For mindre firmaer kan ubetalte kundefordringer fort bli et stort problem. Det er derfor viktig å innarbeide seg gode rutiner for inndrivelse av fordringer for å sikre firmaets avanse og likviditet. Nedenfor følger forslag til rutiner.
Rutiner for fakturering
Først og fremst er det viktig å ha gode faktureringsrutiner. For mange vil det være selvfølge å fakturere etter hvert som ordrene kommer inn og varer/tjenester leveres/utføres, men likevel er det en del firmaer som ikke har rutiner for regelmessig fakturering, noe som igjen gjør at det ikke kommer inn penger på kontoen regelmessig.
Selve fakturaen som sendes kunden i posten eller på e-post bør i tillegg til kontakt- og adresseinformasjon om firmaet ditt, kundens navn, adresse og referanse også inneholde produkter, priser, mva, morarente, leveringsform og -betingelser, betalingsform og -betingelser, fakturadato og forfallsdato.
I programmet kan du sette innstillinger som skal gjelde for en gruppe kontakter, hvilket kan være praktisk dersom du f.eks. ønsker å gi samme betalingsbetingelser for alle kunder i en bestemt gruppe. Innstillingene setter du ved å velge Vis - Kontakt - Endre verdier på et utvalg kontakter. Følg anvisningene i veiviseren for å utføre endringene.
Ved å velge Vis - Tilbud/Ordre/Faktura - Ordreregistrering kan du under fanekortet Tekst skrive inn ytterligere informasjon som du vil skal vises på dine ordre- og fakturautskrifter. Du kan enten skrive inn teksten direkte i tekstfeltet eller velge blant de ulike tekstene i nedtrekkslisten. Det er mulig å ha flere ulike tekster som vises på ulike rapporter.
Ønsker du mer informasjon om en kundes betalingshistorikk kan du i programmet velge Vis - Kontakt - Kontaktoppfølging og på kontaktkortet klikke på knappen Kontaktstatus (hurtigtast F3). Vinduet viser blant annet kundens Gjennomsnittlig betalingstid i dager, hvilket kan gi deg en indikasjon på når du kan forvente at utestående fordring kommer til å bli betalt.
Rentefakturering
Ved hjelp av rentefakturering kan du fakturere kunder for tapte renteinntekter. Tapte renteinntekter på kunder som betaler for sent kan utgjøre betydelige beløp i løpet av året. Enkelte velger å kompensere for dette tapet ved å fakturere renter.
Under innstillinger for rentefakturering bestemmer du innstillingene som skal gjelde for ditt firma. Du finner innstillingene via menyen Vis - Innstillinger - Regnskap - Reskontro.
Rutiner for betalingspåminnelse
Hvis innbetalingen av en faktura ikke har funnet sted etter at betalingsfristen har utløpt, bør du sende en betalingspåminnelse til kunden. Dette kan du gjøre 14 dager etter at fakturaen skulle ha vært betalt og opplyse kunden (på en saklig måte) om at du ikke kan se at innbetalingen har funnet sted. På betalingspåminnelsen bør du opplyse kunden om at betaling må skje så snart som mulig, og innen en ny betalingsfrist på min. 14 dager. Vær oppmerksom på at dersom du sender ut betalingspåminnelse før det har gått 14 dager etter forfallsdato vil du ikke kunne kreve purregebyr, det samme gjelder for varsel om inkasso.
Oppfølgingsaktiviteter: Du kan sette innstillinger i programmet slik at visse hendelser automatisk genererer oppfølgingsaktiviteter. Et eksempel der oppfølgingsaktiviteter kan være til god hjelp er ved fakturering. Du kan bestemme at oppfølgingsaktiviteten skal starte på forfallsdato, eller du kan definere andre startdatoer. Den kan for eksempel minne deg på å sjekke om innbetaling har funnet sted
Dersom kunden ikke betaler etter å ha mottatt den første påminnelsen bør du følge opp og sende ut enda en betalingspåminnelse (inkassovarsel). Denne kan inneholde nøyaktig den samme informasjonen som den første påminnelsen, men i tillegg informasjon om at dersom ikke betaling finner sted omgående vil fordringen bli oversendt til inkasso for videre oppfølging. Den andre betalingspåminnelsen bør også gjøre det klart at morarenten som er spesifisert på den første fakturaen kommer til å bli gjeldende.
Merk! Om en fordring skal oversendes til inkasso er det viktig at du har tatt vare på kopier av alle fakturaer, påminnelser og evt. e-postkorrespondanse i forbindelse med kravet. I programmet finner du historikk på fakturaer, påminnelser og innbetalinger.
I programmet kan du generere betalingspåminnelser ved å velge Vis - Regnskap - Betalingspåminnelse. Følg anvisningene i veiviseren for å opprette en eller flere betalingspåminnelser.
Ønsker du en oversikt over dine kunders utestående fordringer kan du velge Vis - Regnskap - Kundereskontro, og klikke på knappen Aldersfordeling.
Inkasso
Om kunden fortsatt ikke har betalt etter å ha mottatt både betalingspåminnelser og varsel om inkasso, bør du sende fordringen til et inkassoselskap som tar over inndrivelsen av utestående fordring og all videre kommunikasjon med kunden i denne forbindelsen. Det er nå opp til inkassoselskapet å avgjøre om/når saken evt. skal oversendes til Forliksrådet og/eller Namsmannen dersom kunden fortsatt ikke betaler.
For å kunne sende fordringer til inkasso må du ha en avtale med et inkassoselskap og sette innstillinger for inkasso i ditt Mamut-system.
I programmet overføres kundefordringer til inkasso ved å generere en inkassofil i reskontromodulen som deretter sendes til inkassoselskapet. Velg Vis - Regnskap - Kundereskontro - Inkasso og klikk på knappen Inkasso til venstre for å starte veiviseren. Filen som opprettes inneholder informasjon om de utestående kundefordringene som inkassoselskapet skal kreve inn. For å kunne sende en fordring til inkasso må du ha skrevet ut et inkassokrav som har forfalt til betaling på den aktuelle fordringen.
Tips! I rapportmodulen kan du under knappen Reskontro skrive ut flere ulike rapporter som viser dine kundefordringer med ulik fokus.
Ved hjelp av tilleggsproduktet Mamut Enterprise Inkasso kan du oversende fordringer til inkasso enkelt og greit via ditt Mamut-system. Du kan lese mer om produktet på her.
Informasjon om inkasso og god inkassoskikk finner du på Internett: www.inkasso.no.
Factoring
Vil du slippe å ta hånd om fakturaoppfølgingen selv kan du selge fordringene dine til et factoringselskap som da tar over oppfølgingen av dine utsendte fakturaer og føring av kundereskontro. På den måten får du frigjort arbeidstid som du kan bruke på andre oppgaver, og er samtidig garantert å få inn utestående fordringer.
I programmet overføres kundefordringer til factoring ved at du genererer en fil fra reskontromodulen som inneholder informasjon om dine utestående fordringer. Filen sender du på e-post, diskett eller laster opp på en nettside til factoringselskapet ditt, som deretter importerer denne i sitt system for videre behandling og oppfølging.
Det er støtte for en rekke tilpassede factoringformater i programmet og i tillegg det generelle formatet Detaljert (XML).
Merk! For å kunne ta benytte factoring må du ha en avtale med et factoringselskap og sette innstillinger for factoring i ditt Mamut-system.
Se også: