Das Programm versendet E-Mails über Microsoft® Outlook®. Sie können zusätzlich das System mit Outlook integrieren, sodass zum Beispiel in Outlook eingehende E-Mails als Aktivitäten ins Programm übertragen werden, oder im Outlook-Kalender verzeichnete Treffen werden in den Kalender des Programms übertragen. Sie können die Integration nutzen, egal ob Sie den E-Mail-Editor von Outlook oder den programmeigenen E-Mail-Editor zum Bearbeiten ausgehender Mails verwenden. Unter Funktionen - Einstellungen - Benutzer aktivieren Sie die Integration und legen die Einstellungen fest. Wählen Sie die Registerkarte Einstellungen pro Modul und dort Outlook. In Outlook empfangene E-Mails können automatisch eine Aktivität zum Kontakt im Programm erstellen, sofern das Programm die E-Mail-Adresse eines Ihrer Kontakte findet, oder indem Sie auf Anfrage eine solche Aktivität erstellen. Sie können auch die Aufgabenliste und den Kalender in eine oder beide Richtungen synchronisieren.
zur Integration mit Microsoft Outlook.
Lesen Sie hier mehr über erste Schritte mit E-Mail im Programm.
Hinweis:
In dieser Beschreibung der Outlook-Integration wird Mamut Business Software
als "das Programm" bezeichnet.
Um diese Integration nutzen zu können, müssen Sie Microsoft Outlook auf
Ihrem Rechner installiert haben. Die Integration funktioniert für Microsoft
Outlook 2003 mit SP3 sowie für Microsoft Outlook 2007 (nicht Outlook Express).
Legen Sie Details zur Synchronisierung fest
Übertragen Sie Aktivitäten aus dem Programm in den Kalender und die Aufgabenliste von Outlook: Im Programm erstellte Aktivitäten können automatisch in den Kalender und die Aufgabenliste von Outlook übertragen werden.
Wählen Sie zwischen automatischer Synchronisierung und manueller Übertragung: Automatische Synchronisierung bedeutet, dass auf Grundlage der Wahl, die Sie in den Benutzereinstellungen von Outlook getroffen haben, automatisch Aktivitäten im Programm erstellt werden. Manuelle Übertragung bedeutet, dass Sie auf Grundlage der Wahl, die Sie in den Benutzereinstellungen von Outlook getroffen haben, manuell Aktivitäten im Programm erstellen können.
Bei automatischer Synchronisierung werden alle neuen Elemente in Outlook automatisch in Ihr Mamut-System synchronisiert. Eingehende E-Mails, gesendete Elemente und Elemente im Kalender und der Aufgabenliste, die empfangen/erfasst wurden, bevor Sie die Integration aktiviert haben, werden nicht automatisch synchronisiert. Diese müssen Sie manuell übertragen.
Wenn Sie die automatische Synchronisierung verwenden, werden der Posteingang und alle seine Unterordner synchronisiert. Es ist auch möglich, von anderen Outlook-Ordnern aus zu synchronisieren (auch von sog. Public Folders), aber dies muss manuell geschehen.
Wenn Sie die manuelle Übertragung verwenden, müssen Sie die zu synchronisierenden Elemente selbst auswählen. Sie bekommen dann in einem gesonderten Listenfenster eine Übersicht über Elemente, die synchronisiert werden. Hier können Sie die Elemente entfernen, die Sie nicht synchronisieren möchten.
Entscheiden Sie, welche Arten von Anhängen synchronisiert werden sollen: Sie können festlegen, ob die Anhänge von E-Mails, die Sie erhalten haben, in das Dokument-Modul des Programms übertragen werden sollen und ggf. für welche Arten von Anhängen dies gelten soll.
Übertragen Sie Aktivitäten aus Outlook und setzen Sie Standardwerte für diese: Aktivitäten aus der Aufgabenliste und dem Kalender können in den Kalender oder die Aufgabenliste des Programms übertragen werden. Zusätzlich können Aktivitäten sowohl für eingehende als auch für ausgehende E-Mails erstellt werden.
Sehen Sie weitere Details hierzu unter"Benutzereinstellungen für Outlook" hier.
Gesonderte Menüzeile in Microsoft Outlook
Sie erhalten eine eigene Menüzeile in Outlook, um die Integration direkt von dort aus zu kontrollieren.
Lesen Sie mehr über die Menüzeile in Outlook hier.
Erstellen Sie in Outlook neue E-Mails an Kontakte aus dem Kontaktregister des Programms: In der Menüzeile haben Sie ein eigenes Symbol, Neue E-Mail, mit dem Sie Kontakte aus dem Kontaktregister des Programms heraussuchen können, ehe Sie eine E-Mail an diese schreiben.
Richten Sie Kontakte direkt in Outlook ein und synchronisieren Sie diese mit dem Programm: Sie können direkt von Outlook aus einen Kontakt oder eine Kontaktperson einrichten, sodass Sie diese sofort synchronisieren können, auch wenn der Kontakt vorher nicht im Programm existiert hat.
Die Kontaktkarte und Aktivitäten direkt von Outlook aus öffnen: Von einem synchronisierten Element in Outlook aus können Sie die Kontaktkarte und ggf. die Aktivität dazu im Programm öffnen.
Kontrollieren Sie, ob Elemente übertragen wurden: Sie können kontrollieren, ob die einzelnen Elemente übertragen wurden: zu welchem Kontakt, ob Anhänge übertragen wurden u. a. m. Damit behalten Sie die Kontrolle über beide Programme.
Weitere wichtige Informationen
Systemadministrator: Die Einstellungen für E-Mail werden für jeden Benutzer individuell festgelegt.
Regelmäßige Verabredungen: In Outlook kann eine Verabredung im Kalender wiederholen. Eine solche Verabredung kann nur als einzelnes Element synchronisiert werden. Das heißt, es wird nur die Haupt-Verabredung synchronisiert.
Mehrere Benutzer: Die Funktionalität unterstützt nur die Integration mit Ihrem eigenen Outlook-Programm. Es ist nicht möglich, Aktivitäten im Programm zu erstellen, die an andere Outlook-Benutzer übertragen werden.
Mehrere Kontakte: E-Mails, die mithilfe von Outlook an mehrere Kontakte/Kontaktpersonen gesendet werden, die alle im Programm registriert sind, werden nur mit dem ersten dieser Kontakte synchronisiert.
Mehrere Firmendatenbanken: Die Outlook-Integration kann für nur eine Firmendatenbank eingesetzt werden. Wenn Sie mehrere Firmendatenbanken haben, müssen Sie entscheiden, für welche Sie die Outlook-Integration verwenden möchten. Sie können jedoch wechseln, indem Sie die Integration dort abschalten, wo sie aktiv ist, und sie danach in einer anderen Firmendatenbank aktivieren. Es müssen nicht alle Benutzer die Integration auf die gleiche Firmendatenbank anwenden. Es können also verschiedene Benutzer die Integration für verschiedene Firmendatenbanken verwenden. Welcher Benutzer die Integration für welche Firmendatenbank benutzt, sehen Sie in den Benutzereinstellungen für Outlook.
Löschen von Elementen in Outlook: Wenn Sie ein Element in Outlook löschen, erscheint eine Nachrichtenbox, in der Sie angeben sollen, ob die zugehörige Aktivität im Programm auch gelöscht werden soll. Um diese Nachricht zu erhalten, ist es entscheidend, dass das Element den Weg über Gelöschte Elemente nimmt. Sie sollten daher nicht "direkt" löschen (Shift + Enter), da dieser Befehl das Element endgültig entfernt, ohne dass das Element im Programm gelöscht werden kann.
Siehe auch: