Beeld - Relatie
- Bijwerken selectie relaties
U kunt de waarden voor een selectie relaties gelijktijdig wijzigen. U kunt bijvoorbeeld een groepsveld of een aangepast veld toevoegen of verwijderen, gemeenschappelijke waarden wijzigen (zoals Onze ref. of Branche) of de instellingen voor klanten en leveranciers wijzigen zoals betalingsvoorwaarden, leveringsvoorwaarden, valuta en taal.
De wizard kan u veel tijd besparen bij het doorvoeren van zulke wijzigingen, u hoeft dan niet voor iedere relatiekaart individueel de waarden te wijzigen.
U kunt ook vaste selecties, die u regelmatig uitvoert, instellen en opslaan. De laatste stap in de wizard laat u trouwens toe om te kiezen tussen verschillende routines voor gebruik van selectie: aanmaken van een document, versturen van e-mail enz.
Stap 1 - Eenvoudige of uitgebreide selectie
Eerst kiest u of u een eenvoudige of uitgebreide selectie wil uitvoeren:
Een eenvoudige selectie toont u direct een selectievenster waar u een filter aangeeft.
Een uitgebreide selectie geeft u de mogelijkheid om een selectie te wijzigen, een selectie te openen, die u voorheen heeft opgeslagen en om een selectie op te slaan voor later gebruik.
Stap 2 - Alleen voor uitgebreide selectie: Statische of dynamische selectie
U kunt kiezen uit twee selectietypes: dynamisch, die alle relaties ophaalt die aan uw criteria voor de selectie voldoen en statisch waar het resultaat van uw selectie opgeslagen en later opnieuw gebruikt kan worden.
Dynamische selectie haalt alle relaties/contactpersonen op die aan uw criteria voor de selectie voldoen.
Statische selectie geeft u de mogelijkheid om de lijst met resultaten aan te passen door relaties/contactpersonen toe te voegen of te verwijderen. Dit wordt gedaan in stap 4 van de wizard, die alleen maar toegankelijk is als u voor een statische selectie kiest.
Open opgeslagen selectie: In stap 5 van de wizard kunt u uw selecties opslaan. U kunt één van deze selecties kiezen van de onderstaande lijst en opnieuw uitvoeren. U moet echter wel nogmaals door de stappen van de wizard gaan alsof u een nieuwe selectie maakt en de al ingevulde velden wijzigen. Als u een selectie uitkiest, krijgt u een overzicht van:
Aantal keer dat de selectie is gebruikt: Door de selectie in de lijst te markeren, wordt weergegeven hoeveel relaties van deze selectie deel uitmaakten.
Dynamisch/Statisch: U krijgt ook informatie over of de geselecteerde selectie dynamisch of statisch is.
Klik op Volgende.
Stap 3 - Selectiecriteria
Op het tabblad Standaard kunt u in de afrollijst Selectieformulier kiezen tussen verschillende sets met criteria. U kunt criteria invoeren in de verschillende selectieformulieren. Alle criteria, die u instelt, worden gebruikt.
Het type selectieformulier bepaalt ook hoe u de selectie van contactpersonen organiseert:
U kunt aangeven hoeveel Contactpersonen u voor iedere relatie, die u selecteert, wenst. Als u kiest voor meerdere contactpersonen voor iedere relatie, dan maakt de selectie twee vermeldingen van de relevante relatie.
Als u de selectiecriteria instelt op Contactpersonen, dan kunt u ervoor kiezen dat Alleen relaties meenemen met contactpersonen die voldoen aan de selectiecriteria. Relaties zonder contactpersonen, die aan deze criteria voldoen, worden niet in de lijst van resultaten weergegeven - ook niet als de relatie aan alle andere criteria voldoet.
Voer de criteria voor de selectie waarmee u gaat werken op de normale manier in. Lees meer over de Velden in selectie en Uitgebreide selectie.
Tip!
Om te voorkomen dat een klant, die gemarkeerd is met ”geen verzendingen”
in de lijst van resultaten weergegeven wordt, gebruikt u de uitgebreide
selectie om ”geen verzendingen”-relaties uit te sluiten
van de selectie. Uitgebreide selectie stelt u in op het tabblad Uitgebreid.
Klik op Volgende.
Stap 4 - Toevoegen Relaties/Contactpersonen
Deze stap wordt alleen uitgevoerd als u een Statische selectie koos en toont een lijst van alle relaties en contactpersonen, die gebruikt worden voor de selectie. De lijst kan op de volgende manier aangepast worden:
Relatie toevoegen: Klik op deze knop en
kies een nieuwe relatie uit de lijst. Let erop dat contactpersonen niet
weergegeven worden in de selectie, zelfs al heeft u hiervoor gekozen in
stap 2. Als u contactpersonen voor iedere relatie wenst, dan kiest u voor
Toevoegen contactpersoon.
Contactpersoon toevoegen: Klik op deze knop en kies een nieuwe
contactpersoon uit de lijst. De selectie is dan inclusief de contactpersoon
met bijbehorende relatie.
Verwijderen van de selectie: Vink de relaties, die u wilt verwijderen, af in het hokje rechts van de relatie en klik op Wissen.
Klik op Volgende.
Stap 5 - Selectie opslaan
Deze stap wordt alleen weergegeven bij Uitgebreide selectie in Stap 1. Als u deze selectie regelmatig uitvoert, is het nuttig om de selectie op te slaan. Als u een eerder opgeslagen selectie heeft aangepast, maar nog wel de oude selectie uit wilt voeren, dan kunt u Opslaan als Nieuw.
Kies Opslaan of Opslaan als nieuw als u een eerder opgeslagen selectie heeft aangepast.
Geef de selectie een Naam of Omschrijving die u helpt om deze selectie terug te vinden als u deze later vanaf stap 1 gaat uitvoeren.
Selectie alleen door mij te veranderen is van toepassing als meerdere gebruikers dit programma gebruiken. De opgeslagen selectie is dan niet toegankelijk in de lijst voor andere gebruikers dan uzelf.
Klik op Volgende.
Stap 6 - Wat wilt u doen met de selectie
U kiest wat u wenst te doen met de selectie. Maak een keuze en klik op Voltooien om de handeling uit te voeren. U kunt statusvelden/andere relatiegegevens wijzigen, groepsvelden of eigen gedefinieerde velden toevoegen of verwijderen.
Statusvelden/andere relatiegegevens wijzigen: Hier kunt u de gemeenschappelijke waarden en instellingen wijzigen voor uw selectie van klanten en leveranciers.
Op het tabblad Gemeenschappelijke waarden kunt u hetvolgende wijzigen: onze ref, status, branche, categorie, afdeling, e-mail v.a. modules, het op Non-actief zetten van klanten, taal en de keuze "geen verzendingen" aan klanten (vink het vakje Geen verzendingen aan op het tabblad Overige Info in de relatiekaart).
U kunt op het tabblad Instellingen voor klanten de zakelijke voorwaarden wijzigen zoals bijvoorbeeld: betalingsvoorwaarden, leveringsvoorwaaden, leveringswijzen, herinneringen, kredietstop etc. Deze instellingen kunt u op het tabblad Instellingen in de relatiekaart wijzigen.
Daarnaast kunt u op dezelfde wijze op het tabblad Instellingen voor leveranciers de zakelijke voorwaarden wijzigen voor leveranciers. De instellingen kunt u wijzigen op het tabblad Instellingen in de relatiekaart.
Groepsvelden toevoegen/verwijderen:
U krijgt een venster op uw beeldscherm waar u alle beschikbare groepen kunt zien. U kunt groepsvelden toevoegen of verwijderen door een groep te selecteren in het venster "beschikbaar" en vervolgens op het pijltje te klikken. Dan wordt de groep verplaatst naar het venster "geselecteerd".
Eigen gedefinieerde velden toevoegen/wijzigen of verwijderen:
U dient eerst een keuze te maken of u een veld wilt toevoegen, wijzigen of verwijderen. Om de eigen gedefinieerde velden bij te werken, kiest u een Veldtype in de afrollijst en vervolgens de waarde, die u wilt toevoegen/wijzigen. U kunt slechts één eigen gedefinieerd veld per keer bewerken met behulp van de wizard. Indien u een eigen gedefinieerd veld volledig wilt verwijderen, dan kiest u het te verwijderen veld in de afrollijst bij Veldtype.
Klik op Volgende.
Let
op! Als u hier op Annuleren
klikt, wordt de selectie niet opgeslagen - zelfs al heeft u dit aangegeven
in stap 5.
Stap 7 - Rapport afdrukken
U kunt een rapport afdrukken van de relaties met de nieuwe waarden. Het rapport geeft u een overzicht van wat er gewijzigd is en voor welke relaties. Het rapport kan op het scherm worden weergegeven of afgedrukt worden.
Klik op Volgende om het rapport te genereren.
Klik op Voltooien om de wijzigingen toe te passen.
Meer informatie:
Wizard voor bewerken van relaties
Uitgebreide selectie