Systeembeheerder:
De e-mailinstellingen worden op het niveau van de individuele gebruiker
bepaald. Het programma bevat functionaliteit voor het verzenden van e-mails naar uw relaties. Zo kunt u offertes, orders en facturen of een betalingsherinnering per e-mail aan uw relaties zenden. Rapporten die u in het programma aanmaakt, kunnen eveneens per e-mail worden verzonden. Als u gebruik maakt van de programmafuncties voor het maken en opslaan van e-mails naar en - indien gewenst - van uw relaties, heeft u het meeste profijt van de klantenservice-functionaliteit van het programma. De e-mails zijn gekoppeld aan de relaties en u kunt de correspondentie met uw relaties later eenvoudig terugvinden.
Lees hier meer informatie over het starten met het gebruik van de e-mailfunctie.
Systeembeheerder:
De e-mailinstellingen worden op het niveau van de individuele gebruiker
bepaald.
Het programma verzendt e-mails via Microsoft Outlook
Om e-mails rechtstreeks vanuit het programma te kunnen verzenden moet Microsoft Outlook of Outlook Express op uw computer geïnstalleerd zijn. U kunt zelf kiezen of u Mamut wilt gebruiken als e-maileditor voor het aanmaken en wijzigen van uw uitgaande e-mail, of dat u hiervoor waar mogelijk liever gebruik maakt van de e-maileditor van Outlook.
Let op!
Als u de Outlook-integratie voor meer taken wilt gebruiken dan alleen
het verzenden van e-mails, kunt u Outlook Express niet gebruiken. Hieronder
vindt u meer informatie over de integratie met Outlook.
Klik hier voor meer informatie over de interne e-maileditor van het programma.
E-mails aanmaken waar u ook bent
De e-mailfunctionaliteit is geïntegreerd met de meeste andere onderdelen van het systeem. Zo kunt u offertes, orderbevestigingen en facturen rechtstreeks vanuit het systeem per e-mail verzenden. Ook kunt u een nieuwe e-mail rechtstreeks aanmaken vanuit bijvoorbeeld de relatiekaart, het projectenregister of het medewerkersregister. Ook kunt u desgewenst een rapport naar e-mail afdrukken als ook andere documenten verzenden.
Rapporten naar e-mail afdrukken (.pdf-bijlage)
U kunt ervoor kiezen af te drukken naar e-mail. Als u bijvoorbeeld een factuur naar e-mail wilt afdrukken, converteert het programma de afdruk automatisch naar een .pdf-bestand, dat als bijlage bij een e-mail naar de ontvanger wordt gevoegd. De meeste ontvangers zullen een .pdf-bijlage kunnen lezen, en het wordt algemeen beschouwd als een veilig bestandstype.
Zie voor meer hierover hier.
Kies de methode voor standaard e-mailontvanger
In de bedrijfsinstellingen voor relatiebeheer kunt u de methode kiezen voor welk(e) e-mailadres(sen) standaard gebruikt dient/dienen te worden bij het verzenden van inkoop- en verkoopdocumenten per e-mail. U heeft de keuze tussen E-mailadres van relatie, het veld Uw ref. en E-maillijst. De e-maillijst laat u vóór verzending kiezen tussen de e-mailadressen geregistreerd op de relatie en de contactpersonen. Uw ref. geldt de referentie van de relatie van offerte/order/factuur.
Microsoft Outlook
U kunt er ook voor kiezen het systeem met Outlook te integreren.
De Outlook-integratie kan worden gebruikt ongeacht of u voor het schrijven van uitgaande mails de editor van Outlook gebruikt of de interne editor van het programma. De integratie biedt u onder meer de mogelijkheid om inkomende en uitgaande e-mails automatisch of handmatig aan uw relaties te koppelen. U kunt e-mails, de agenda en de takenlijst integreren en u kunt bovendien rechtstreeks vanuit Outlook nieuwe relaties aanmaken.
Let op! Om deze integratie te kunnen
activeren moet u Microsoft Outlook
De instellingen voor de Outlook-integratie vindt u onder Beeld - Instellingen - Gebruiker. Selecteer het tabblad Module-instellingen en klik op het Outlook-icoon.
Meer informatie over de integratie met Outlook vindt u hier.
E-mail naar een groep
U kunt de wizard gebruiken voor het selecteren van een groep relaties waaraan u tegelijk een groepsmail wilt sturen. In de wizard kunt u vaste selecties opgeven en opslaan, die u later kunt gebruiken. U kunt uw selectie laten afhangen van een aantal criteria, zodat u op ieder moment precies de juiste relaties aan kunt schrijven.
Lees hier meer over het opzetten en onderhouden van uw relaties.
Meer over de relatiewizard leest u hier.
E-mailsjablonen
Met behulp van de interne e-maileditor van het programma kunt u e-mailsjablonen aanmaken. Met deze e-mailsjablonen kunt u tekstgedeelten vooraf invoeren en opmaken, zodat u dat niet telkens opnieuw hoeft te doen bij het versturen van soortgelijke e-mails aan uw relaties. U kunt zo veel sjablonen aanmaken als u nodig heeft. Ook als u het systeem bij de gebruikersinstellingen voor Outlook zodanig heeft ingesteld dat Outlook wordt gebruikt als e-maileditor, zullen de registers waarvoor het gebruik van e-mailsjablonen zinvol is, nog steeds gebruik maken van de interne e-maileditor van het programma. Meer hierover leest u onder 'Starten met e-mail' hier.
Meer over e-mailsjablonen leest u hier.
Meer informatie: