Om integrasjon med Microsoft Outlook®
Programmet sender e-post via Microsoft Outlook. Du kan i tillegg velge å integrere systemet med Outlook, slik at for eksempel e-post som kommer inn til Outlook blir overført som aktiviteter i programmet, eller møter i kalenderen i Outlook blir overført til kalenderen. Du kan benytte integrasjonen enten du benytter Outlook sin e-posteditor for å redigere utgående e-post, eller programmets egen. Du aktiverer integrasjonen, og setter innstillingene under Vis - Innstillinger - Bruker. Velg fanekortet Innstillinger per modul, og knappen Outlook. E-post som mottas i Outlook kan opprette en aktivitet på kontakten i programmet automatisk, dersom programmet finner e-postadressen på en av dine kontakter, eller ved at du på forespørsel oppretter en slik aktivitet. Du kan også synkronisere oppgavelisten og kalenderen, en eller begge veier.®
Se Kom i gang med e-post for mer informasjon om hvordan du kommer i gang med e-post i programmet.
Velg detaljer for synkroniseringen
Overfør aktiviteter fra programmet til kalender og oppgavelisten i Outlook: Aktiviteter du oppretter i programmet, kan overføres automatisk til kalender og oppgaveliste i Outlook.
Velg mellom automatisk synkronisering eller manuell overføring: Automatisk synkronisering betyr at det automatisk opprettes aktiviteter i programmet basert på de valg du har gjort i brukerinnstillingene for Outlook. Manuell overføring betyr at du manuelt kan opprette aktiviteter i programmet basert på de valg du har gjort i brukerinnstillingene for Outlook.
Med automatisk synkronisering vil alle nye elementer i Outlook automatisk bli synkronisert inn i ditt Mamut-system. Innkommende e-post, sendte elementer og elementer i kalender og oppgaveliste som er mottatt/registrert før du aktiverte integrasjonen, vil ikke bli automatisk synkronisert. Disse må du overføre manuelt.
Hvis du benytter automatisk synkronisering, vil innboksen og alle undermapper til den bli synkronisert. Det er også mulig å synkronisere fra andre mapper i Outlook (også fra Public Folders), men dette må gjøres manuelt.
Hvis du benytter manuell overføring, må du selv velge at alle elementer skal synkroniseres, du vil så få en oversikt over elementer som vil bli synkronisert i et eget listevindu. Her kan du fjerne de elementene du ikke vil synkronisere.
Velg hvilke typer vedlegg som skal synkroniseres: Du kan velge om vedlegg til e-post du mottar, skal overføres til dokumentmodulen i programmet, og i så fall hvilke typer vedlegg.
Overfør aktiviteter fra Outlook og sett standardverdier for disse: Aktiviteter i oppgavelisten og kalenderen kan overføres til kalender eller oppgavelisten i programmet. I tillegg kan du få opprettet aktiviteter på både utgående og innkommende e-post.
Se flere detaljer om dette under "Brukerinnstillinger for Outlook" her.
Egen menylinje i Outlook
Du får en egen menylinje i Outlook for å kontrollere integrasjonen derfra i det daglige arbeidet.
Opprett ny e-post i Outlook til kontakter i kontaktregisteret i programmet: På menylinjen får du en egen knapp, Ny e-post, der du kan søke frem kontakter fra kontaktregisteret i programmet før det opprettes e-post til denne eller disse.
Opprett kontakter direkte i Outlook og synkroniser med programmet: Du kan opprette en kontakt eller kontaktperson direkte fra Outlook, slik at du kan synkronisere denne straks, også når kontakten ikke finnes i programmet fra før.
Åpne kontaktkortet og aktiviteter direkte fra Outlook: Fra et element i Outlook som er synkronisert, kan du åpne kontaktkortet og eventuelt aktiviteten til denne i programmet.
Kontroller om elementer er overført: Du kan kontrollere om hvert enkelt element er overført, til hvilken kontakt, om det er overført vedlegg med mer. Dermed har du full kontroll på elementene i begge programmene.
Se flere detaljer i Menylinjen i Microsoft Outlook.
Viktig å vite
Systemadministrator: Innstillingene for e-post settes opp for hver enkelt bruker.
Regelmessige avtaler: I Outlook kan en avtale i kalenderen opptre med Regelmessighet, slik at møtet gjentas i kalenderen. En slik avtale kan bare synkroniseres som ett element til programmet. Dette betyr at kun hovedavtalen synkroniseres.
Flere brukere: Funksjonaliteten støtter kun integrasjon mot din egen Outlook. Det er ikke er mulig å opprette aktiviteter i programmet som overføres til andre brukere til Outlook.
Flere kontakter: E-post som er sendt ved hjelp av Outlook til flere kontakter/kontaktpersoner, som alle er registrert i programmet, vil kun synkroniseres med den første av disse kontaktene.
Flere firmadatabaser: Integrasjonen med Outlook kan kun benyttes mot en enkelt firmadatabase. Har du flere firmadatabaser, må du velge hvilken du skal benytte integrasjonen mot. Du kan imidlertid bytte, ved å skru av integrasjonen der den er aktiv og deretter skru den på i en annen firmadatabase. Alle brukerne trenger imidlertid ikke å bruke integrasjonen mot samme firmadatabase, det vil si at ulike brukere kan benytte integrasjonen mot ulike firmadatabaser. Du kan se hvilke firmadatabaser hver enkelt bruker kjører mot under brukerinnstillingene for Outlook.
Sletting av elementer i Outlook: Når du sletter et element i Outlook, får du frem en meldingsboks der du skal ta stilling til om den tilhørende aktiviteten i programmet også skal slettes. For å få frem denne meldingen er det avgjørende at elementet går via Slettede elementer. Du bør derfor ikke slette "direkte" (Shift + Enter), da denne kommandoen fjerner elementet permanent, uten at det lar seg gjøre å slette elementet i programmet.
Se også: