Eine Dokumentvorlage (auch: Template) ist eine spezielle Art von Dokument, das vordefinierte Informationen wie etwa Schriftart und -größe, Logo, Ränder, Kopf- und Fußzeilen und festen Text enthält. Zusätzlich ist es mithilfe von Referenzfeldern möglich, im Programm erfasste Kontaktinformationen von Mitarbeitern oder Kontakten/Kontaktpersonen einzuflechten.
Dokumentvorlagen werden verwendet, um die Arbeit mit Dokumenten zu erleichtern, die ein gleiches oder annähernd gleiches Aussehen haben. Alle Dokumente, die auf der Grundlage einer gewählten Vorlage erstellt werden, enthalten Informationen, die für die Vorlage vordefiniert wurden. Sie können daher beim Erstellen von Dokumenten viel Zeit sparen, wenn Sie ein wenig Zeit darauf verwenden, Dokumentvorlagen für häufig benutzte Dokumente zu erarbeiten und anzupassen.
Das Programm enthält bereits einige Dokumentvorlagen, die entweder so verwendet werden können, wie sie sind, oder genau an die Bedürfnisse Ihrer Firma angepasst werden können. Sie können auch neue Dokumentvorlagen erstellen, wenn Sie möchten.
Referenzfelder in Word
In Word-Vorlagen ist es möglich, Referenzfelder einzusetzen, die Kontaktinformationen von Mitarbeitern oder Kontakten/Kontaktpersonen einflechten. Verflechtungsfelder werden durch Anklicken von Referenzfeld einfügen (Insert Merge Fields) in Word eingefügt. Sie erhalten dann eine Liste über mögliche Felder, die Sie als Referenzfelder in der Dokumentvorlage angeben können. Diese Felder werden später automatisch ausgefüllt, wenn Sie von der Vorlage ausgehend ein Dokument erstellen. Die Referenzfelder können nach Bedarf formatiert und verschoben werden.
Siehe auch:
Wie erstellt man eine neue Dokumentvorlage?
Wie bearbeitet man eine Dokumentvorlage?