Funktionen - Dokument -
Dokumentliste
Die Dokumentliste gibt Ihnen eine Übersicht über alle oder ausgewählte Dokumente, die Sie oder andere Programmbenutzer erstellt haben. Es gibt mehrere verschiedene Funktionen, die Ihnen helfen die Liste so zu sortieren, dass Sie auf einfache Weise finden, wonach Sie suchen. Es gibt auch Suchfunktionen, die hilfreich sein können, wenn Sie in sehr vielen Dokumenten suchen müssen.
Aus der Dokumentliste heraus können Sie neue Dokumente erstellen oder
vorhandene Dokumente bearbeiten.
Löschen: Hierüber löschen Sie
die markierten Dokumente.
Mithilfe der Filtereinstellungen in der Symbolleiste können Sie die Anzeige der Dokumente nach
bestimmten Kriterien eingrenzen. Die hier getroffenen Filtereinstellungen
übersteuern die einfacheren Filter oben im Fenster (vgl. Text weiter unten).
.
Dokument(e) importieren:
Dokumente, die außerhalb des Programms erstellt worden sind, können Sie
von hier aus in das Dokumentregister importieren. Dokumente, die Sie im
Kontaktregister erstellen, werden der Dokumentliste automatisch hinzugefügt.
Dokumente hingegen, die Ihnen von Ihren Kontakten zugeschickt werden,
müssen Sie hier ausdrücklich importieren. Dieser Weg ist u. a. gewählt
worden, da nicht alle von Kontakten gesendeten Dokumente zwangsläufig
so hohe Priorität haben, dass Sie in der Datenbank gespeichert werden
sollen.
Dokumentvorlagen:
Eine Dokumentvorlage ist die Grundlage beim Erstellen von Dokumenten des
gleichen Typs, Aussehens usw. Wenn Sie z. B. möchten, dass Ihre Briefe
immer das gleiche Layout haben, können Sie dieses über die Dokumentvorlage
steuern: Dort hinterlegen Sie z. B. Ihr Firmenlogo, die Schriftart und
-größe sowie den Briefkopf und die Fußzeile. Auf diese Weise müssen Sie
diese gleichbleibenden Informationen nicht für jeden Brief neu erstellen.
In PDF konvertieren:
Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, wird von dem markierten Dokument eine
Kopie im PDF-Format erstellt.
Nach Mamut Online Desktop publizieren: Wenn Sie einen Mamut One Servicevertrag haben, der das Berichtsarchiv
umfasst, können Sie über dieses Symbol Dokumente von Mamut Business Software nach Mamut Online Desktop duplizieren. Weitere
Hinweise zum Berichtsarchiv finden Sie hier
(externer Link).
Über E-Mail versenden
können Sie Dokumente direkt an einen E-Mail-Empfänger versenden: Markieren
Sie das Kontrollkästchen neben den betreffenden Dokumenten und klicken
Sie auf E-Mail versenden. Ihr Standard-E-Mail-Editor öffnet sich mit den
bereits angehängten Dokumenten. Beachten Sie, dass Sie keine Serienbriefe
und keine auf Mamut Online Desktop publizierten Dokumente verschicken
können. Dokumente auf Mamut Online Desktop besitzen jedoch ein Äquivalent,
auf dessen Grundlage sie nach Mamut Online Desktop publiziert wurden.
Tipp: Sie können den Standard-E-Mail-Editor
über Funktionen - Einstellungen - Benutzer
- Benutzereinstellungen pro Modul - Outlook bestimmen. Weitere
Hinweise dazu finden Sie hier.
Fax senden: Um mit Mamut Business Software
Faxe versenden zu können, muss WinFax installiert sein. Zudem muss die
Faxnummer auf der Kontaktkarte des betreffenden Kontakts hinterlegt sein.
Tipp! Nutzen Sie Ihre rechte Maustaste:
Hierüber erhalten Sie Schnellzugriff auf wesentliche Funktionen im Umgang
mit den Dokumenten (drucken, versenden usw.).
Sie können maßgeschneiderte Aktivitäten erstellen, indem Sie auf die Pfeil-Schaltfläche
rechts von Aktivitäten erstellen
klicken. Sie bestimmen selbst den Inhalt der Aktivitäten und in welchen
Modulen die Aktivitätsvorlagen verfügbar sein sollen.
In den Benutzereinstellungen für Dokumente
können Sie die Spalten für die Dokumentliste bestimmen und ändern. Darüber
hinaus können Sie erweiterte Einstellungen für die Dokumentkarte festlegen.
Ganz oben im Fenster finden Sie mehrere Filter, die eingrenzen, welche Dokumente gezeigt werden. Änderungen der Filter werden angezeigt, wenn Sie auf Aktualisieren klicken oder die Funktionstaste [F5] verwenden. Hier finden Sie weitere Hinweise zur Status-Auswahlliste.
Dokumentart: Zeigt eine bestimmte Art von Dokumenten im Fenster, z. B. interne Dokumente, Mitarbeiterdokumente, Kontaktdokumente, Projektdokumente oder private Dokumente.
Autor: Zeigt alle Dokumente, die von einem bestimmten Benutzer erstellt wurden.
Projekt: Zeigt alle Dokumente, die zu einem bestimmten Projekt gehören.
Status: Zeigt alle Dokumente, die einen bestimmten Status haben.
Wählen Sie Alles, werden die Filter deaktiviert.
Vergessen Sie nicht, auf Aktualisieren zu klicken, nachdem Sie Änderungen in der
Filterauswahl vorgenommen haben.
Wie erstellt man ein neues Dokument?
Eine Kopie im PDF-Format erstellen
Wie versendet man ein Dokument per Fax?