Dokumente

Im integrierten Dokument-Modul ist es einfach, den Überblick über alle Dokumente zu behalten, egal ob sie im Kontakt- oder Aktivitätsmodul, im Projekt- oder Mitarbeiterregister erstellt wurden. Neue Dokumente können außer über die Registerkarte Dokument in den oben genannten Modulen auch direkt von der Dokumentliste aus erstellt werden.

Dokumente, die außerhalb des Programms erstellt wurden, können importiert und mit dem betreffenden Kontakt/Kunden/Lieferanten verknüpft werden. Dies hilft Ihnen, einen besseren Überblick über alle Dokumente zu bekommen. Wenn Sie sich für die Integration mit Microsoft Outlook entschieden haben, können Sie auch festlegen, dass Anhänge, die Sie per E-Mail erhalten, ins Dokumentregister importiert werden sollen.

Das Programm enthält einige Dokumentvorlagen, die Sie nach Wunsch bearbeiten und anpassen können, aber Sie können zusätzlich auch Ihre eigenen Vorlagen erstellen. Wenn Sie Dokumentvorlagen verwenden, können Sie Dokumente mit einer gewünschten Kontakt- oder Mitarbeiterauswahl verknüpfen.

In den Benutzereinstellungen für Dokument können Sie anpassen und festlegen, welche Säulen in der Dokumentliste erscheinen sollen und wie die Dokumentkarte beim Erstellen neuer Dokumente aussehen und funktionieren soll.

Wenn Sie ein Dokument per E-Mail oder Fax versenden möchten, so geht das sowohl über die Dokumentliste als auch die Dokumentkarte des jeweiligen Dokumentes. Sie können auch eine Kopie im PDF-Format erstellen, wenn Sie möchten.

Was ist der Unterschied zwischen einem Dokument und einem Bericht?

Im Programm wird der Begriff Dokument für Dokumente benutzt, die z. B. in Microsoft Word®, Excel® oder PowerPoint® erstellt werden und die direkt im Dokument bearbeitet und angepasst werden können.

Ein Bericht zeigt Informationen auf Grundlage einer angegebenen Auswahl und im Programm erfasster Daten an. Wenn ein Bericht erzeugt wird, kann man den Inhalt in der Vorschau betrachten, jedoch keine inhaltlichen Änderungen direkt im Bericht vornehmen. Berichte können über mehrere der Programm-Module generiert werden, z. B. Vertrieb/Fakturierung und Einkauf, aber auch über das Berichtsmodul.

Zugang, Speicherung und Datensicherung von Dokumenten

Mithilfe unterschiedlicher Dokumentarten können Sie definieren, wo die verschiedenen Arten von Dokumenten gespeichert werden sollen und welche Zugangskontrollen für die Dokumentarten gelten sollen. Lesen Sie mehr über Dokumentarten, Speicherorte und Benutzerzugänge hier.

Bei der Datensicherung können Sie festlegen, ob Dokumente darin enthalten sein sollen oder nicht. Beachten Sie jedoch, dass nur in gemeinsamen Verzeichnissen gespeicherte Dokumente mit einbezogen werden, wenn Sie bei der Datensicherung Dokumente markieren. Dokumente, die lokal auf dem jeweiligen Rechner gespeichert werden, z. B. im Ordner Meine Dokumente, müssen vom jeweiligen Benutzer manuell gesichert werden.

Mamut Online Backup ermöglichen Ihnen eine sichere und effiziente Datensicherung sowie eine sichere und benutzerfreundliche Verteilung Ihrer Dateien! Mamut Online Backup ist einfach zu verwenden und die verschlüsselte Datensicherung erfolgt kontinuierlich, während der Benutzer online ist. Dieser Service ersetzt nicht Ihre Datensicherung vom Programm aus, kann Ihnen jedoch dabei helfen, die mit dem Programm erstellte Sicherungskopie sicher zu speichern. Lesen Sie mehr über diesen Service im Internet: www.mamut.de/onlinebackup.

Hinweis: Das Programm unterstützt keine Rückschau-Funktion für Dokumente. Wenn man mehrere Versionen des gleichen Dokumentes verfügbar haben möchte, muss man die Versionen einzeln unter verschiedenen Dateinamen abspeichern.

Siehe auch:

Dokumentliste

Wie erstellt man ein neues Dokument?

Eigenschaften in der Dokumentkarte

Benutzereinstellungen für Dokument

Dokumentarten

Dokumentvorlagen

Standard-Dokument

Wie erstellt man eine Kopie im PDF-Format?

Integration mit Outlook

Das Berichtsmodul

Scannen von Dokumenten