Over documenten
In de geïntegreerde documentmodule is het eenvoudig om een overzicht
te krijgen over alle documenten onafhankelijk of ze zijn aangemaakt in
de relatiemodule, activiteitmodule, in het projectregister of medewerkersregister.
Nieuwe documenten kunnen rechtstreeks van de documentenlijst aangemaakt
worden en ook via het tabblad Documenten
in bovengenoemde modulen.
Documenten aangemaakt los van het programma kunnen geïmporteerd worden
en gekoppeld worden aan de relevante relatie/klant/leverancier. Wat bijdraagt
tot een beter overzicht over alle documenten. Door te kiezen voor een
synchronisatie met Microsoft Outlook®, kunt u ook beslissen dat
bijlagen ontvangen per e-mail geïmporteerd worden naar het documentregister.
Bij het programma horen een reeks documentsjablonen
die u kunt bewerken en aanpassen naar wens, maar u kunt ook uw eigen sjablonen
aanmaken. Met behulp van de documentsjablonen kunt u gemakkelijk documenten
samenvoegen bij gekozen relaties of medewerkers.
In de Gebruikersinstellingen
voor document kunt u kolommen aanpassen en beslissen welke kolommen
getoond worden in de documentlijst, alsook het uitzicht en de functie
van de documentkaart bij aanmaak van nieuwe documenten bepalen.
Het is mogelijk om documenten per e-mail
of fax te versturen zowel via de documentlijst als de documentkaart voor
ieder document. U kunt eveneens van een document een PDF-duplicaat.
Wat is het verschil tussen
een document en een rapport?
In het programma wordt de term Document
aangewend bij aangemaakte documenten in bijv. Word®,
Excel® of Powerpoint® en die bewerkt en aangepast
kunnen worden rechtstreeks in het document.
Een Rapport toont informatie
op basis van geregistreerde gegevens in het programma en op basis van
een opgegeven selectie. De inhoud van een gegenereerd rapport kan verstuurd
worden naar afdrukvoorbeeld. Veranderingen maken in de inhoud rechtstreeks
in het rapport is niet mogelijk. Rapporten kunt u genereren via verschillende
programmamodules, bijv. Order/Factuur
of Inkoop, maar ook via Rapport.
Toegang tot, opslaan van en reservekopie van documenten
Met behulp van verschillende documenttypen kunt u definiëren waar de
verschillende documenttypen opgeslagen dienen te worden, alsook beslissen
welke gebruikerrechten dienen te gelden voor de documenttypen. U kunt hier meer lezen over
documenttypen, opslagzones en gebruikertoegang.
Bij reservekopieën kunt u beslissen of u de documenten wenst in te sluiten
of niet, maar wees erop bedacht dat het enkel de documenten zijn die opgeslagen
liggen in gemeenschappelijke gegevensmappen die ingesloten worden wanneer
u afvinkt voor de documenten bij de reservekopieën. Van documenten die
lokaal op elke computer opgeslagen zijn bijv. in de map Mijn
documenten, moeten handmatig door elke gebruiker reservekopieën
vervaardigd worden.
Mamut Online Backup/Mamut Teamwork helpt
u bij het maken van veilige en effectieve reservekopieën, en bij een veilige
en gebruiksvriendelijke distributie van uw bestanden. Met Mamut Open Services
biedt Mamut
gratis Online Backup voor alle bedrijven en particulieren. Mamut Online Backup/Mamut Teamwork
is eenvoudig te gebruiken en biedt optimale beveiliging op basis van encryptie.
Bij verbinding met Internet worden bestanden doorlopend bijgewerkt. Deze
dienst vervangt niet het aanmaken van uw reservekopie van uw data, maar
het kan u helpen bij het opslaan van de reservekopie die u maakt met behulp
van de eigen functie van het programma. Hier kunt u meer lezen: www.mamut.nl/onlinebackup (externe link).
Let op! Het programma ondersteunt niet
revisiebehandeling van documenten. Elk document moet opgeslagen worden
met een nieuwe bestandsnaam indien u verschillende versies van hetzelfde
document wenst op te slaan.
Documentenoverzicht
Nieuw document aanmaken
Eigenschappen voor
documentkaart
Gebruikersinstellingen:
Document
Documenttypen
Documentsjablonen
Standaarddocument
Naar PDF-formaat kopiëren
Over de Outlook-integratie
Rapportmodule
Over het scannen van documenten