Kom i gang med eDokumenter

Å bruke eDokumenter gir store fordeler. Du slipper prosessen med utskrift og ilegging i konvolutter, sparer portoutgifter samt at fakturaen kommer raskere frem til mottaker. Mottaker sparer tid på posthåndtering, skanning og OCR-tolking samt at en elektronisk faktura kan leses direkte inn i hans økonomisystem.

Myndighetene i Norge krever at statlige instanser som inngår avtaler etter 1. juli 2012 må deres leverandører og kunder sende elektroniske fakturaer og kreditnotaer på standardformatet EHF (Elektronisk Handelsformat). Fra og med Mamut Online versjon 5.1 kan du sende fakturaer og kreditnotaer (inklusive bilag) elektronisk via den integrerte tjenesten Visma eFaktura.

Før du kan begynne å sende eller motta elektroniske fakturaer er det noen forutsetninger som må være på plass:

Merk! Om du allerede bruker en tidligere versjon av Mamut Online men ønsker å oppgradere til aktuell versjon, må du aktivere modulen eDokumenter på nytt.

Koble til Mamut Online

For å komme i gang med eDokumenter, må du først være tilkoblet Mamut Online. Du kan lese mer om hvordan du kobler til Mamut Online her.  

Aktivere eDokumenter i Mamut Online

Når du har koblet deg til og logget deg inn på Mamut Online må du først aktivere ditt eDokumenter konto ved å inngå en avtale med aksesspunktet Visma. I versjonen og identifisere de av dine kontakter kontaktregistret som har en elektronisk adrese.

Slik aktiverer du eDokument fra Mamut Online

  1. Gå til Innstillinger - Firmainnstillinger - eDokumenter.

  2. Klikk på knappen Aktiver i verktøylinjen. 

  3. Aksepter lisensavtalen for Visma eFaktura gjennom å markere i Jeg aksepterer boksen og så klikke på OK.
    Nå får du et spørsmål om du ønsker å identifisere kontakter som kan motta elektroniske fakturaer. 

  4. Klikk OK. Nå starter en automatisk identifisering av alle de kontakter som du har i ditt kunderegister mot nettverket AutoInvoice. De av dine kontakter som har en registrert elektronisk adresse kommer til å vises i resultatlisten. Merk deg at identifiseringen kan ta litt tid.

  5. Filtrer identifiseringen gjennom å velge mellom menyvalget Enkelt treff og Flere treff fra nedtrekkslisten.

  6. Oppdater alle kontaktene ved å markere dem i resultatlisten og siden klikke Oppdater. Ønsker du å oppdatere alle samtidig trenger du ikke å markere kontaktene, men bare klikke Oppdater alle. Har noen av dine kontakter flere elektroniske adresser må du velge Flere treff i nedtrekksmenyen. Siden må du markere riktig kontakt og klikke Bestem kontakt.
    Kontaktkortet i Mamut One og Mamut Business Software kommer nå å oppdateres med kundens elektroniske adresse og at kontakten skal ta imot fakturaer/kreditnotaer elektronisk.

    Tips!     Om du ønske å oppdatere dine kontakter senere kan du gjøre det ved å klikke på knappen Identifiser elektronisk kontakt i verktøyslinjen.

  7. Klikk Steng.

  8. I panelet eDokumenter kan du nå angi forskjellige innstillinger du vil ha definert for din konto. For eksempel om du ønsker å motta en kvitteringsmelding i din e-post når ett eDokumenter, som du har sendt, er levert mottakeren.
    Les mer om innstillingene her.

  9. likk Lagre i verktøylinjen når du er ferdig med å angi ønskede innstillinger.

Du har nå aktivert eDokumenter og kan sende og motta elektroniske fakturaer, samt motta elektroniske fakturaer..

Tips! Du kan også kontrollere brukertilgangen til funksjonaliteten eDokumenter ved hjelp av tilgangskontroller. Les mer her.

Se også:

eDokumenter

Opprette og sende eDokumenter

Motta/importere eDokumenter

Behandle mottatte eDokumenter

Om bokføring av eDokumenter

Brukerinnstillinger for eDokumenter

Firmainnstillinger for eDokumenter