Das Programm besitzt Funktionalitäten, mit denen Sie E-Mails an Ihre Kontakte versenden können. Sie können zum Beispiel ein Preisangebot, eine Bestellung/Rechnung oder eine Mahnung per E-Mail an einen Kontakt verschicken. Auch die Berichte des Programms können per E-Mail verschickt werden. Wenn Sie die Programmfunktionen zum Erstellen und Speichern von E-Mails an Ihre und ggf. von Ihren Kontakten nutzen, haben Sie den optimalen Nutzen von der Kundenmanagement-Funktionalität im Programm. E-Mails werden Kontakten zugeordnet und Sie können die Korrespondenz später leicht wiederfinden.
Siehe auch hier für mehr Informationen über die ersten Schritte mit E-Mail.
Systemadministrator: Die E-Mail-Einstellungen werden für jeden Benutzer individuell eingerichtet.
Das Programm versendet E-Mails über Microsoft Outlook
Sie müssen Microsoft Outlook/Outlook Express installiert haben, um E-Mails direkt vom Programm aus verschicken zu können. Sie können wählen, ob Sie zum Erstellen und Bearbeiten externer E-Mails Mamut als E-Mail-Editor benutzen möchten oder den E-Mail-Editor von Outlook, wo dies möglich ist.
Hinweis! Möchten Sie abgesehen vom Versenden Ihrer E-Mails noch weitere Komponenten der Outlook-Integration benutzen, können Sie nicht Outlook Express verwenden. Mehr dazu finden Sie weiter unten im Text.
Klicken Sie hier für mehr Informationen über den programmeigenen E-Mail-Editor.
Schreiben von E-Mails - ohne das Programm zu wechseln
Die E-Mail-Funktionalität ist in weite Teile des Systems integriert. Sie können zum Beispiel ein Preisangebot, eine Kundenauftragsbestätigung oder eine Rechnung direkt aus dem System als E-Mail versenden. Oder Sie können eine neue E-Mail etwa direkt aus der Kontaktkarte, dem Projektregister oder dem Mitarbeiterregister heraus generieren. Ebenso können Sie Berichte an E-Mail-Adressen versenden und Dokumente verschicken.
Senden Sie Berichte als E-Mail-Anhang (.pdf)
Sie können Inhalte als E-Mails versenden. Wenn Sie zum Beispiel eine Rechnung per E-Mail verschicken möchten, konvertiert das Programm die Inhalte automatisch ins pdf-Format und fügt es der E-Mail an den Empfänger als Anhang hinzu. Das PDF-Format gilt mittlerweile als Standard für die Versendung von Dateien.
Mehr dazu hier .
Outlook-Integration
Sie können zusätzlich das System mit Outlook koppeln.
Die Outlook-Integration können Sie nutzen, egal ob Sie den programmeigenen E-Mail-Editor oder den Outlook-Editor zum Bearbeiten externer Mails verwenden. Die Integration gibt Ihnen unter anderem die Möglichkeit, Ein- und Ausgangspost automatisch oder manuell mit Ihren Kontakten zu verknüpfen. Sie können E-Mail, den Kalender und die Aufgabenliste integrieren und außerdem Kontakte direkt von Outlook aus einrichten.
Um die Outlook-Integration nutzen zu können, muss Microsoft Outlook auf Ihrem Rechner installiert sein. Die Integration funktioniert für Outlook 2003, Outlook XP und Outlook 2002 (XP) mit SP3. (Nicht mit Outlook Express).
Die Einstellungen für die Outlook-Integration finden Sie unter Funktionen - Einstellungen - Benutzer. Wählen Sie die Registerkarte Einstellungen pro Modul und dort Outlook.
Mehr zur Outlook-Integration hier
Gruppen-E-Mail
Sie können den Assistenten für Kontaktauswahl benutzen, um E-Mails an ausgewählte Kontakte zu versenden. Über den Assistenten können Sie feste Filter setzen und speichern, die Sie später wieder verwenden können. Sie können den Filter auf Grundlage vieler verschiedener Kriterien setzen, so dass Sie jederzeit genau die richtigen Kontakte erreichen können.
Mehr zum Organisieren und Pflegen von Kontakten hier.
Mehr über den Assistenten für Kontaktauswahl hier.
E-Mail-Vorlagen
Mithilfe des programmeigenen E-Mail-Editors können Sie E-Mail-Vorlagen erstellen. Mit E-Mail-Vorlagen formulieren Sie Teile des Textes vor und formatieren ihn einmalig, anstatt jedes Mal, wenn Sie eine entsprechende E-Mail an einen anderen Kontakt versenden wollen. Sie können so viele Vorlagen erstellen wie Sie benötigen. Selbst wenn Sie in den Benutzereinstellungen für Outlook festgelegt haben, dass das System Outlook als E-Mail-Editor verwenden soll, benutzen die Register, die Vorteile aus E-Mail-Vorlagen ziehen können, trotzdem den programmeigenen Mail-Editor. Mehr dazu im Abschnitt "Erste Schritte mit E-Mail" hier.
Mehr über E-Mail-Vorlagen hier.
Siehe auch: