Beeld
- Document - Documentenoverzicht
Het documentenoverzicht geeft u een overzicht over alle of enkele geselecteerde documenten die u en andere gebruikers van het programma hebben aangemaakt. Het programma heeft verschillende functies die u helpen selecties te maken zodat het eenvoudiger is om de documenten te zoeken. Het programma heeft ook zoekfuncties die van pas kunnen komen bij het zoeken tussen een groot aantal documenten.
U kunt nieuwe documenten aanmaken en bestaande documenten bewerken vanuit
het Documentenoverzicht.
U kunt een uitgebreidere selectie maken met behulp van de Filterinstellingen
in de werkbalk. Deze zullen in dit geval de eenvoudige filterinstellingen
boven in het venster overschrijven (zie hieronder).
Importeer document(-en): Documenten die aangemaakt werden voordat u Mamut in gebruik
nam of documenten die omwille van andere redenen zijn aangemaakt buitenom
het programma, kunnen geïmporteerd worden in de documentenlijst. Documenten
die u aanmaakt per relatie worden automatisch in het Documentenoverzicht opgeslagen,
terwijl binnenkomende documenten van relaties handmatig geïmporteerd moeten
worden.
Documentsjablonen: Een documentsjabloon (template) is een speciaal type document
dat vooraf gedefinieerde informatie bevat zoals bijv. lettertype en lettergrootte,
logo, marge, kop- en voettekst en vaste tekst. Documentsjablonen worden
gebruikt om het werken met documenten die een identiek of vrijwel gelijk
uiterlijk moeten hebben, te vergemakkelijken.
Naar PDF-formaat kopiëren: Maakt een kopie van het
document aan in PDF-formaat.
E-mail verzenden: U kunt documenten per e-mail verzenden
vanuit de documentenlijst en via het tabblad Documenten in alle modules waar dit tabblad beschikbaar is.
Tip!
Door met de rechter muisknop op het document te klikken, kunt u
het document openen, afdrukken of per e-mail of telefax versturen.
Activiteiten aanmaken: Door te
klikken op het pijltje aan de rechterzijde van Activiteiten
aanmaken kunt u een gedetailleerde activiteit aanmaken. Met behulp
van de activiteitssjablonen kunt u zelf bepalen in welke modules de activiteitstypes
toegankelijk dienen te zijn.
In de Gebruikersinstellingen voor
document kunt u de kolommen aanpassen en bepalen welke kolommen getoond
moeten worden in de documentenlijst als ook beslissen over de opmaak van
de documentenkaart en hoe de documentenkaart dient te fungeren.
De filters in het documentenoverzicht
Bovenaan in het venster vindt u meerdere filters die begrenzen welke documenten getoond worden. De doorgevoerde wijzigingen in de filters worden getoond nadat u op Bijwerken of op de functieknop [F5] klikt.
Documenttype: U kunt een bepaald soort documenten in het venster weergeven, bijvoorbeeld interne documenten, documenten aan medewerkers of relaties, projectdocumenten of privé documenten.
Auteur: Geeft alle documenten weer die aangemaakt zijn door een bepaalde gebruiker.
Project: Toont alle documenten die tot een bepaald project behoren.
Status: Toont alle documenten met een bepaalde status.
Wanneer u Alle kiest, worden er geen filters gebruikt.
Vergeet niet op Bijwerken te klikken
nadat u de filter heeft gewijzigd.
Meer informatie:
Over het importeren van documenten
Hoe een document per fax verzenden?