Systemadministrator: Die E-Mail-Einstellungen
werden für jeden Benutzer individuell eingerichtet.Das Programm besitzt Funktionalitäten, mit denen Sie E-Mails an Ihre Kontakte versenden können. Sie können zum Beispiel ein Preisangebot, einen Auftrag, eine Rechnung oder eine Mahnung per E-Mail an einen Kontakt verschicken. Auch die Berichte des Programms können per E-Mail verschickt werden. Wenn Sie die Programmfunktionen zum Erstellen und Speichern von E-Mails an Ihre und ggf. von Ihren Kontakten nutzen, haben Sie den optimalen Nutzen von der Kundenmanagement-Funktionalität im Programm. E-Mails werden Kontakten zugeordnet und Sie können die Korrespondenz später leicht wiederfinden.
Siehe auch hier für mehr Informationen über die ersten Schritte mit E-Mail.
Systemadministrator: Die E-Mail-Einstellungen
werden für jeden Benutzer individuell eingerichtet.
E-Mails über Microsoft® Outlook
Sie müssen Microsoft Outlook/Outlook Express installiert haben, um E-Mails direkt vom Programm aus verschicken zu können. Sie können wählen, ob Sie zum Erstellen und Bearbeiten externer E-Mails Mamut als E-Mail-Editor verwenden möchten oder den E-Mail-Editor von Outlook, wo dies möglich ist.
Hinweis: Möchten Sie abgesehen vom
Versenden Ihrer E-Mails noch weitere Komponenten der Outlook-Integration
verwenden, können Sie nicht Outlook Express verwenden. Mehr dazu finden
Sie weiter unten im Text.
Klicken Sie hier für mehr Informationen über den programmeigenen E-Mail-Editor.
E-Mails programmintern erstellen
Die E-Mail-Funktionalität ist in weite Teile des Systems integriert. Sie können zum Beispiel ein Preisangebot, eine Kundenauftragsbestätigung oder eine Rechnung direkt aus dem System als E-Mail versenden. Oder Sie können eine neue E-Mail etwa direkt aus der Kontaktkarte, dem Projektregister oder dem Mitarbeiterregister heraus generieren. Ebenso können Sie Berichte an E-Mail-Adressen versenden und Dokumente verschicken.
Berichte als E-Mail-Anhang (.pdf) versenden
Sie können Inhalte als E-Mails versenden. Wenn Sie zum Beispiel eine Rechnung per E-Mail verschicken möchten, konvertiert das Programm die Inhalte automatisch ins pdf-Format und fügt es der E-Mail an den Empfänger als Anhang hinzu. Das PDF-Format gilt mittlerweile als Standard für die Versendung von Dateien.
Weitere Informationen dazu finden Sie hier.
Standardempfänger für E-Mails auswählen
In den Firmeneinstellungen für Kontakte können Sie festlegen, wer als Standardempfänger für E-Mails beim Versand von Einkaufs- oder Vertriebsdokumenten per E-Mail gilt. Sie können zwischen der Kontakt-E-Mailadresse, dem Eintrag unter Ihre Ref. bzw. der E-Mail-Liste wählen. Die E-Mail-Liste enthält sämtliche erfassten E-Mail-Adressen des Kontakts und der ggf. mit dem Kontakt verknüpften Kontaktpersonen. Ihre Ref. bezieht sich auf den als Referenz angegebenen E-Mail-Adressaten unter Vertrieb/Fakturierung.
Microsoft® Outlook® Integration erstellen
Sie können zusätzlich das System mit Microsoft Outlook integrieren.
Die Outlook-Integration können Sie nutzen, egal ob Sie den programmeigenen E-Mail-Editor oder den Outlook-Editor zum Bearbeiten externer Mails verwenden. Die Integration gibt Ihnen unter anderem die Möglichkeit, Ein- und Ausgangspost automatisch oder manuell mit Ihren Kontakten zu verknüpfen. Sie können E-Mail, den Kalender und die Aufgabenliste integrieren und außerdem Kontakte direkt von Outlook aus einrichten.
Hinweis: Um die Outlook-Integration
nutzen zu können, muss Microsoft Outlook auf Ihrem Rechner installiert
sein. Die Integration funktioniert für Microsoft Outlook 2003 mit SP1
und für Microsoft Outlook 2007 (nicht mit Outlook Express).
Die Einstellungen für die Outlook-Integration finden Sie unter Funktionen - Einstellungen - Benutzer. Wählen Sie die Registerkarte Einstellungen pro Modul und dort Outlook.
Mehr zur Outlook-Integration hier.
Gruppen-E-Mails erstellen
Sie können den Assistenten für Kontaktauswahl verwenden, um E-Mails an ausgewählte Kontakte zu versenden. Über den Assistenten können Sie feste Filter setzen und speichern, die Sie später wieder verwenden können. Sie können den Filter auf Grundlage vieler verschiedener Kriterien setzen, sodass Sie jederzeit genau die richtigen Kontakte erreichen können.
Mehr zum Organisieren und Pflegen von Kontakten hier.
Mehr über den Assistenten für Kontaktauswahl hier.
E-Mail-Vorlagen erstellen
Mithilfe des programmeigenen E-Mail-Editors können Sie E-Mail-Vorlagen erstellen. Mit E-Mail-Vorlagen formulieren Sie Teile des Textes vor und formatieren ihn einmalig, anstatt jedes Mal, wenn Sie eine entsprechende E-Mail an einen anderen Kontakt versenden wollen. Sie können so viele Vorlagen erstellen wie Sie benötigen. Selbst wenn Sie in den Benutzereinstellungen für Outlook festgelegt haben, dass das System Outlook als E-Mail-Editor verwenden soll, verwenden die Register, die Vorteile aus E-Mail-Vorlagen ziehen können, trotzdem den programmeigenen Mail-Editor. Mehr dazu im Abschnitt "Erste Schritte mit E-Mail" hier.
Mehr über E-Mail-Vorlagen hier.
Siehe auch: