Een documentsjabloon (template) is een speciaal type document dat vooraf gedefinieerde informatie zoals bijv. lettertype en -grootte, logo, marge, kop-en voettekst en vaste tekst bevat. Bovendien is het mogelijk met behulp van samenvoegvelden om contactinformatie van medewerkers of relaties/contactpersonen die geregistreerd zijn in het programma samen te voegen.
Sjablonen worden gebruikt voor het creëren van eenheidsdocumenten die een gelijklopend uitzicht moeten hebben. Alle documenten aangemaakt op basis van een gekozen sjabloon bevatten informatie die vooraf gedefinieerd is voor de sjabloon. U bespaart hierdoor veel tijd bij het aanmaken van documenten omdat u weinig tijd besteedt aan het uitwerken en aanpassen van de documentsjablonen voor vaak gebruikte documenten.
Het programma bevat een aantal documentsjablonen die ofwel gebruikt kunnen worden zoals ze zijn ofwel aangepast kunnen worden aan uw firma's behoefte. U kunt ook nieuwe documentsjablonen aanmaken indien wenselijk.
Samenvoegvelden in Word
In de Wordsjablonen is het mogelijk om samenvoegvelden in te voegen die contactinformatie over medewerkers of relaties/contactpersonen samenvoegt. Samenvoegvelden plaatst u door in Word op de knop Voeg samenvoegvelden in (Insert Merge Fields) te klikken. U krijgt dan een lijst over mogelijke velden die u kunt opgeven als samenvoegvelden in de documentsjabloon. Deze velden worden later automatisch ingevuld wanneer u een document aanmaakt op basis van een documentsjabloon. Onthoud dat de opmaak van samenvoegvelden gewijzigd kan worden naar wens en dat de samenvoegvelden verplaatst kunnen worden naar wens.