Beeld - Wizard
voor bewerken relaties
Aan de hand van de wizard voor relatieselectie kunt u vaste selecties voor uw relaties instellen en opslaan. Deze kunt u later opnieuw gebruiken voor verschillende handelingen, zoals bijvoorbeeld het aanmaken van activiteiten of documenten voor de relaties of het versturen van e-mails. Zo kunt u veel tijd besparen.
Indien u uw relaties organiseert in Groepen en Categorieën en dergelijke, kunt u veel halen uit deze wizard. Lees hier meer over het opzetten en onderhouden van relaties.
U kunt ook kiezen tussen twee selectietypes, Dynamisch - haalt alle relaties op die aan uw criteria voor de selectie voldoen, en Statisch - deze selectie geeft u een meer nauwkeurig resultaat doordat u diverse specifieke relaties/contactpersonen kunt toevoegen of verwijderen.
Start de wizard via het menu Beeld - Wizard voor bewerken relaties.
Stap 1 - Eenvoudige of uitgebreide selectie
Eerst kiest u of u een eenvoudige of uitgebreide selectie wil uitvoeren:
Een eenvoudige selectie toont u direct een selectievenster waar u een filter aangeeft.
Een uitgebreide selectie geeft u de mogelijkheid om een selectie te wijzigen, een selectie te openen die u voorheen heeft opgeslagen en om een selectie op te slaan voor later gebruik.
Stap 2 - Alleen voor uitgebreide selectie: Statische of Dynamische selectie
U kunt kiezen uit twee selectietypes: dynamisch, die alle relaties ophaalt die aan uw criteria voor de selectie voldoen, en statisch waar het resultaat van uw selectie opgeslagen en later opnieuw gebruikt kan worden.
Dynamische selectie haalt alle relaties/contactpersonen op die aan uw criteria voor de selectie voldoen.
Statische selectie geeft u de mogelijkheid om de lijst met resultaten aan te passen door relaties/contactpersonen toe te voegen of te verwijderen. Dit wordt gedaan in stap 4 van de wizard, die alleen maar toegankelijk is als u voor een statische selectie kiest.
Open opgeslagen selectie: In stap 4 van de wizard kunt u uw selecties opslaan. U kunt één van deze selecties kiezen van de onderstaande lijst en opnieuw uitvoeren. U moet echter wel nogmaals door de stappen van de wizard gaan alsof u een nieuwe selectie maakt en de al ingevulde velden wijzigen. Als u een selectie uitkiest, krijgt u een overzicht van:
Aantal keer dat de selectie is gebruikt: Door de selectie in de lijst te selecteren, wordt weergegeven hoeveel relaties van deze selectie deel uitmaakten.
Dynamisch/Statisch: U krijgt ook informatie over of de gekozen selectie dynamisch of statisch is.
Klik op Volgende.
Stap 3 - Selectiecriteria
Op het tabblad Standaard kunt u in de afrollijst Selectieformulier kiezen tussen verschillende sets met criteria. U kunt criteria invoeren in verschillende selectieformulieren. Alle criteria die u instelt, worden gebruikt.
Het type selectieformulier bepaalt hoe u de selectie van contactpersonen organiseert:
U kunt aangeven hoeveel Contactpersonen u wenst voor iedere relatie, die u selecteert. Als u kiest voor meerdere contactpersonen voor iedere relatie, dan maakt de selectie twee vermeldingen van de relevante relatie.
Als u de selectiecriteria instelt op Contactpersonen, kunt u kiezen waar de selectie voor geldt. Alleen relaties meenemen met contactpersonen, die voldoen aan de selectiecriteria: Relaties zonder contactpersonen, die aan deze criteria voldoen, worden niet in de lijst van resultaten weergegeven - ook niet als de relatie aan alle andere criteria voldoet.
Voer de criteria voor de selectie waar u mee gaat werken op de normale manier in. Lees meer over de Velden in selectie en Uitgebreide selectie.
Tip! Om te voorkomen dat een klant waar aangevinkt is bij ”geen
verzendingen” in de lijst van resultaten weergegeven wordt, gebruikt u
de uitgebreide selectie om ”geen verzendingen” buiten te sluiten van de
selectie. De uitgebreide selectie stelt u in op het tabblad Uitgebreid.
Klik op Volgende.
Stap 4 - Relaties/Contactpersonen toevoegen
Deze stap wordt alleen uitgevoerd als u voor een statische selectie gekozen heeft en toont een lijst van alle relaties en contactpersonen, die gebruikt worden voor de selectie. De lijst kan op de volgende manier aangepast worden:
.Relatie
toevoegen: Klik op deze knop en kies een relatie uit de lijst.
Contactpersonen worden niet weergegeven in de selectie, zelfs al heeft
u hiervoor gekozen in stap 2. Als u de contactpersonen voor iedere relatie
in de lijst wilt zien, dan kiest u voor Contactpersoon
toevoegen.
.Contactpersoon
toevoegen: Klik op deze knop en kies een nieuw contactpersoon uit
de lijst. De selectie is dan inclusief de contactpersoon met bijbehorende
relatie.
Verwijderen van de selectie: Vink de relaties, die u wilt verwijderen, af in het hokje links van de relatie en klik op Wissen.
Klik op Volgende.
Stap 5 - Selectie opslaan
Deze stap wordt alleen weergegeven in Uitgebreide selectie in Stap 1. Als u deze selectie regelmatig uitvoert, is het nuttig om de selectie op te slaan. Als u een eerder opgeslagen selectie heeft aangepast, maar nog wel de oude selectie uit wilt voeren, dan kunt u Opslaan als nieuw.
Kies Opslaan of Opslaan als nieuw als u een eerder opgeslagen selectie heeft aangepast.
Geef de selectie een Naam en Omschrijving, die u helpt om deze selectie terug te vinden als u deze later vanaf stap 1 gaat uitvoeren.
Selectie alleen door mij te veranderen is van toepassing als meerdere gebruikers dit programma gebruiken. De opgeslagen selectie is dan niet toegankelijk in de lijst voor andere gebruikers dan uzelf.
Klik op Volgende.
Stap 6 - Wat wilt u doen met de selectie
In de laatste stap van de wizard kiest u wat u wenst te doen met de selectie. Maak een keuze en klik op Voltooien om de handeling uit te voeren (of Volgende als u gekozen hebt voor Statusvelden/andere relatiegegevens wijzigen):
Een activiteit aanmaken voor de gemaakte selectie: Dit is een alternatief voor Groepsactiviteiten aan te maken. Klik op Voltooien en selecteer of u één activiteit wilt aanmaken voor alle relaties of meerdere activiteiten, één activiteit voor iedere relatie. Lees hier meer over het aanmaken van activiteiten.
Een e-mailbericht aanmaken voor de gemaakte selectie: Deze keuze maakt een e-mail aan met alle relaties in de selectie in het Aan-veld. Schrijf de tekst in de e-mail of kies Sjabloon, als u dit heeft gedefinieerd onder Beeld - E-mail - E-mailsjablonen.
Een document aanmaken voor de gemaakte selectie: Maak een document aan voor alle relaties in de selectie. U kunt ook kiezen welk adres in het document ingevoerd moet worden voordat u op Voltooien klikt. Lees hier meer over documenten.
Export:
Kies in de afrollijst of u de relaties naar een bestand wilt exporteren
om in een ander programma (Microsoft Excel
Statusvelden/andere relatiegegevens wijzigen: Hier kunt u de waarden voor meerdere relaties tegelijkertijd wijzigen. Dit is een procedure, die u ook in de Wizard voor Bijwerken selectie relaties kunt uitvoeren om waarden voor een selectie relaties aan te passen, stap 6. Lees hier meer.
Let op! Als u hier op Annuleren
klikt, wordt de selectie niet opgeslagen - zelfs al heeft u dit aangegeven
in stap 5.
Klik op Voltooien om het proces uit te voeren.
Meer informatie:
Waarden van een selectie relaties wijzigen