Eigenschappen voor de documentenkaart
In de documentkaart die zich opent bij het aanmaken van een nieuw document,
vult u de eigenschappen voor het document in.
Nieuwe documenten maakt u aan via Documentenlijst
of in het tabblad Document in
de modules Relatie, Project, Medewerkersregister, Contactpersoon of Activiteit.
Let op!
U kunt het document koppelen aan één of meerdere medewerkers of relaties/contactpersonen.
Dit kunt u op twee verschillende manieren doen: u voert de gegevens van
medewerkers of relaties in in de respectievelijke tabbladen
voordat u op Aanmaken/samenvoegen
klikt, of u voert de medewerkers of relaties in met behulp van een selectievenster
dat wordt weergegeven wanneer u op Aanmaken/samenvoegen
heeft geklikt.
U kunt niet tegelijkertijd gegevens van zowel medewerkers als relaties
in hetzelfde document samenvoegen.
De velden in de documentenkaart
Titel: Typ een toepasselijke
titel in voor het aan te maken document. De titel verschijnt in de Documentenlijst
en als titel in het aan te maken document.
Datum: De programmadatum wordt
automatisch ingevuld. Deze kan eventueel overschreven worden.
Auteur: De aangemelde gebruiker
(u) wordt automatisch als auteur aangegeven, maar dit kan eveneens overschreven
worden. De naam die wordt weergegeven, wordt automatisch uit het medewerkersregister
opgehaald.
Onze Ref:
Selecteer via de afrollijst de persoon uit het medewerkersregister die
u wenst als "Onze referentie" of typ de gewenste naam rechtstreeks
in in de lijst.
Project: Geef aan of het document
aan een project gekoppeld moet worden.
Type: Selecteer via de afrollijst
een passend documenttype - bijvoorbeeld Medewerker,
Relatie of Project. U kunt meerdere documentsoorten
aanmaken door met de rechter muisknop in de lijst te klikken en te kiezen
voor Standaardregister
wijzigen.
Status: Status geeft een indicatie
over hoe ver in het proces u geraakt bent met het document en kan een
hulp zijn om uw documenten later gemakkelijker te filteren. Bij Gebruikersinstellingen voor Document
kunt u aangeven of de status automatisch gewijzigd moet worden naar Uitgevoerd op het moment dat het document
is aangemaakt.
Programma: De programma’s
die u kunt gebruiken zijn Microsoft Word®, Microsoft Excel®,
Microsoft PowerPoint®
en Microsoft Project®.
Documentsjablonen: De beschikbare
documentsjablonen in de afrollijst zijn afhankelijk van de gekozen documentsoort
en programma voor het document.
Documentnaam: Bij Gebruikersinstellingen
kunt u aangeven of het programma automatisch een documentnaam moet voorstellen.
De naam kan te allen tijde overschreven worden.
Gegevensmap: De standaard opslagruimte
voor het gekozen documenttype wordt automatisch aangegeven, maar ook deze
kan veranderd worden met behulp van de bladerknop - de knop met de drie
puntjes [&ldots;]. Windows Verkenner wordt dan gestart en u kunt een geschikte
gegevensmap aangeven waarin u uw documenten kunt opslaan.
Aanmaken/samenvoegen: Klik hier
om de wizard te starten die u verder helpt met het aanmaken of samenvoegen
van een document voor relaties. Het document wordt rechtstreeks aangemaakt
na het klikken op Aanmaken/samenvoegen
indien u relaties of medewerkers heeft toegevoegd in de tabbladen. De
wizard verschijnt dan niet.
Let op! De wizard opent zich niet bij
handmatige koppeling van Relaties/Contactpersonen
of Medewerkers aan een document.
De tabbladen in de documentenkaart
Hoofdtekst: De tekst die u hier
intypt, wordt als samenvoegveld gebruikt bij de overeenkomstige documentsjablonen.
Notitie: Hier kunt u eventuele
notities invoeren. Het is ook mogelijk om de gegevens van de gebruiker
en tijdstip waarop deze de notitie heeft aangemaakt automatisch in te
voeren. De instellingen daarvoor worden aangegeven bij Gebruikersinstellingen
in het tabblad Documentenkaart.
Relaties: Wordt gebruikt om
relaties en contactpersonen handmatig aan het document te koppelen. Een
andere mogelijkheid is om relaties/contactpersonen aan het document te
koppelen door in de wizard op Aanmaken/samenvoegen
te klikken. Het is mogelijk om relaties en contactpersonen te koppelen
nadat het document is aangemaakt, maar u zult dan de melding krijgen dat
het document reeds is aangemaakt en daarom de nieuwe relatiegegevens niet
in het document kunnen worden opgenomen.
Medewerkers: Wordt op dezelfde
manier gebruikt als het tabblad Relaties om medewerkers handmatig te koppelen
voordat het document wordt aangemaakt. Een andere mogelijkheid om medewerkers
aan het document te koppelen is door de wizard te starten en op Aanmaken/samenvoegen te klikken. Wanneer
u een medewerker wilt verbinden met een document nadat het is aangemaakt,
krijgt ook hier de mededeling dat de gegevens niet in het document kunnen
worden opgenomen.
Diverse: In het veld Referentie
schrijft u de referentie voor de ontvanger in (Uw ref.). U vinkt Privé Document aan wanneer u wilt dat
een document niet toegankelijk moet zijn voor andere gebruikers. Let u
vooral er op dat er geen reservekopie van het document zal worden gemaakt
wanneer u een reservekopie maakt zonder systeembestanden. Met een markering
hier zal de gegevensmap ook als gebruikersmap worden ingesteld.
Nieuw
document aanmaken
Documenten
Gebruikersinstellingen
voor document
Documentenoverzicht
Documenttype
Instellingen voor
reservekopie