Mehrere der wichtigsten Module im Programm sind Register, die eine Vielzahl Einträge enthalten können. Jeder Eintrag wird daher mit einer eigenen einmaligen Nummer erfasst.
Bevor Sie das Programm in Gebrauch nehmen, können Sie für jedes Register den Nummernkreis anpassen. Das kann sinnvoll sein, falls Sie zuvor ein anderes System benutzt haben und gerne mit demselben Nummernkreis wie zuvor weiterarbeiten möchten. Sie können eine Erste Nr. eingeben, bevor Sie Daten im Register erfasst haben, danach können Sie nur noch die Nummer ändern, die Zuletzt genutzt wurde. Wenn Sie die zuletzt genutzte Nummer geändert haben, wird die nächste Nummer im Nummernkreis beim nächsten Eintrag verwendet.
Nachdem ein Nummernkreis in Gebrauch genommen wurde, kann nur die zuletzt verwendete Nummer geändert werden.
Erste Inbetriebnahme des Programms
In Verbindung mit der ersten Inbetriebnahme können Sie den Nummernkreis ändern. Sowohl die erste als auch die letzte Nummer können dann überschrieben werden.
Wie ändert man den Nummernkreis?
Das tun Sie, indem Sie auf Funktionen - Einstellungen - Firma gehen. Auf der Registerkarte Firmeneinstellungen finden Sie die Funktion Nummernkreis. Dort können Sie zum Beispiel die erste Nummer ändern, mit der der Kontakt oder der Lieferant beginnen soll, indem Sie auf die Säule Erste Nr. klicken und die richtige Anfangsnummer eingeben. Diese Nummer kann dann nur auf einen höheren Wert als den jetzt festgelegten geändert werden. Die Felder, die nicht geändert werden können, werden rot markiert.
Überschreiben der Produktnummer
Wenn Sie ein neues Produkt erfassen oder ein Produkt duplizieren, können Sie die Produktnummer überschreiben. Das Feld Zuletzt genutzt in den Firmeneinstellungen für Nummernkreis wird dann auf die Nummer aktualisiert, die Sie hier eingeben.
Hinweis: Falls Sie auf diese Weise
ein "Loch" im Nummernkreis erzeugen, können Sie die Nummer später
überschreiben. Das Feld Zuletzt genutzt
in den Firmeneinstellungen für Nummernkreise merkt sich trotzdem
die höchste verwendete Nummer, da Sie die zuletzt genutzte Nummer nicht
auf eine niedrigere Nummer zurückstellen können.
Rechnungs- und Gutschriftsnummer
Diese beiden Nummernkreise sollten einander nicht überschneiden. Als Standardwert beginnt die Rechnungsnummer ab 1 zu zählen und die Gutschriftnummer ab 90.000. Falls Sie dies ändern möchten, sollten Sie für ausreichend "Abstand" zwischen den beiden Nummernkreisen sorgen, sodass sie sich niemals überschneiden können.
Nummernkreise für Belege im Buchhaltungsmodul
Dies wird über eine gesonderte Einstellung in den Buchhaltungseinstellungen gesteuert. Lesen Sie mehr über die Nummerierung von Belegen hier.
Nummernkreise beim Übergang in ein neues Jahr
Standardmäßig verwendet jede Belegart einen eigenen Nummernkreis. Jeder Nummernkreis beginnt jedes Jahr mit 1, sofern Sie dies nicht manuell überschreiben, ehe Sie anfangen Belege zu erfassen. Was die anderen Nummernkreise, wie etwa Auftragsnummer, Rechnungsnummer und Kundennummer betrifft, so gehen diese dort weiter, wo sie im Vorjahr aufgehört haben.
Lesen Sie hier mehr zum Übergang in ein neues Jahr.
Kennzeichnen Sie den Übergang in ein neues Geschäftsjahr: Es ist wichtig sich bewusst zu sein, dass z. B. der Rechnungsnummernkreis am Beginn eines neuen Geschäftsjahres nicht auf 1 zurückgestellt werden kann. In einer Bilanz dürfen keine zwei Rechnungen mit derselben Rechnungsnummer auftauchen. Daher geht der Rechnungsnummernkreis dort weiter, wo er im vergangenen Geschäftsjahr aufgehört hat.
Siehe auch: