Beeld -
Artikel - Artikelregister
Over het algemeen kan het handig zijn om artikelen onder te verdelen met de indeling die het systeem nodig heeft m.b.t. informatie over de vraag of het artikel een voorraadartikel, een stuklijst, een arbeid/dienst of geen van deze mogelijkheden is.
De gebruikte onderverdeling varieert vaak enorm van bedrijf tot bedrijf. Voor het onderverdelen van artikelen kunt u de artikelcategorie, de productgroep en eventueel gekoppelde subgroepen gebruiken.
De artikelcategorie en de artikelgroep worden ingesteld en bewerkt in het standaardregister. U vindt dit register via Beeld - Instellingen - Bedrijf - Standaardregister.
Standaardregister wijzigen! U kunt
met de rechtermuisknop klikken in het veld met de alternatieven voor selecties
vanuit het standaardregister. Hiermee geeft u de optie Standaardregister
wijzigen weer en opent u het standaardregister, zodat u alternatieven
rechtstreeks in het register kunt bewerken of toevoegen.
Voorbeeld: In het venster Order/Factuur op het tabblad Tekst.
Klik met de rechtermuisknop op het veld naast Tekst
selecteren en klik op Standaardregister
wijzigen.
Artikelcategorie
U kunt een artikelcategorie selecteren uit de vervolgkeuzelijst in het bovenste deel van de artikelkaart. De artikelcategorie wordt vaak gebruikt om een eenvoudige onderverdeling aan te brengen. Een loodgietersbedrijf zal bijvoorbeeld categorieën aanmaken voor uren, materialen, reistijd, onderaannemers enz.
De onderverdeling in artikelcategorieën heeft geen gevolgen voor de administratiemodule.
Bij het afdrukken van een rapport kunt u indien nodig een filter voor de artikelcategorie toepassen. U kunt geen kortingen per artikelcategorie toekennen, maar u kunt wel tegelijkertijd prijzen aanpassen voor een hele categorie, eventueel in combinatie met andere criteria. Dit doet u met behulp van de functie Prijsaanpassing.
Artikelcategorieën worden ingesteld en bewerkt in het standaardregister. U opent dit via Beeld - Instellingen - Bedrijf - Standaardregister.
Artikelgroep
U kunt een artikelgroep voor het artikel selecteren uit de vervolgkeuzelijst rechtsboven in het bovenste deel van de artikelkaart.
Artikelgroepen kunnen worden gebruikt als het bedrijf een meer gedetailleerde onderverdeling voor zijn artikelen nodig heeft. Een loodgietersbedrijf zal bijvoorbeeld de artikelcategorie "uren" verder onder willen verdelen in planning, afgeronde werkzaamheden, reistijden enz.
Het onderverdelen van artikelen in artikelgroepen kan, als u dat wilt, gevolgen hebben voor de administratiemodule. Een artikelgroep kan bijvoorbeeld naar een specifieke verkooprekening in het grootboek worden geleid.
Bij het afdrukken van een rapport kunt u indien nodig een filter op artikelgroep toepassen en u kunt het filter ook met andere criteria combineren. Het is mogelijk om uw klanten verschillende kortingen te bieden op basis van de verschillende artikelgroepen. Ook kunt u de prijzen voor een hele artikelgroep in één keer aanpassen, eventueel in combinatie met andere criteria. Dit doet u met behulp van de functie Prijsaanpassing.
Bij de module-instellingen voor Artikel kunt u, als u dat handig vindt, aangeven welke artikelgroep er bij het aanmaken van een nieuw artikel standaard moet worden weergegeven op de artikelkaart.
Subgroep
Een artikelgroep kan verschillende subgroepen bevatten. Ook deze kunt u instellen in het standaardregister. Elke artikelgroep kan zodanig worden bewerkt dat u er subgroepen aan toe kunt voegen.
Bij de module-instellingen voor Artikel kunt u bepalen hoeveel artikelgroepniveaus u wilt gebruiken. Het maximaal beschikbare aantal niveaus is 4. Als u het maximum selecteert, bevat de artikelkaart een veld voor artikelgroep plus drie subgroepvelden.
Subgroepen hebben geen gevolgen voor administratieprocessen. Alleen voor het hoogste niveau (artikelgroep) kunt u de verkooprekeningen voor artikelgroepen toekennen.
U kunt ook geen kortingen per subgroep toekennen. U kunt echter wel een filter voor de subgroep toepassen, zodat u bijvoorbeeld de prijs voor alle artikelen in een bepaalde subgroep kunt wijzigen met behulp van de functie Prijsaanpassing.
Een subgroep instellen
Open het standaardregister, bijvoorbeeld door met de rechtermuisknop te klikken in het veld Artikelgroep op de artikelkaart en te kiezen voor Standaardregister wijzigen.
Markeer de artikelgroep waarvoor u een subgroep wilt aanmaken.
Klik op Bewerken.
Activeer (klik in) het grote veld in het venster en klik op Bewerken.
Voer een naam in voor de subgroep in het kleinere tekstvak bovenaan.
Klik op Vorige. Controleer of de subgroep is toegevoegd aan het grotere venster onderaan.
Klik op Vorigeen vervolgens op OK.
De subgroep kan nu worden geselecteerd.
Als u meer subgroepen wilt toevoegen, kunt u dit direct na stap 6 in de bovenstaande instructies doen.
U kunt in de module-instellingen voor Artikel aangeven hoeveel artikelgroepniveaus u wilt toepassen. U kunt maximaal 4 niveaus selecteren. Als u het maximum selecteert, bevat de artikelkaart een veld voor artikelgroep plus drie subgroepvelden.
Onderhoud
De procedure voor Bijwerken van selectie artikelen is een tool waarmee het wijzigen van dezelfde waarden voor meerdere artikelen tegelijk in het artikelregister een stuk eenvoudiger wordt. Met deze tool doet u dit veel sneller, zonder dat u handmatig het volledige artikelregister hoeft door te lopen.
Als u een artikel wilt dupliceren/kopiëren, kunt u dit eenvoudig doen
door op de knop Dupliceren op de werkbalk te klikken.
Om er zeker van te zijn dat uw artikelen met de meest actuele prijs worden weergegeven, kunt u gebruik maken van de procedure Prijsaanpassing voor het aanpassen van de verkoopprijs, inkoopprijs, kosten en brutowinst voor meerdere artikelen tegelijk. Eerst past u een filter toe en vervolgens selecteert u welke prijzen moeten worden aangepast voor de filterresultaten.
Een artikel dat niet meer in gebruik is, kan niet worden verwijderd als het is opgenomen in één of meer transacties. U kunt het echter wel de status non-actief geven, zodat verdere activiteiten met dat artikel niet meer mogelijk zijn.
Meer informatie:
Gebruikersinstellingen voor artikel
Module-instellingen voor artikel
Een artikel deactiveren en een vervangend artikel selecteren