Om Ordre/Faktura

En ordre oprettet i systemet danner grundlag for fakturering af ordren. Alle oplysninger om kunden og produkterne bliver kopieret fra de respektive registre til ordren og derefter fra ordren og til faktura. Dette medfører at registreringen bliver betragteligt nemmere.

Selve ordren optræder med forskellig status, afhængigt af hvor i processen den befinder sig. Du kan se, hvilken status en ordre befinder sig i ved hjælp af rullelisten oppe til højre i skærmbilledet.

Status repræsenterer forskellige stadier i salgsprocessen. En ordre oprettes normalt først som en Ubehandlet ordre. I en enkel salgsproces Effektueres ordren ved at klikke på Faktura-ikonet på værktøjslinjen. Selve effektueringen består i at oprette en fakturaudskrift. Ordren skifter da status til Faktura, eller eventuelt Faktura, ikke leveret. En faktura kan også være en kontantfaktura, det vil sige en faktura, som forudsættes betalt i det den udstedes.

Selve processen med fakturering kan foregå, enten efter at produkterne er leveret, eller inden de bliver leveret. Hvorvidt fakturering skal være tilladt inden leverance bestemmes i Firmaindstillingerne. Alternativt kan du på samme sted bestemme, at ordren skal kunne faktureres, når du selv har markeret for Klar til fakturering i afkrydsningsfeltet på fanebladet Diverse.

En ordre kan have status som Restordre. Det betyder, at dele af ordren er leveret og faktureret.

Der genereres en restordre, når du vælger at ændre det antal, som skal leveres, og derefter fakturerer en ordre. Restordren behandles som en ny ordre i systemet. Når restordren udskrives, vil du få det oprindelige ordrenummer med på udskriften.

Funktionalitet for restordre forudsætter, at du ikke har krydset af for Ingen fakturering af ordre før alle produkter er leveret i firmaindstillingerne for Tilbud/Ordre/Faktura.

Du krediterer også en faktura fra dette vindue ved at klikke på Slet-knappen.

Ordrerne kan udskrives på en række forskellige dokumentformularer og sendes til printer, e-mail, telefax, eller til forhåndsvisning på skærm. Hvis du har installeret en pdf-printer, kan tilbuddet også overføres til pdf-format.

Tips! Ved hjælp af udvalgsindstillinger kan du - udover at oprette individuelle rapporter for faktureringen - fakturere flere ordrer eller kreditnotaer samtidig. Denne type individuelle rapporter er et supplement til systemrapporterne, som du finder under Fil - Udskriv. Et eksempel på hvordan du optimalt kan bruge denne funktion, finder du her.

Udskriften kan også udskrives på et andet sprog, du kan få dit eget logo på udskrifterne og du kan tilføje dine egne faste tekster.

Du kan oprette ordrer med status Ubehandlede samleordrer for at samle ordrerne i en samlefakturering.

Du kan oprette kreditgrænser og kreditspærrer for ordrer. Dette vil kunne hindre, at der bliver oprettet ordrer for kunder med kreditgrænser og kreditspærrer. Læs mere om dette her.

Hvis du har oprettet et tilbud til en kunde, vil du normalt have registreret de oplysninger, som er nødvendige for at oprette selve ordren, når kunden accepterer tilbuddet. Derfor kan du med et par tastetryk oprette en ordre fra et tilbud. Læs mere om dette her.

Hvis du lagerfører produkter, sker leveringen af produkterne i lagermodulet. Modulet er tæt integreret med ordrerne ved hjælp af en række knapper og funktioner. For eksempel kan du åbne ordrerne fra oversigtsvinduer i lagermodulet, som giver samlede oplysninger om for eksempel Ordrer, ikke leveret og Lagerbeholdning.

I ordreregistreringen vil du kunne skaffe dig oversigt over lagerstatus på de forskellige produkter. Hvis der skulle være behov for at bestille produkter, kan du oprette et indkøb baseret på selve salgsordren direkte fra ordreregistreringen. Hvis produkterne allerede er bestilt, kan du reservere denne bestilling for en bestemt ordre.

Du kan også se en Leveringsplan, som viser produkter i indkøb, som ikke er modtaget.

.Opret aktiviteter: Ved at klikke på pilknappen til højre for Opret aktiviteter kan du oprette skræddersyede aktiviteter. Ved hjælp af Aktivitetsskabeloner kan du selv vælge, hvilke aktivitetstyper, der skal være tilgængelige i hvert enkelt modul.

Ordre/Faktura er integreret med andre moduler, således at tilbud kan hentes, oprettes og redigeres som en naturlig del af arbejdsgangen. Du finder faneblade for ordre i Kontakt, Kontaktperson, Projekt og Aktivitet.

I Timeregistrering findes funktioner til at Overføre udførte timer til Ordre/Projekt og dermed viderefakturere timerne. Læs mere om timeregistrering her.

Tips! Hvis du regelmæssigt fakturerer de samme kunder for de samme produkter og/eller ydelser, kan det være hensigtsmæssigt at benytte modulet for Abonnementsfakturering. I modulet har du fuldt overblik over hvilke abonnementer, som skal faktureres til hvilke kunder, og hvor ofte faktureringen skal ske. Læs mere om abonnementsfakturering her.

Der kan genereres eFaktura i dansk OIOXML-format. Dette gøres ved at vælge eFaktura i guiden til fakturering.

I brugerindstillingerne for Ordre/faktura bestemmer du, hvordan du som bruger skal se skærmbillederne. Der kan du også foretage en del valg, som kan forenkle registreringsprocessen.

I Firmaindstillingerne styres anvendelsen for alle brugere. Vær opmærksom på, at disse indstillinger er fælles for Tilbud, Ordre og Faktura.