Beeld - Document - Nieuw Document
Bij aangemaakte documenten kunt u één of meerdere relaties ofwel handmatig toevoegen in het tabblad Relaties in de documentkaart ofwel ze toevoegen met behulp van de wizard. Indien het document slechts met een beperkt aantal relaties samengevoegd moet worden, is het het eenvoudigst om deze relaties/contactpersonen handmatig toe te voegen. Wanneer het document daarentegen naar een groter aantal relaties verzonden moet worden, is het doelmatig om de wizard te gebruiken.
Let op! De wizard start enkel indien
er geen relaties/contactpersonen handmatig zijn toegevoegd op het tabblad
Relaties.
De wizard start u vanuit de documentkaart door te klikken op Aanmaken/samenvoegen. Het programma controleert eerst of er handmatig relaties zijn toegevoegd in het tabblad Relaties, indien niet start de wizard. Hier moet u eerst kiezen of het document moet worden gekoppeld aan één of meerdere relaties. Kiest u voor Een relatie wordt het document aangemaakt en de contactgegevens van de relatie worden samengevoegd op voorwaarde dat de documentsjabloon zulke samenvoegingsvelden bevat.
Kiest u voor Meerdere relaties (samenvoegdocument) opent een selectievenster zich waar u een aantal relaties definieert waarbij documenten aangemaakt en samengevoegd worden. U kan bijv. kiezen dat alle relaties binnen een bepaalde branche of categorie het document ontvangen. Wanneer het document is aangemaakt, is het toegankelijk in het tabblad Documenten van iedere relatie die aan het document zijn gekoppeld.
Let op! Het is mogelijk om relaties
en contactpersonen te koppelen nadat het document is aangemaakt, maar
u zult dan de melding krijgen dat het document reeds is aangemaakt en
daarom de nieuwe relatiegegevens niet in het document kunnen worden samengevoegd.
Zo koppelt u meerdere relaties via de wizard
Ga naar Beeld - Document - Nieuw document.
Kies Relatiebeheer in de afrollijst bij Type.
Klik op Aanmaken/samenvoegen.
Vink Meerdere relaties (samenvoegdocument) aan in de eerste stap van de wizard en klik op Volgende.
Maak de gewenste selectie. Lees meer over Selectie hier.
Klik op OK.
Maak eventueel handmatig aanpassingen aan de selectie
om individuele relaties toe te voegen of te verwijderen.
Klik op Voltooien.
Bewerk het document, dat zich opent indien u veranderingen wenst door te voeren.
Sluit het document en sla eventuele wijzigingen op.
Het document
is nu samengevoegd met de relaties van de selectie en het tabblad Relaties
in de documentkaart is bijgewerkt met de gekozen relaties en contactpersonen.
Tip! Wenst u alle relaties die samengevoegd
zijn, te tonen, dan klikt u op de knop ABC
(View Merged Data). U kunt door de relaties bladeren door te klikken op
de pijlknoppen op de werkbalk.
De wizard voor het aanmaken van een document waaraan medewerkers gekoppeld worden
Documentenoverzicht