For å komme i gang med eDokumenter, må du først
være tilkoblet Mamut Online Desktop.
Du kan lese mer om tilkobling til Mamut Online Desktop
her. Med eDokumenter kan du utveksle elektroniske fakturaer i ulike formater (bl.a. EHF og Svefaktura) per e-post eller via Mamut Online Desktop. Flere av formatene kan også importeres til Mamut Business Software. Dette sparer tid både for deg og dine kunder.
For å komme i gang med eDokumenter, må du først
være tilkoblet Mamut Online Desktop.
Du kan lese mer om tilkobling til Mamut Online Desktop
her.
Innstillinger i Mamut Online Desktop
Det første du deretter må gjøre er å aktivere eDokumenter-kontoen din i Mamut Online Desktop. Dette gjør du under Innstillinger - Firmainnstillinger - eDokumenter. Klikk knappen Aktiver oppe i venstre hjørne for å aktivere din konto. Angi deretter hvilke innstillinger du ønsker å bruke for din konto, og klikk Lagre. Du har nå aktivert funksjonaliteten.
Les mer om innstillingene her.
Tips! Du kan også kontrollere brukertilgangen
til funksjonaliteten eDokumenter ved hjelp av
tilgangskontroller. Les mer her.
Innstillinger på kontakt
Dersom du også ønsker å sende eDokumenter til dine kontakter, må du angi dette på kontaktkortet til de kontaktene det gjelder. Dette kan gjøres både i Mamut Online Desktop og i Mamut Business Software.
Du må angi om eDokumentene skal sendes i formatet Mamut UBL til andre Mamut Online Desktop-brukere som også har aktivert funksjonaliteten, eller om de skal sendes i Elektronisk Handelsformat (EHF) eller som Svefaktura via e-post. EHF vil fra og med 1. juli 2011 være standardformat for elektroniske fakturaer til statlige etater og helseforetak i Norge. Svefaktura er et svensk standardformat for elektroniske fakturaer. Les mer om EHF og Svefaktura (ekstern lenke).
I Mamut Online Desktop finner du innstillingene på panelet eDokumenter nederst i kontaktkortet. I Mamut Business Software finner du innstillingene på fanekortet Innstillinger i kontaktkortet, under knappen eDokumenter.
Tips! Dersom du ikke ser knappen eDokumenter
i Mamut Business Software
etter å ha aktivert funksjonaliteten, kan du prøve å avslutte programmet
og åpne det på nytt. Knappen bør da være synlig.
Slik angir du at en kontakt skal motta eDokumenter
Opprett først en kontakt på vanlig måte, eller bla deg
frem til kontakten det gjelder, og åpne denne på vanlig måte.
Tips! Du finner mer informasjon om hvordan du oppretter en kontakt
i Mamut Business Software her (ekstern lenke),
og om hvordan du oppretter en kontakt i Mamut Online Desktop
her.
Gå til innstillingene for eDokumenter, som du finner på panelet eDokumenter nederst på kontaktkortet i Mamut Online Desktop, eller ved å gå til fanekortet Innstillinger - knappen eDokumenter i Mamut Business Software.
Velg Format.
Mamut UBL: For sending av elektronisk faktura til andre Mamut Online Desktop-brukere som også har aktivert
funksjonaliteten.
EHF/Svefaktura: For sending av faktura i henholdsvis Elektronisk
Handelsformat (EHF) eller Svefaktura-format. Mottaker vil da motta en
e-post med link til nedlasting av fakturaen.
Angi deretter kontaktens EndPoint
ID eller E-post i feltet
for dette, avhengig av hvilket format du valgte i forrige steg.
EndPoint ID: Kontaktens unike identifikasjonsnummer fra Mamut Online Desktop, som sørger for at eDokumentet
knyttes mot riktig mottaker/avsender. Du har også mulighet til å søke
etter kontaktens EndPoint ID dersom du ikke kjenner denne ved å klikke
på søkeknappen med tre prikker. Knappen vil kun være tilgjengelig når
det ikke er lagt inn noen data i feltet, og søket utføres på informasjon
som allerede er lagt inn på kontaktkortet. Merk at kontakten må ha aktivert
sin eDokumenter-konto for å
være søkbar.
E-post: Dette feltet vil fylles ut automatisk dersom du allerede
har registrert en e-postadresse på kontakten. Du kan også klikke på knappen
med tre prikker for å åpne en liste over alle e-postadresser som er registrert
på kontakten eller tilhørende kontaktpersoner, eller du kan skrive inn
en e-postadresse direkte i feltet.
Merk deretter av for at kontakten skal motta eDokumenter.
Utskriftsformat hentes som standard fra firmainnstillingene dine i Mamut Online Desktop, men du kan også velge å overstyre formatet for hver enkelt kontakt.
Klikk OK/Lagre når dette er gjort.
Du har nå angitt at kontakten skal motta eDokumenter.
Du kan nå sende fakturaer som eDokumenter til kontakten. Les mer om hvordan du oppretter eDokumenter her.
Innstillinger i Mamut Business Software
Når du mottar fakturaer som eDokumenter fra leverandører, og ønsker å bokføre disse direkte i Mamut Business Software, kan du velge mellom kun å bokføre fakturaen i Hovedbok eller samtidig å opprette en ny innkjøpsordre eller oppdatere en eksisterende innkjøpsordre. I importveiviseren har du i tillegg en rekke redigeringsmuligheter som styrer hvordan eDokumentet vil bokføres.
Les mer om bokføring av eDokumenter her.
Velger du å opprette en ny innkjøpsordre eller oppdatere en eksisterende innkjøpsordre, er det viktig å legge merke til at det også finnes en rekke innstillinger for innkjøp og produkt i Mamut Business Software som vil påvirke hvordan prosessen vil foregå. Du kan lese mer om disse innstillingene i dokumentasjonen til de respektive importalternativene. Les mer om å Bokføre og opprette ny innkjøpsordre og Bokføre og oppdatere en eksisterende innkjøpsordre.
Se også: