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Die Vorgehensweise bei der Fakturierung variiert von Unternehmen zu Unternehmen. Aus diesem Grund ist es wichtig, in diesem Fenster die für Ihr Unternehmen passenden Einstellungen vorzunehmen, um so Ihre Arbeitsprozesse zu beschleunigen und zu vereinfachen. Alle hier getroffenen Einstellungen wirken sich auf das Modul Vertrieb/Fakturierung aus, vor allem in Bezug auf den Wechsel von einer Bestellung zu einer Rechnung.
Allgemein
Unter der Registerkarte Allgemein finden Sie verschiedene Kontrollkästchen für den Bestellvorgang. Diese sind vor allem dann von Bedeutung, wenn das Programm von mehreren Benutzern verwendet wird, von denen z.B. einer generell Bestellungen erstellt und ein anderer generell fakturiert. Markieren Sie die für Sie relevanten Kontrollkästchen.
Das Drucken einer unbearbeiteten Bestellung sollte nicht möglich sein: Ist hier eine Markierung, können nur fertig bearbeitete Bestellungen gedruckt werden.
Erst nach Markieren von 'Bereit zur Übertragung' oder 'Bereit zur Fakturierung' übertragen: Ist hier eine Markierung, kann nur fakturiert werden, die bei denen eines dieser Kontrollkästchen auf der Bestellkarte markiert ist. 'Bereit zur Übertragung' bezieht sich auf Angebote, 'Bereit zur Fakturierung' auf Bestellungen.
Die Fakturierung von noch nicht ausgelieferten Produkten sollte nicht möglich sein: Ist dies der Fall, markieren Sie das Kontrollkästchen.
Das Unternehmen reserviert Einkäufe für Kunden: Soll bei einem Einkauf bereits eine Reservierung für einen Kunden gesetzt werden können, markieren Sie dieses Kontrollkästchen.
Das Unternehmen reserviert Lagerwaren für Kunden: Sollen Lager waren direkt für einen Kunden reserviert werden können, markieren Sie dieses Kontrollkästchen.
Das Unternehmen verwendet Servicerechnungen: Auf diese Weise können Sie eine Leistungsbeschreibung auf einer Bestellung hinterlegen und eine Servicerechnung mit oder ohne Warenzeilen drucken.
Das Unternehmen verwendet Abonnementabrechnungen: Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie die Möglichkeit zur Abonnementabrechnung haben wollen.
Einschränkungen für Produkte, die nicht oder nicht ausreichend im Lager vorhanden sind: Wählen Sie eine der beschriebenen Möglichkeiten aus - keine Beschränkung, warnen, oder Verbot.
Ausdrucke
Hier legen Sie die Einstellungen für Ihre Verkaufsberichte fest.
Anzahl der Kopien: Wie viele Kopien wünschen Sie zusätzlich zum Original? Welche Rechnungskopie soll im Bestellmodul standardmäßig gedruckt werden?
Die Auswahl sollte beim Ausdrucken aktualisiert werden: Wählen Sie, welcher Bericht beim Drucken Von Rechnungskopien unter der Fakturierung verwendet werden soll.
'Bereit für Fakturierung' wird beim Ausdrucken aktualisiert: Die Einstellungen betrifft das Feld Entnommen auf Bestellungen. Je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens wählen Sie (ohne), Lieferschein oder Entnahmeliste.
Sprache in Vertrieb/Fakturierung: Wählen Sie eine ausdrückliche Sprache, um Bestellungen oder Rechnungen in einer anderen Sprache zu erstellen.
Beim Druck mehrerer Bestellungen sortier. nach: Wählen das gewünschte Sortierkriterium aus.
Sortierung der Produktzeilen auf der Entnahmeliste: Wählen Sie die gewünschte Sortierung. Die letzte Option ist nützlich, wenn Sie Lagerbestände kontrollieren wollen.
Probedruck an Bildschirm, wenn Rechnung erstellt wird: Auf diese Weise erhalten Sie immer einen Bildschirmdruck während des Fakturierungsvorgangs.
MwSt.-Grundlage auf Angeboten, Bestellungen und Rechnungen anzeigen: Wenn Sie hier die voreingestellte Markierung entfernen, wird die Mehrwertsteuer-Grundlage nicht auf den genannten Ausdrucken ausgewiesen.
Hinweis! Bedenken Sie die Gesetzesgrundlage zum Ausweisen der Mehrwertsteuer für Ihr Unternehmen. Halten Sie ggf. mit Ihrer Buchhaltung oder Ihrem Steuerberater Rücksprache.
Preis/Rabatt
Hier wählen Sie, welche Regeln für Preise und Rabatte beim Aufnehmen von Produkten in eine Bestellung gelten sollen:
Registerpreis ohne MwSt. auf Bestellzeilen (Netto-Fakturierung): Preis ohne Mehrwertsteuer auf den Produktzeilen.
Preise beziehen sich auf das Liefer- und nicht auf das Programmdatum: Wenn Sie Preise erstellen, die für die Zukunft gelten sollen, können Sie das mit Hilfe dieser Funktion machen. Das System wird dann automatisch diese ziehen, auf der Grundlage des Lieferdatums auf der Rechnung anstelle des Programmdatums. Dies gilt, wenn Sie das Feld Lieferdatum ausfüllen beim erstellen einer Bestellung. Das Lieferdatum wird dann als eine "geplante Lieferung" gelten. Ändern Sie das Lieferdatum später, erhalten Sie die Abfrage, ob Sie die Bestellzeilen aktualisieren wollen.
Der höchste Rabatt ändert die Rabatthierarchie: Wenn Sie die Rabatthierarchie überschreiben wollen, markieren Sie dieses Kontrollkästchen.
Mengenrabatt wird zusätzlich zu anderen Rabatten gewährt: Wollen Sie dies, markieren Sie das Kontrollkästchen.
Der Selbstkostenpreis muss die Kosten aus der Produktkarte und den Einkaufspreis umfassen: Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie Selbstkostenpreis-Grundlage in den Firmeneinstellungen für Produkte markiert haben (Registerkarte Preishandhabung). Es wird dann der Selbstkostenpreis bei Angeboten und Rechnungen/Bestellungen auf der Grundlage des Einkaufspreises berechnet werden (samt der Kosten in der Spalte Kosten im Produktregister, Registerkarte Preis).
Dateiexport
Sie können automatische Dateiexporte erstellen und hier die Einstellungen dafür vornehmen.
Wenn Sie Bestellungen aus dem Programm exportieren können wollen, markieren Sie Dateiexport verwenden. Geben Sie dann das Exportformat an. Wählen Sie, ob der Export mit dem Druck einer Fakturierung, einer Entnahmeliste oder eines Lieferscheins verbunden sein soll und geben Sie den Zielordner unter Ordner an. Geben Sie zudem an, ob eine PDF-Kopie beim Übertragen an Bestellung oder bei der Fakturierung erstellt werden soll.
Andere
Lieferzeitraum der Produktzeile: Wählen Sie, ob die Lieferwoche oder das Lieferdatum auf dem Bericht stehen sollen. Sie können auch einen Feststehenden Text, Angebote/Bestellungen hinterlegen. Der Text wird aus dem Standardwerte-Register gezogen und steht auf der gedruckten Rechnung.
Automatische Kundenreferenznummer Erstellung: Aktiviert die Funktionalität zum automatischen Erstellen einer Kundenreferenznummer bei Rechnungen.
Unsere Referenz: Hier legen Sie fest, welcher Benutzer voreinstellt im Feld Unsere Ref. beim Erstellen von Bestellungen angezeigt wird.
Dieses Produkt bei allen neuen Bestellungen hinzufügen: Um bei allen Bestellungen automatisch ein festes Produkt hinzuzufügen, tragen Sie hier die betreffende Produktnummer ein. Die ist z.B. der Fall, wenn Sie bei jeder Bestellung eine feste Gebühr hinterlegen wollen.
Das Projekt aus dem Produktmodul übernehmen: Ein Projekt, das ggf. auf der Produktkarte angegeben ist, wird nach Vertrieb/Fakturierung übertragen.
Factoring: Wird nur angezeigt, wenn Sie die Factoring-Funktionalität aktiviert haben: Funktionen - Einstellungen - Buchhaltung - Debitoren bzw. ... - Kreditoren. Über Factoring können Sie Informationen zum Factoring-Unternehmen hinterlegen. Mehr dazu lesen Sie hier.
Siehe auch:
Firmeneinstellungen für Vertrieb/Fakturierung
Automatisches Zuteilen von Kundenreferenznummern