Dersom alt er i orden med fakturaen, markerer du linjen
og klikker Godkjenn i verktøylinjen
for å godkjenne eDokumentet. Statusen vil da endres til Godkjent.Når du mottar en faktura som et eDokument, kan dokumentet bokføres direkte inn i Mamut Business Software ved hjelp av en veiviser. Du vil finne alle mottatte/importerte eDokumenter i innboksen i Mamut Online Desktop, som du åpner ved å velge Lister - eDokumenter.
Før du kan bokføre et eDokument, må det imidlertid være godkjent og knyttet til en kontakt som er registrert som leverandør i Mamut Business Software.
Godkjenne/avvise eDokumenter
Alle mottatte eDokumenter vil automatisk få statusen Ubehandlet i innboksen. På den måten har du mulighet til å kontrollere eDokumentet før du eventuelt godkjenner eller avviser det. Du kan vise eDokumentet ved å klikke på PDF-ikonet på linjen, eller ved å utvide linjen og velge Vis detaljer.
Dersom alt er i orden med fakturaen, markerer du linjen
og klikker Godkjenn i verktøylinjen
for å godkjenne eDokumentet. Statusen vil da endres til Godkjent.
Dersom det er noe galt med fakturaen, markerer du linjen
og klikker Avvis. eDokumentet
vil få statusen Avvist, men vil
fortsatt ligge i innboksen. Merk at ingen beskjed vil sendes til avsender
dersom du avviser et eDokument, dette må du gi beskjed om selv.
Knytte eDokumenter til kontakt
Når du mottar eller importerer et eDokument, vil avsenderens EndPoint ID automatisk sjekkes mot kontaktregisteret ditt. Dersom avsenderens EndPoint ID matcher en EndPoint ID som du har registrert på en av dine kontakter, vil dokumentet automatisk knyttes mot den kontakten. Du vil da se kontaktens kontaktnummer, leverandørnummer og navn i delen Min kontaktinformasjon.
Dersom dette feltet er blankt, betyr det at EndPoint ID ikke ble funnet i ditt kontaktregister, eller at avsender ikke har EndPoint ID. Du kan da knytte eDokumentet manuelt til en kontakt ved hjelp av knappen Knytt til kontakt.
Slik knytter du eDokumenter mot en kontakt manuelt
Logg deg inn i Mamut Online Desktop på vanlig måte, og gå til Lister - eDokumenter - Innboks.
Marker aktuelt eDokument i innboksen.
Klikk knappen Knytt
til kontakt i verktøylinjen.
Klikk OK på spørsmålet om du ønsker å manuelt knytte dokumentet til en kontakt.
Marker ønsket kontakt i listen som åpnes, og klikk OK.
Søk deg eventuelt frem til aktuell kontakt ved hjelp av søkefeltet
øverst i listen.
Merk at det kun er kontakter som er registrert som leverandører, som
vil vises i listen.
Velg deretter hvorvidt du ønsker å oppdatere kontaktkortet med EndPoint ID, og klikk OK.
Klikk til slutt OK i resultatet.
eDokumentet er nå knyttet til valgt kontakt.
Bokføre eDokumenter
Når eDokumentet er godkjent og knyttet mot en kontakt, kan du deretter bokføre det ved hjelp av funksjonen Bokfør eDokument. Les mer om bokføring av eDokumenter her.
Se også: