Funktionen
- Einstellungen - Firma - Standardwerte-Register - Dokumentart
Das Programm kommt mit einigen vordefinierten Dokumentarten wie z. B. ”Kontakt”, ”Projekt”, ”Mitarbeiter”, ”Intern” und ”Privatperson”. Wenn Sie weitere Dokumentarten über die standardmäßig vorhandenen hinaus benötigen, können Sie diese im Standardwerte-Register erstellen. Neue Dokumentarten sind sowohl über die Dokumentliste als auch über die Dokumentkarte verfügbar, nachdem die Liste oder die Dokumentkarte erneut geöffnet wurde.
Die Vorteile der Verwendung verschiedener Dokumentarten liegen darin, dass Sie in der Dokumentliste einfacher Filtern und sich einen Überblick über die Dokumente verschaffen können und dass Sie festlegen können, welche Dokumentvorlagen für welche Dokumentarten verfügbar sein sollen.
Standardspeicherort
Standardmäßig wird als Speicherort für Dokumente, die sinnvoll der Firmendatenbank zuzuordnen sind, im Verzeichnis der Firmendatenbank vorausgewählt. Dokumentarten, die als privat definiert sind, werden im Benutzerverzeichnis gespeichert. Mitarbeiterdokumente, auf die nicht alle Programmbenutzer Zugriff haben sollen, werden in einem speziellen Mitarbeiterverzeichnis gespeichert, auf das nicht alle Zugriff haben. Im Feld unter Standardspeicherort sehen Sie den Pfad zu dem Bereich, in dem die Dokumente gespeichert werden.
Benutzerverzeichnis: Bei Wahl des Benutzerverzeichnisses als Speicherort wird das Dokument nicht in die Datensicherung ohne Systemdateien mit einbezogen.
Meine Dokumente: Bei unter Meine Dokumente gespeicherten Dokumenten muss jeder Benutzer selbst für ein Backup sorgen, da diese bei der Datensicherung des Programms nicht mit einbezogen werden.
Verzeichnis der Firmendatenbank: Für die meisten Dokumente wird dieses Verzeichnis vorausgewählt. Hier abgelegte Dokumente können von allen Benutzern mit Zugang zum Lesen von Dokumenten gelesen werden.
Systemverzeichnis: Im Systemverzeichnis gespeicherte Dokumente werden nicht in die Datensicherung ohne Systemdateien mit einbezogen.
Mitarbeiterverzeichnis: Für Dokumente vom Typ Mitarbeiter wird als Speicherort das Mitarbeiterverzeichnis vorgeschlagen. Sie müssen Personal markieren, wenn Sie den Zugang auf Benutzer beschränken möchten, die Zugang zum Lesen von Personaldokumenten haben.
Benutzerdefiniert: Bei der Auswahl von Benutzerdefiniert wird das Feld darunter aktiv, sodass Sie einen Pfad zu dem Ort angeben können, an dem Dokumente dieser Art gespeichert werden sollen. Von benutzerdefinierten Speicherorten muss der jeweilige Benutzer selbst manuell ein Backup vornehmen.
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Mit Dokumentarten verknüpfte Dokumentvorlagen
Sie können für jede Dokumentart definieren, welche Dokumentvorlagen verfügbar sein sollen. Sie können eine Dokumentvorlage mit so vielen Dokumentarten verknüpfen, wie Sie möchten.
Benutzerzugriff auf Dokumentarten
Wünschen Sie, dass eine bestimmte Dokumentart nicht allen Benutzern zur Verfügung steht, so können Sie für diese Dokumentart einen Benutzerzugang definieren, sodass sie nur für Benutzer mit Zugang zum Lesen der betreffenden Dokumentart verfügbar ist.
Personal: Dokumente dieser Art stehen nur Benutzern zur Verfügung, die Zugriff auf Personaldokumenten haben.
Vertraulich: Dokumente dieser Art nur Benutzern zur Verfügung, die Zugriff auf vertrauliche Dokumente haben.
Inaktiv: Eine inaktive Dokumentart erscheint nicht mehr im Filter der Dokumentliste und in der Auswahlliste Art auf der Dokumentkarte. Die Dokumentart kann beim Erstellen neuer Dokumente nicht mehr verwendet werden, was jedoch keinen Einfluss auf bereits erstellte Dokumente dieser Art hat.
Wie erstellt man eine neue Dokumentart?