Kostprijsberekening & voorraadwaarde
Als u artikelen inkoopt die u gaat verkopen moet u besluiten of u deze artikelen wilt invoeren in de voorraad. Als u de artikelen in de voorraad opneemt dient u dit aan te geven bij de Bedrijfsinstellingen voor Artikel, op het tabblad Functionaliteiten. Indien u het gebruik van voorraad hebt geactiveerd, kunt u werken met artikelen die de Voorraad bijwerken (voorraadartikelen) en artikelen die dit niet doen. Indien een artikel de voorraadwaarde bijwerkt, dient u dit te selecteren in de artikelkaart, op het tabblad Magazijn.
Wanneer u voorraadartikelen gebruikt, dient u aan te geven of de voorraadwaarde in de administratie moet worden opgenomen. In het programma kunnen deze boekingen automatisch verlopen. Dit vereist wel dat u alle inkoopprijzen en -kosten op juiste wijze bijhoudt en invoert. U kunt er ook voor kiezen om de voorraadwaarde niet automatisch te boeken. De keuzes hiervoor vindt u op het tabblad Prijzen in de bedrijsinstellingen voor artikel. Onder Bijwerken voorraadwaarde magazijn geeft u aan of u de voorraadwaarde wel of niet wenst te boeken. Als u ervoor kiest om de kostprijs in te boeken bij ontvangst van inkoop houdt dat in dat de voorraadwaarde niet automatisch wordt geboekt.
Geen boeking van de voorraadwaarde
Als u de voorraadwaarde niet wenst te boeken in de administratie, kunt u de optie Kostprijs van artikelen boeken bij de inkoop kiezen. U boekt dan de inkoop van artikelen als een kostenpost zodra u de leveranciersfactuur van de inkoop boekt. Er wordt geen saldo voor de voorraad op de balansrekening geboekt, en wijzigingen in de voorraad zullen niet zichtbaar zijn in de resultatenrekening. Deze methode wordt met name gebruikt voor bedrijven met een onduidelijke voorraad, of bedrijven die voorraadmutaties boeken middels regelmatige inventarisaties. Wij raden u aan om uw boekhouder te raadplegen alvorens u besluit deze methode te gebruiken.
Boeking van de voorraadwaarde
Voordat u artikelen in de voorraad opneemt dient u deze optie te activeren in de bedrijfsinstellingen voor artikel, op het tabblad Functionaliteiten. Wanneer u voorraadartikelen hebt, kan de gezamenlijke waarde van de artikelen in de voorraad zichtbaar worden in de balans van uw administratie. Indien u de voorraadwaarde wenst te boeken dient u dit in de bedrijfsinstellingen voor artikel, tabblad Prijzen aan te geven. Onder Bijwerken voorraadwaarde magazijn kiest u voor Kostprijs van artikelen boeken zodra deze het magazijn verlaten om de voorraadwaarde te boeken.
De boeking van de kostprijs zal dan worden uitgevoerd zodra het artikel het magazijn verlaat. Andere voorraadtransacties zullen dermate worden geboekt dat de voorraadwaarde wordt gewijzigd.
Op de artikelkaart, tabblad Prijs is het mogelijk om de optie Kostprijs in de verkoopmodule overschrijven te selecteren. U dient dit niet te doen wanneer u de kostprijs boekt zodra de artikelen het magazijn verlaten. In dat geval kan dit namelijk leiden tot verschillen tussen rapporten in de administratie en verkoop-/magazijnrapporten.
Let op! Er worden automatische boekstukken geboekt voor in- en
uitgaande voorraadmutaties. De boekstukken worden in een apart dagboek
geboekt.
Het is tevens mogelijk om de optie Per artikel instellen wanneer de kosten worden geboekt te kiezen. Wanneer u dit doet, zult u een extra instelling in het artikelregister krijgen op het tabblad Instellingen, waar u de instellingen voor verwerking in de administratie kunt aangeven.
De keuzes hier zijn hetzelfde als hierboven vermeld:
- Boek de kosten van artikelen direct bij de inkoop of
- Boek de kostprijs van artikelen zodra deze het magazijn verlaten. U dient de optie Kostprijs in verkoopmodule overschrijven niet te selecteren indien u deze optie gebruikt. Dit kan leiden tot verschillen in de rapporten.
U kunt tevens de optie Voorraadwaarde op de balansrekening is inclusief inkoopkosten inschakelen.
De grondslag voor de automatische boekingen is de kostprijs van de voorraadtransactie. Om ervoor te zorgen dat de boekhoudkundige waarde van de voorraad overeenkomt met de werkelijke waarde is het derhalve van groot belang dat de kostprijs correct is.
De boekhoudkundige waarde wordt bij elke voorraadtransactie bijgewerkt en wanneer de prijs en kosten van bestaande transacties worden gewijzigd. Op deze manier zal de administratie altijd een bijgewerkte en correcte voorraadwaarde bevatten.
In de module-instellingen voor artikel, tabblad Prijzen, is het tevens mogelijk om de Basis voor kostprijs te kiezen. Indien u Artikelregister als basis kiest, zal de dekkingsbijdrage en -graad op verkooporders en statistieken niet overeenkomen met de geboekte kosten. Dit komt omdat de boeking van de kosten de data uit de voorraadtransactie haalt, terwijl de verkooporder in dit geval de data uit het artikelregister haalt. Wij raden u derhalve aan om Inkoopprijs als Basis voor kostprijs te kiezen wanneer u voorraadartikelen hebt.
Boekingen
In het systeem zijn een aantal systeemrekeningen voorgedefinieerd. Het gaat hierbij om rekeningen voor onder andere Voorraad, Tussenrekening voorraadmutaties, Nog te ontvangen facturen, Nog te factureren leveringen, Standaard inkooprekeningen, Vrachtkosten, Expeditie en Accijnzen/heffingen. Voorraadartikelen zullen in principe deze rekeningen gebruiken wanneer automatische boekingen van voorraadbewegingen worden gegenereerd.
Indien u verschillende balansrekeningen voor de verschillende artikelen wenst te gebruiken, kunt u deze rekeningen voor elk artikel overschrijven. Dit doet u in het Artikelregister, op het tabblad Instellingen. U kunt tevens de Tussenrekening voorraadmutaties en de Resultatenrekening kostprijs voorraad overschrijven.
Er mag geen verschil ontstaan tussen de voorraadwaarde in de boekhouding en de artikelmodule. Daarom worden de balansrekeningen bijgewerkt op het moment dat in- en uitgaande voorraadtransacties geregistreerd worden. Boekingen worden daarom uitgevoerd bij:
- Invoer van artikelontvangst
- Boeking van een inkoopfactuur
- Levering van artikelen aan klanten
- Boeking van een verkoopfactuur
Een factuur kan de voorraadwaarde gebaseerd op uw handelingen bijwerken. U hebt de keuze om bij te werken bij het afdrukken van een Factuur, Pakbon of Inzamellijst. De instellingen hiervoor vindt u onder Voorraad bijwerken op het tabblad Voorraad in de bedrijfsinstellingen voor artikel.
De resultatenrekening (Winst & Verlies) zal worden beïnvloed zodra de verkoopfactuur naar de klant wordt gestuurd. Automatische boekingen die eventueel op de resultaatrekening voorkomen, zullen daarvoor geen netto-effect hebben op het resultaat.
U kunt ervoor kiezen of de voorraadtransacties in de resultatenrekening en de balans zichtbaar moeten zijn. In dat geval krijgt u twee extra boekstukregels bij artikelontvangst en artikellevering. Selecteer de optie Tijdelijke voorraadboekingen op de resultatenrekening bij voorraadtransacties aan in de bedrijfsinstellingen voor artikel, tabblad Prijzen indien u deze functionaliteit wenst te activeren.
De Resultatenrekening zal ook beïnvloed worden door inventarisatie en handmatige voorraadtransacties. Wenst u niet dat dit soort wijzigingen het resultaat automatisch beïnvloeden, kunt u hiervoor een systeemrekening aanmaken zodat deze boekingen op de balans verschijnen. U dient de afstemming van deze rekening handmatig te doen in dat geval.
Meer informatie: