In het programma zit een vooraf gedefinieerde, zeer eenvoudige indeling van relaties, die u kunt gebruiken via de aanvinkvakjes voor klant, leverancier, partner en privé op de relatiekaart. Als een relatie zowel klant als leverancier is, vinkt u gewoon beide vakjes aan. Hiermee kunt u de relatiegegevens bewerken voor zowel de relatie, als leverancier en als klant.
Met behulp van Groepen
kunt u uw relaties indelen, zodat deze in een later stadium makkelijker
gefilterd kunnen worden. U kunt elke gewenste groep gebruiken om uw relaties
nog grondiger te categoriseren om deze te kunnen filteren als u informatie
op maat naar een specifieke groep klanten wilt sturen. U kunt relaties
kiezen vanuit bepaalde groepen via de functie Filter. Deze vindt u op de werkbalk bovenaan op
de relatiekaart en in de Rapportmodule.
Status, Branche en Categorie onderscheiden de relaties voor rapporten, zoekacties en filterinstellingen. Ze maken allemaal deel uit van het standaardregister, d.w.z. dat u nieuwe opties kunt toevoegen door met de rechtermuisknop te klikken in de afrollijst en te kiezen voor Standaardregister wijzigen.
Op de
relatiekaart kunt u relaties koppelen aan een hoofdkantoor door op de
zoekknop naast het veld Hoofdkantoor te klikken. Om een relatie aan een
hoofdkantoor te kunnen verbinden, moet de relatie die het hoofdkantoor
vormt als zodanig zijn aangevinkt. Het gebruik van de hoofdkantoorfunctie
kan handig zijn als u goederen wilt leveren aan één relatie en aan een
andere wilt factureren.
Via Aangepast
veld kunt u uw relaties indelen op basis van uw eigen criteria,
door relaties onder te verdelen in groepen die u zelf hebt gedefinieerd.
Voor het aanmaken van een nieuwe groep in de afrollijst gaat u naar Instellingen - Bedrijf - Standaardregister
en kiest u voor Aangepast veld.
Onderhouden van het register
Veel gebruikers bedenken, nadat ze een tijdje met het relatieregister hebben gewerkt of als ze nieuwe mogelijkheden nodig hebben, nieuwe manieren om hun relaties onder te verdelen. De wizard voor het wijzigen van waarden voor een selectie relaties (zie onderstaand) is het ideale hulpmiddel voor het bijwerken en onderhouden van het relatieregister. U kunt er tegelijkertijd waarden mee wijzigen voor een selectie relaties. Zo kunt u bijvoorbeeld groepsvelden en aangepaste velden toevoegen of verwijderen, gemeenschappelijke waarden (zoals "Onze ref." of "Branche") aanpassen of de instellingen voor klanten en leveranciers wijzigen, zoals betalingsvoorwaarden, leveringsvoorwaarden, valuta en taal.
Aan de hand van de wizard voor relatieselectie kunt u vaste selecties voor uw relaties instellen en opslaan. Deze kunt u later opnieuw gebruiken voor verschillende handelingen, zoals bijvoorbeeld het aanmaken van activiteiten of documenten voor de relaties of het versturen van e-mails. Zo kunt u veel tijd besparen.
Integratie met Microsoft
Met behulp van de Microsoft Outlook-integratie kunt u uw relatieregister up to date houden zowel in Outlook als in het programma. U kunt de e-mail adressen van uw relaties in Outlook koppelen aan de relaties en contactpersonen in het programma. De nieuwe contacten die u aanmaakt, kunnen in beide "richtingen"gesynchroniseerd worden.
Non-actief
Relaties die worden gebruikt in een ander deel van het programma, kunnen niet worden verwijderd. Als u niet wilt dat een bepaalde relatie nog langer beschikbaar is, kunt u die relatie op non-actief zetten. Hiervoor selecteert u Ja in de afrollijst Non-actief op het tabblad Overige info.
Geen verzendingen
Sommige relaties willen geen bulkmail ontvangen, zoals informatie over speciale aanbiedingen per e-mail. Op het tabblad Overige info kunt u het vakje Geen verzendingen aanvinken. U kunt dan met behulp van de geavanceerde selectie bij het maken van een bulkmail ervoor kiezen de klanten waarbij deze instelling is geselecteerd te excluderen.
Meer informatie:
Aanpassen van waarden voor een selectie relaties
Wizard voor bewerken van relaties