Wizard voor het koppelen van relaties aan een document
Beheer - Document - Nieuw
Document 
Bij het aanmaken van documenten kunt u één of meerdere relaties handmatig toevoegen op het tabblad Relaties in de documentenkaart, of u kunt ze toevoegen met behulp van een wizard. Indien het document maar met een beperkt aantal relaties samengevoegd moet worden, is het vaak het eenvoudigst om deze relaties/contactpersonen handmatig toe te voegen. De wizard is handig wanneer het document naar een groot aantal relaties verzonden moet worden.
Let op! De wizard start alleen indien
er geen relaties/contactpersonen handmatig zijn toegevoegd op het tabblad
Relaties.
U start de wizard door op de documentenkaart op Aanmaken/samenvoegen te klikken. Het programma controleert eerst of er handmatig relaties zijn toegevoegd op het tabblad Relaties, indien dit niet het geval is, start de wizard. Hier moet u eerst kiezen of het document aan één of meerdere relaties gekoppeld moet worden. Kiest u voor Een relatie wordt het document aangemaakt en de contactgegevens van de relatie worden samengevoegd op voorwaarde dat de documentsjabloon samenvoegvelden bevat.
Kiest u voor Meerdere relaties (samenvoegdocument) opent een selectievenster waar u de relaties definieert en de documenten aangemaakt en samengevoegd worden. U kan in dat geval bijvoorbeeld aangeven dat alle relaties binnen een bepaalde branche of categorie het document ontvangen. Wanneer het document is aangemaakt, is deze toegankelijk op het tabblad Documenten van elke relatie die aan het document is gekoppeld.
Let op! Het is mogelijk om relaties
en contactpersonen aan een document te koppelen nadat deze is aangemaakt.
U zult dan de melding krijgen dat het document reeds is aangemaakt en
daarom de nieuwe relatiegegevens niet in het document kunnen worden samengevoegd.
Zo koppelt u meerdere relaties aan een document via de wizard:
- Ga naar Beheer - Document - Nieuw document.
- Selecteer Relatiebeheer uit de afrollijst Type.
- Klik op Aanmaken/samenvoegen.
- Selecteer Meerdere relaties (samenvoegdocument) in de eerste stap van de wizard en klik op Volgende.
- Maak de gewenste selectie. Meer informatie vindt u in Selectie.
- Klik OK.
- Maak eventueel handmatig aanpassingen aan de selectie
om individuele relaties toe te voegen of te verwijderen.
- Klik op Voltooien.
- Het document wordt nu geopend en u kunt deze, indien gewenst, bewerken.
- Sluit het document en sla eventuele wijzigingen op.
Het document
is nu samengevoegd met de relaties van de selectie en het tabblad Relaties
in de documentkaart is bijgewerkt met de geselecteerde relaties en contactpersonen.
Tip! Wenst u alle relaties die samengevoegd
zijn weer te geven, klikt u op de knop ABC
(View Merged Data). U kunt door de relaties bladeren door op de pijlknoppen
op de werkbalk te klikken.
Meer informatie: