Over administratie
Voor veel mensen die zich dagelijks met de administratie bezighouden, is er niets belangrijker dan een goed kader waarbinnen ze routinewerkzaamheden snel en efficiënt kunnen uitvoeren en waarmee ze, indien nodig, de mogelijkheid hebben om diepgaande analyses uit te voeren. Het administratieve deel van het programma levert in één oplossing alle functionaliteiten die nodig zijn om aan de behoefte van de administratieve medewerkers te voldoen.
Inboeken
Het inboeken is opgezet met het oog op gebruiksvriendelijkheid, met een standaardrekeningschema als uitgangspunt. U beschikt echter ook over alle mogelijkheden voor het aanbrengen van uw eigen aanpassingen. Boekstuksjablonen en automatische boekingen zorgen voor een efficiënt administratieproces, inclusief automatische periodieke boekingen, btw-boeking en meer.
Desgewenst kunt u rechtstreeks boeken in de debiteuren- of crediteurenadministratie. Voor gebruikers met programmaversies waarin de modules Order/Factuur en Inkoop zijn opgenomen, vindt het inboeken normaal gesproken plaats bij het overboeken van facturen en betalingen vanuit deze modules.
Tip! Het is mogelijk om facturen
die zijn aangemaakt en boekstukken die zijn verwerkt naar het grootboek,
alsnog te bewerken. Het doel van deze functionaliteit is om gebruikers
in staat te stellen om de meest belangrijke elementen van verwerkte facturen
en boekstukken te bewerken zonder dat deze gecrediteerd of teruggeboekt
hoeven te worden. Meer informatie over deze functionaliteit vindt u in Bewerk verwerkte facturen en boekstukken.
Integratie met gerelateerde modules
Bij veel bedrijven worden taken verdeeld onder een aantal mensen, zodat er bijvoorbeeld één persoon verantwoordelijk is voor verkoop en facturering, een ander voor inkoop en magazijnbeheer en weer iemand anders voor projecten en urenstaatregistratie. Veel van deze processen hebben met elkaar gemeen dat, nadat de nodige instellingen zijn verricht, de stukken op het moment van registratie voldoende informatie bevatten om ze in te boeken in het grootboek. Voor de meeste gebruikers zijn de meeste boekstukken afkomstig uit deze gerelateerde modules. Eén van de belangrijkste voordelen van een geïntegreerd systeem is dat het inboeken automatisch verloopt.
Bij levering is het programma gereed voor dit type automatische inboekingen. Dit wordt geregeld door een aantal vooraf gedefinieerde instellingen, die bepalen dat bijvoorbeeld een factuur een boekstuk aanmaakt in het grootboek voor de standaardverkooprekening. U hoeft er alleen maar voor te zorgen dat de juiste btw-codes worden ingesteld voor de artikelen. Als u de verkopen wilt toewijzen aan verschillende rekeningen, bijvoorbeeld een aparte rekening in het grootboek voor elke artikelgroep, dan is dat ook mogelijk.
Grootboek
Het grootboek is helder opgezet met uitsplitsingsmogelijkheden voor afzonderlijke boekstukken en analyse. Vanuit het grootboek heeft u kijk op alle geregistreerde administratiegegevens. U kunt beschikken over diverse mogelijkheden voor het weergeven van cijfers op basis van periode, dagboek, afdelings- en projectadministratie, kengetallen et cetera. Met behulp van de functie Cashflow krijgt u een overzicht van uw toekomstige cashflow op basis van reeds geregistreerde informatie.
Einde periode en einde jaar
Het programma bevat wizards voor btw-periode, einde periode en einde jaar en u boekt het totaal van één jaar over naar het volgende, zodat u het huidige jaar kunt vergelijken met voorgaande jaren. Boekjaar gedeeltelijk afsluiten wordt gebruikt als u al bent begonnen met een nieuw boekjaar, voordat het voorgaande jaar volledig is afgesloten en de definitieve openingsbalans is overgeboekt.
Project- en afdelingsadministratie
U kunt uw transacties een markering geven dat ze bij een bepaald project en/of een bepaalde afdeling horen. Hiermee kunt u volledige administraties bijhouden voor projecten en afdelingen.
Budget
Vanuit de functie Budget kunt u cijfers van voorgaande jaren ophalen en gebruiken voor uw huidige budget of het totaal per periode verdelen aan de hand van een speciale verdeelsleutel die u zelf kunt instellen. Met de Budget-module kan uw bedrijf zijn budgetten opzetten op een gebruiksvriendelijke en eenvoudige manier. Ook draagt de module bij aan het overzicht dat u nodig hebt om de juiste zakelijke beslissingen te kunnen nemen op basis van uw budgetten, voorspellingen en de verwachte ontwikkeling van uw kaspositie.
Bank
Met de functionaliteit Afstemmen bankafschriften controleert u de afschriften van de bank met hetgeen er in uw administratie is ingeboekt. U kunt de bedragen tegen elkaar afstemmen en de posten welke u op het afschrift terugvindt selecteren.
De functionaliteit helpt u bij het opzoeken van boekingen in het grootboek. Het programma zal ook het Afgestemd bedrag berekenen en vergelijken met het Beginsaldo van uw bankafschriften nadat u alle posten heeft afgestemd.
U kunt ook uw eigen bankbestandsformaten definiëren die voor verdere verwerking moeten worden geïmporteerd in Inboeken. Dit kan handig zijn als u afschriften genereert van uw internetbank, zoals bijvoorbeeld Excel-bestanden en deze bestanden wilt importeren zonder alle transacties handmatig te hoeven registreren.
Valuta
In de meest uitgebreide versies van het Mamut-programma kunt u valutarekeningen aanmaken. De meest gebruikte valuta's vindt u standaard in het valutaregister, maar u kunt indien nodig natuurlijk andere valuta's toevoegen.
Elektronische documenten
U kunt elektronische documenten aanmaken voor uw boekstukken. Zo kunt u bijvoorbeeld documenten inscannen en aan een boekstuk koppelen. Meer informatie vindt u in Over het scannen van documenten.
Status/Analyse
Met behulp van de Enterprise-uitbreiding Mamut Enterprise Status/Analyse kunt u grafische presentaties afdrukken van standaardrapporten tot complexe rapporten over kengetallen en verkoopcijfers. Meer informatie vindt u in Mamut Enterprise - Status/Analyse.
Meer informatie:
Over debiteuren-/crediteurenadministratie
Over project- en afdelingsadministratie