Wizard voor het koppelen van medewerkers aan een document
Beheer - Document - Nieuw
document 
Bij het aanmaken van documenten kunt u één of meerdere medewerkers handmatig toevoegen op het tabblad Medewerkers in de documentenkaart, of u kunt ze toevoegen met behulp van een wizard. Indien het document maar met een beperkt aantal medewerkers samengevoegd moet worden, is het vaak het eenvoudigst om deze medewerkers handmatig toe te voegen. De wizard is handig wanneer het document naar een groot aantal medewerkers verzonden moet worden.
Let op! De wizard start alleen indien er geen medewerkers handmatig zijn toegevoegd op het tabblad Medewerkers en het gekozen documentsjablonen samenvoegvelden voor medewerkers bevat.
U start de wizard door op de documentenkaart op Aanmaken/samenvoegen te klikken. Het programma controleert eerst of er handmatig medewerkers zijn toegevoegd op het tabblad Medewerkers, indien dit niet het geval is, start de wizard.
In de wizard geeft u eerst aan of er één of meerdere medewerkers gekoppeld moeten worden aan het document. Kiest u voor Een medewerker, wordt het document aangemaakt en de contactgegevens van de medewerker worden samengevoegd op voorwaarde dat de documentsjabloon samenvoegvelden bevat.
Kiest u voor Meerdere medewerkers (samenvoegdocument) opent een selectievenster waar u de medewerkers kunt selecteren. Zodra het document is aangemaakt, is deze toegankelijk in het medewerkersregister, op het tabblad Documenten van elke medewerker die aan het document is gekoppeld.
Let op! Het
is mogelijk om medewerkers aan een document te koppelen nadat deze is
aangemaakt. U zult dan de melding krijgen dat het document reeds is aangemaakt
en daarom de contactgegevens niet in het document kunnen worden samengevoegd.
Zo koppelt u meerdere medewerkers aan een document via de wizard:
- Ga naar Beheer - Document - Nieuw document.
- Selecteer Medewerker uit de afrollijst Type.
- Klik op Aanmaken/samenvoegen.
- Selecteer Meerdere medewerkers (samenvoegdocument) in de eerste stap van de wizard en klik op Volgende.
- Selecteer de medewerkers die aan het document gekoppeld dienen te worden.
- Klik op Voltooien.
- Het document wordt nu geopend en u kunt deze, indien gewenst, bewerken.
- Sluit het document en sla eventuele wijzigingen op.
Het document is nu
samengevoegd met de relaties van de selectie en het tabblad Relaties
in de documentkaart is bijgewerkt met de geselecteerde relaties en contactpersonen.
Tip!
Wenst u alle medewerkers die samengevoegd zijn weer te geven, klikt u
op de knop ABC (View Merged Data).
U kunt door de medewerkers bladeren door op de pijlknoppen op de werkbalk
te klikken.
Meer informatie: