Das Fenster Dokumentvorlagen wird sowohl in Verbindung mit der Erstellung einer neuen Dokumentvorlage geöffnet als auch für die Bearbeitung von Informationen über eine bestehende Dokumentvorlage. In diesem Fenster können Sie u. a. festlegen, was als Fusionsbasis verwendet werden soll und welche Adressen in die Referenzfelder der Dokumentvorlage eingefügt werden sollen.
Beschreibung der Felder
Programm: Standardmäßig ist Word in der dafür vorgesehenen Auswahlliste vor-ausgewählt, aber Sie können auch Vorlagen in Excel, PowerPoint und Project erstellen, wenn diese Programme auf Ihrem Rechner installiert sind.
Vorlagenbezeichnung: Im Feld Vorlagenbezeichnung geben Sie den Namen der Dokumentvorlage an. Die Vorlagenbezeichnung bestehender Dokumentvorlagen kann nicht geändert werden.
Hinweis! Die Datei-Endung [.DOT] steht in Word für Document Template (Dokumentvorlage).
Beschreibung: Hier können Sie eine nähere Beschreibung der Dokumentvorlage eingeben. Sie erscheint nicht im eigentlichen Dokument.
Fusionsbasis: Für Dokumentvorlagen in Word können Sie entscheiden, ob Kontakte oder Mitarbeiter die Fusionsbasis sein sollen oder ob es gar keine Fusionsbasis geben soll. Abhängig von Ihrer Entscheidung werden entweder Informationen über Kontakte oder über Mitarbeiter in die Vorlage eingefügt. Es ist nicht möglich, dass sowohl Informationen über Kontakte als auch über Mitarbeiter in die gleiche Dokumentvorlage eingefügt werden.
Adresse 1: Dieses Feld ist nur für Dokumentvorlagen in Word aktiv. Sie können hier angeben, welche Adressen in den Referenzfeldern für Adresse in der Dokumentvorlage verwendet werden sollen. Wenn Sie sich für Kontakt als Fusionsbasis entschieden haben, können Sie zwischen unterschiedlichen Arten von Adressen für Kontakte und Kontaktpersonen wählen, und wenn Sie sich für Mitarbeiter als Fusionsbasis entschieden haben, können Sie zwischen verschiedenen Postadressen wählen.
Adresse 2: Das Feld funktioniert genau wie Adresse 1. Sie können also zwei Adressen in die Vorlage einfügen, z. B. Postadresse und Lieferadresse.
Notizen: Hier können Sie Notizen zur Dokumentvorlage eingeben, von Sie diese benötigen. Beachten Sie, dass die Notizen nicht im Dokument selbst erscheinen.
Die Vorlage ist für alle Dokumentarten verfügbar: Dies ist standardmäßig angekreuzt. Da Sie entscheiden können, welche Vorlagen für die verschiedenen Dokumentarten verfügbar sein sollen, empfiehlt es sich, neue Vorlagen für alle Dokumentarten verfügbar zu machen.
Hinweis! Sie können die Beschreibung, die Fusionsbasis, Adresse 1, Adresse 2 und die Notizen ändern, nachdem die Vorlage erstellt und verwendet wurde, aber es ist in der Regel sinnvoller eine neue Dokumentvorlage zu erstellen, anstatt die Fusionsbasis zu ändern.
Siehe auch:
Wie erstellt man eine neue Dokumentvorlage?