Eine Dokumentvorlage (auch: Template) enthält vordefinierte Informationen wie etwa Schriftart und -größe, Logo, Ränder, Kopf- und Fußzeilen und festen Text enthält. Die hier definierten Vorgaben gelten für alle Dokumente, die mit der Dokumentenvorlage verknüpft sind. Zusätzlich ist es mithilfe von Referenzfeldern möglich, im Programm erfasste Kontaktinformationen von Mitarbeitern oder Kontakten/Kontaktpersonen einzuflechten.
Dokumentvorlagen werden verwendet, um die Arbeit mit Dokumenten zu erleichtern, deren Darstellung (annähernd) gleich aussehen soll. Alle Dokumente, die auf der Grundlage einer gewählten Vorlage erstellt werden, enthalten Informationen, die für die Vorlage vordefiniert wurden. Sie können daher beim Erstellen von Dokumenten viel Zeit sparen, wenn Sie Dokumentvorlagen für häufig benutzte Dokumente erarbeiten und anpassen.
Das Programm enthält bereits einige Dokumentvorlagen. Sie können diese entweder so verwenden, wie sie sind, oder Sie passen Sie weiter individuell an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an. Darüber hinaus können Sie selbstverständlich auch eigene, neue Dokumentvorlagen erstellen.
Referenzfelder in Word
In Word-Vorlagen ist es möglich, Referenzfelder einzusetzen, die Kontaktinformationen von Mitarbeitern oder Kontakten/Kontaktpersonen einflechten. Verflechtungsfelder werden durch Anklicken von Referenzfeld einfügen (Insert Merge Fields) in Word eingefügt. Sie erhalten dann eine Liste über mögliche Felder, die Sie als Referenzfelder in der Dokumentvorlage angeben können. Diese Felder werden später automatisch ausgefüllt, wenn Sie von der Vorlage ausgehend ein Dokument erstellen. Referenzfelder können nach Bedarf formatiert und verschoben werden.
Siehe auch:
Wie erstellt man eine neue Dokumentvorlage?
Wie bearbeitet man eine Dokumentvorlage?