerför produkter sköter du leverans i lagermodulen. Modulen är integrerad med order genom en rad knappar och funktioner som till exempel öppnar översiktsfönster i lagermodulen som ger information om order, ej levererade och lagernivå.
I orderregistreringen kommer du att kunna skaffa dig en översikt över produkternas lagerstatus. Skulle det finnas behov att köpa in produkter kan du göra inköp baserade på order direkt från orderregistreringen. Om du redan har beställt produkterna kan du reservera beställningen mot en bestämd order.
Du kan dessutom se en Leveransplan som visar produkter som har köpts in men inte mottagits.
Skapa inköp med order som underlag
Reservera en säljorder mot inköp
Genom att klicka på pilknappen till höger om Skapa
aktiviteter kan du registrera aktiviteter som används ofta. Vissa
tilläggsprodukter ger dig tillgång till skräddarsydda aktiviteter utöver
de som är förhandsdefinierade.
Modulen Försäljning och fakturering är integrerad med andra moduler, vilket innebär att offerter kan hämtas, skapas och redigeras som en naturlig del av arbetsprocessen. Det finns flikar för order i modulerna Kontaktuppföljning, Projekt och Aktivitet.
Läs mer om flikarna: Kontakt, Kontaktperson, Projekt och Aktivitet.
I tidrapporteringsmodulen finns funktioner för att överföra utförda timmar till Order/Projekt, så att de senare kan faktureras. Läs mer om tidrapportering här.
Tips! Om du regelbundet fakturerar
en kund för samma produkter och/eller tjänster kan det vara en god idé
att använda modulen Avtalsfakturering. Modulen ger dig full översikt över
vilka avtal som ska faktureras till vilka kunder, och hur ofta det ska
faktureras.
Läs mer om avtalsfakturering.
Inställningar för Försäljning/Fakturering
I användarinställningarna för modulen Försäljning
och fakturering bestämmer du vad som ska visas i fönstret. Du kan
även göra val som förenklar registreringsprocessen.
I företagsinställningarna styrs användarsättet för alla användare. Var noga med att de här inställningarna är gemensamma för Offert, Order och Faktura.
Fakturering med ROT-avdrag
För att fakturera kunder för tjänster som omfattas av skattereduktionen för ROT-arbeten används samma process som beskrivs här. Du måste dock anpassa både produkten och orderunderlaget för att fakturan ska bokföras på rätt sätt. Läs mer om hur du fakturerar ROT-arbeten här.
Mer generell information om ROT-avdrag hittar du på www.skatteverket.se.
Se även:
Kom i gång med fakturering av ROT-arbete
Användarinställningar för Försäljning/Fakturering
Företagsinställningar för Försäljning/Fakturering