Het programma verzendt e-mails via Outlook. U kunt er daarnaast voor kiezen het systeem met Outlook te integreren, zodat bijvoorbeeld inkomende e-mails in Outlook als activiteit aan het programma worden doorgegeven of afspraken uit de Outlook-agenda worden gekopieerd naar de agenda in uw Mamut Business Software. De integratie kan worden gebruikt ongeacht of u voor uitgaande mails de e-maileditor van Outlook gebruikt of de interne e-maileditor van het programma. Om de integratie te activeren gaat u naar Beeld - Instellingen - Gebruiker. Selecteer het tabblad Module-instellingen en klik op het Outlook-icoon. Er kan worden ingesteld dat bij ontvangst van een e-mail in Outlook automatisch een activiteit in het programma wordt aangemaakt voor het desbetreffende contact, mits het programma het e-mailadres van de afzender kan vinden in een van uw contactkaarten; u kunt een dergelijke activiteit echter ook handmatig aanmaken. U kunt ook de taaklijst en de agenda synchroniseren - zowel in één richting als in beide richtingen.
Meer informatie over het starten met het gebruik van e-mail binnen het programma leest u hier.
Let op! Overal in deze beschrijving
van de Outlook-integratie wordt de Mamut Business Software aangeduid als
'het programma'. Om deze integratie te kunnen activeren moet u Microsoft
Outlook op uw computer geïnstalleerd hebben. De integratie is compatibel
met Outlook 2003, Outlook XP en Outlook 2002 met SP3. (Maar niet compatibel
met Outlook Express.)
Instellen van de synchronisatieparameters
Activiteiten kopiëren van het programma naar de agenda en taaklijst in Outlook: Activiteiten die u in het programma aanmaakt kunnen automatisch worden gekopieerd naar de agenda en de taaklijst van Outlook.
Kies tussen automatische synchronisatie en handmatig kopiëren: Automatische synchronisatie betekent dat in het programma automatisch activiteiten worden aangemaakt op basis van de keuzen die u in de gebruikersinstellingen voor Outlook heeft gemaakt. Handmatig kopiëren betekent u ervoor kunt kiezen om in het programma een activiteit aan te maken op basis van de keuzen die u in de gebruikersinstellingen voor Outlook heeft gemaakt.
Selecteer welke typen bijlagen gesynchroniseerd moeten worden: U kunt kiezen of een bijlage bij een inkomende e-mail moet worden gekopieerd naar de document-module van het programma, en zo ja welke typen bijlagen u wilt toestaan.
Kopiëren van activiteiten vanuit Outlook en instellen van de standaardwaarden daarvoor: Activiteiten in de taaklijst en de agenda kunnen worden gekopieerd naar de agenda of de taaklijst in het programma. Bovendien kunt u activiteiten laten aanmaken op basis van zowel inkomende als uitgaande e-mails.
Meer details hierover vindt u onder Gebruikersinstellingen voor Outlook hier.
Speciale menubalk in Outlook
U krijgt in Outlook een afzonderlijke menubalk waarmee u de integratie rechtstreeks kunt regelen.
Meer over de menubalk in Outlook leest u hier.
In Outlook aanmaken van nieuwe e-mails aan contacten uit het adresboek van het programma: In de menubalk is er een afzonderlijke knop voor een Nieuwe e-mail, waarmee u de contacten in het adresboek van het programma kunt doorzoeken voordat u een e-mail aanmaakt.
Rechtstreeks in Outlook aanmaken van contacten en deze synchroniseren met het programma: U kunt een contact of bedrijfscontact rechtstreeks in Outlook aanmaken en onmiddellijk synchroniseren, ook wanneer het contact niet reeds aanwezig is in het programma.
Open de contactenkaart en activiteiten rechtstreeks vanuit Outlook: U kunt de contactenkaart en de activiteit die er in het programma bij past, openen vanuit een gesynchroniseerd element in Outlook.
Controleer de synchronisatiestatus van een element: U kunt controleren of een element gesynchroniseerd en zo ja met welk contact, met of zonder bijlagen enz. Hiermee heeft u volledige controle over de elementen in beide programma's.
Belangrijke opmerkingen
Systeembeheerder: De e-mailinstellingen worden op het niveau van de individuele gebruiker bepaald.
Terugkerende items: In Outlook kan worden ingesteld dat bepaalde items in de agenda met geregelde tussenpozen terugkeren en in de agenda worden herhaald. Deze items kunnen uitsluitend als één element in het programma gesynchroniseerd worden, d.w.z. alleen het hoofditem wordt gesynchroniseerd.
Meer gebruikers: De functionaliteit ondersteunt uitsluitend integratie met uw eigen Outlook-programma. Er kunnen in het programma geen activiteiten worden aangemaakt die gesynchroniseerd worden met de Outlook-programma's van andere gebruikers.
Meer contacten: E-mails die vanuit Outlook aan een aantal in het programma geregistreerde contacten/contactpersonen worden verzonden, worden uitsluitend gesynchroniseerd met het eerste contact van de lijst.
Meer bedrijfsdatabases: De Outlook-integratie kan slechts op één bedrijfsdatabase worden toegepast. Als u meer bedrijfsdatabases heeft, moet u een keuze maken met welke database u wilt integreren. U kunt de doeldatabase echter wel wijzigen, door de integratie - indien actief - uit te schakelen en vervolgens aan een andere bedrijfsdatabase te koppelen.
Elementen verwijderen in Outlook: Wanneer u in Outlook een element verwijdert, verschijnt er een meldingsscherm, waarin u gevraagd wordt of u ook de bijbehorende activiteit uit het programma wilt verwijderen. Dit bericht verschijnt uitsluitend als u gebruik maakt van de functie Verwijderen (het X-symbool in de Outlook-werkbalk). U moet het element niet 'rechtstreeks' door middel van het commando 'Shift + Enter' verwijderen, omdat hiermee het element permanent wordt verwijderd, waarna het niet meer mogelijk is om ook het corresponderende element in het programma te verwijderen.
Meer informatie: