Om organisering og vedligeholdelse af kontakter
Den mest centrale inddeling af kontakterne er på forhånd defineret i programmet og foretages i kontaktopfølgningsregisteret i afkrydsningsfelterne for kunde, leverandør, partner og privat. Hvis en kontakt f. eks. optræder både som kunde og leverandør, markerer du for begge. Dermed kan du redigere kontaktinformationen, både når kontakten er din leverandør, og når den er din kunde.
Ved hjælp af Grupper kan du foretage
en klassificering, som gør det lettere at sortere kontakterne senere.
Her kan du bruge de grupper, du vil, for at kategorisere dine kontakter
endnu bedre, så du senere kan sortere kontakterne, når du vil sende tilpasset
materiale. Du kan udvælge kontakter placeret i enkeltgrupper ved hjælp
af funktionen Udvalg,
som findes på værktøjslinjen øverst i kontaktbladet og i Rapportmodulet.
Status, Branche og Kategori deler kontakterne for rapport, søg og udvalgsformål. Fælles for disse er, at de er standardregistre. Du kan selv oprette nye ved at højreklikke i rullelisten og vælge Ret i standardregister.
I kontaktbladet kan du knytte kontakter til et hovedkontor ved at klikke
på søgeknappen ud for hovedkontor. For at kunne knytte en kontakt til
et hovedkontor, skal kontakten, som er hovedkontor, være markeret som
dette. Det kan være hensigtsmæssigt at benytte funktionaliteten for hovedkontor,
hvis du ønsker at varelevering og fakturering skal ske til forskellige
kunder.
Via Brugerdefinerede felter kan
du klassificere dine kontakter efter eget ønske. Du kan dele dine kontakter
ind i grupper, som du selv har defineret. For at oprette nye grupper i
rullelisten, går du til Vis - Indstillinger - Firma - Standardregister,
hvor du vælger Brugerdefinerede felter.
Vedligeholdelse af registeret
Mange finder nye måder at inddele kontakterne på efterhånden, som de har arbejdet et stykke tid med kontaktregisteret eller har fået nye behov. Guiden til at justere værdier på udvalgte kontakter (se nedenfor) er ideel til at opdatere og vedligeholde kontaktregistre. Du kan ændre værdier for et udvalg af kontakter på samme tid. For eksempel kan du fjerne eller tilføje gruppefelt og brugerdefineret felt, ændre fælles værdier (som Vores reference eller Branche) eller ændre indstillinger for kunder og leverandører, som betalingsvilkår, leveringsvilkår, valuta og sprog.
Via guiden til kontaktudvalg kan du angive og gemme faste udvalg af kontakter. Disse kan du senere benytte til forskellige handlinger, som for eksempel at oprette aktiviteter eller dokumenter til kontakterne eller sende e-mail. På denne måde kan du spare meget tid.
Med Mamut Enterprise Krak er det
muligt at foretage opslag på navn, adresse eller telefonnummer i en integreret
online kontaktdatabase fra kontakt- og kontaktpersonregisteret. Det betyder,
at du kan søge og hente opdateret kontaktinformation ind på dine kontakter.
Ved at klikke på knappen Opdater kontaktinformation
vil der søges på allerede registreret information, og du vil få en liste
over potentielle kontakter med match på et eller flere punkter. Du kan
derefter vælge at opdatere alle eller udvalgte felter på kontaktkortet.
Bemærk! Opdater
kontaktinformation er kun tilgængelig som tillægsprodukt i enkelte
versioner af programmet.
Integration med Microsoft® Outlook®
Ved hjælp af Integration med Outlook kan du holde dit kontaktregister opdateret både i programmet og i Outlook. Du kan knytte kontakters e-mailadresser i Outlook til kontakter og kontaktpersoner i programmet, og du kan sørge for, at kontakter, som oprettes, bliver synkroniseret begge veje.
Inaktiv
Du kan ikke slette en kontakt som er aktiv i programmet. Hvis du ikke længere vil have at kontakten skal være tilgængelig, kan du markere den som inaktiv. Det gør du ved at vælge Ja i rullelisten Inaktiv i fanebladet Andre oplysninger.
Ingen udsendelser
Enkelte kontakter ønsker ikke at modtage masseudsendelser som for eksempel tilbudsinformation på e-mail. I fanebladet Andre oplysninger kan du krydse af for Ingen forsendelser. Når du opretter masseudsendelser, har du så mulighed for at bruge avanceret udvalg til at ekskludere disse kontakter.
Se også:
Juster værdier for udvalgte kontakter
Periodeudvalg: Udskriv rapport over kontakter
Vedligehold leverings- og betalingsbetingelser
Opdater kontaktinformation/kort og rejserute