Aan de slag met betalingsherinneringen/incassoberichten
U kunt zelf aangeven welke klanten betalingsherinneringen dienen te ontvangen, wanneer en onder welke condities deze worden verstuurd. Om betalingsherinneringen/incassoberichten te kunnen versturen dient u eerst een aantal instellingen in Mamut Business Software te definiëren.
Zo gaat u aan de slag met betalingsherinneringen/incassoberichten:
- Ga naar Beheer - Instellingen - Administratie en selecteer het tabblad Debiteuren/Crediteuren.
- Indien uw bedrijf rentefacturering gebruikt, selecteert u eerst de optie Het bedrijf verstuurt rentefacturen aan klanten, die facturen voldoen na vervaldatum en klik op de knop Instellingen om het rentepercentage in te stellen. Meer informatie vindt u in Instellingen voor rentefacturering. Klik op OK zodra u klaar bent.
- Selecteer vervolgens de optie Het
bedrijf verstuurt herinneringen aan haar klanten.
Tip! U kunt het rentepercentage voor zowel betalingsherinneringen en rentefacturen instellen.
- Klik op de knop Instellingen
aan de rechterkant om de instellingen voor herinneringen en incassoberichten
op te geven. Meer informatie vindt u in Instellingen voor herinnering/incasso.
- Geef de instellingen op en voer vaste teksten in voor de verschillende herinneringen. Meer informatie over de vaste teksten vindt u in Instellingen voor herinneringsniveau's. Houd er rekening mee dat er formele eisen zijn aan de inhoud van een incassobericht.
- In de bedrijfsinstellingen voor Relatiebeheer (Beheer - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen - Relatiebeheer) kunt u de standaardinstellingen voor het factureren van rente en het sturen van herinneringen definiëren. Deze instellingen zullen als standaardwaarden gelden voor relaties die u vanaf dat moment aanmaakt.
- U kunt tevens de instellingen per individuele klant
aangeven. Dit geeft u aan op de relatiekaart van de klant, tabblad Instellingen. Hier geeft u de voorwaarden
aan voor rentefacturering. Klik op de knop Debiteur/Crediteur
om de overige instellingen voor herinneringen en rentefacturen
voor de klant te definiëren.
Tip! Dit kunt u in één keer voor alle klanten doen met behulp van de wizard Bijwerken selectie relaties. Meer informatie over deze wizard vindt u in Waarden van een selectie relaties wijzigen.
Het systeem is nu klaar voor het versturen
van herinneringen/incassoberichten.
Tip! U kunt instellingen in het programma opgeven zodat er bij dit soort activiteiten automatisch Follow-up activiteiten worden aangemaakt. Een voorbeeld waarbij een follow-up activiteit handig kan zijn is bij de facturering. U kunt aangeven of de follow-up activiteit zal aanvangen bij de vervaldatum, of per een andere datum. U kunt bijvoorbeeld een herinnering voor uzelf instelling om te controleren dat de betaling heeft plaatsgevonden. Meer informatie vindt u in Follow-up activiteiten aanmaken.
Meer informatie:
Over betalingsherinnering/incassobericht
Instellingen voor herinnering/incasso