Let op! Het bestandeinde [.DOT]
staat voor Document Template in Word.Het venster Documentsjablonen opent zich zowel bij het aanmaken van een nieuwe documentsjabloon als wanneer u informatie bewerkt van een bestaande documentsjabloon. In het venster kunt u o.a. beslissen over de samenvoegbasis en welke adressen gehaald moeten worden in de samenvoegvelden in de documentsjabloon.
Omschrijving van de velden
Programma: Standaard is Microsoft
Word
Sjabloonnaam: Geef zelf een passende naam aan in het veld Sjabloonnaam. De naam kan niet gewijzigd worden voor bestaande documentsjablonen.
Let op! Het bestandeinde [.DOT]
staat voor Document Template in Word.
Omschrijving: Hier kunt u een nadere omschrijving van de documentsjabloon ingeven. Deze zal niet weergegeven worden in het document.
Samenvoegbasis: Wanneer u een sjabloon heeft gekozen voor het programma Word, kunt u kiezen of u wel of niet documenten wilt samenvoegen voor relaties of medewerkers. Afhankelijk van uw keuze, worden de gegevens van de relaties dan wel medewerkers met het document samengevoegd. U kunt niet tegelijkertijd gegevens van zowel relaties als medewerkers met dezelfde documentsjabloon samenvoegen.
Adres 1: Dit veld is uitsluitend actief bij de documentsjablonen in Word. Selecteer de adresgegevens die u wenst te gebruiken in de samenvoegvelden voor adres in de documentsjabloon. Indien u ’Relatie' heeft gekozen, kunt u een keuze maken uit verschillende adrestypen voor de relaties en contactpersonen; heeft u gekozen voor ’Medewerker’ kunt u kiezen uit meerdere postadressen.
Adres 2: Het veld fungeert op dezelfde manier als adres 1. U hebt dus de mogelijkheid om twee adressen in de sjabloon op te nemen; bijvoorbeeld het Postadres en het Afleveradres.
Notitie: Indien nodig kunt u hier notities over de documentsjabloon schrijven. Merk op dat de notities niet op het document worden afgedrukt.
De sjabloon moet toegankelijk zijn voor alle documenttypen: Deze markering is standaard. Omdat u kunt aangeven welke sjablonen toegankelijk moeten zijn voor de verschillende documenttypen, raden wij u aan om nieuwe sjablonen toegankelijk te maken voor alle documenttypen.
Let op! U kunt de Omschrijving,
Samenvoegbasis, Adres
1, Adres 2 en Notitie
veranderen nadat de sjabloon is aangemaakt of in gebruik genomen, maar
het is in de regel doelmatiger om een nieuwe documentsjabloon aan te maken
in plaats van de samenvoegbasis te veranderen.