Merk! Det vil automatisk bli bokført bilag i regnskapet for inn-
og utgående lagerbevegelser. Bilagene vil bli bokført med en egen bilagsart.Kjøper du inn varer for videresalg må du ta stilling til om du skal lagerføre produktene. Skal du lagerføre produktene må dette aktiveres i firmainnstillingene for produkt, under Tilpasning av funksjonalitet. Har du aktivert lagerføring, kan du operere både med produkter som Oppdaterer lagerbeholdning (lagervarer) og produkter som ikke gjør dette. Om produktet skal oppdatere lagerbeholdning, må det være merket av for dette på produktkortet, i fanekortet Lager.
Lagerfører du produkter, må du også velge om du skal bokføre lagerverdien, og i så fall hvordan dette skal gjøres. I programmet kan dette gjøres automatisk. Dette forutsetter at du vedlikeholder og registrerer innkjøpsprisene og innkjøpskostnadene korrekt. Du kan også velge ikke å bokføre lagerverdien automatisk. Innstillingene for hvilket valg du vil gjøre finnes i firmainnstillingene for produkt, på fanekortet Prishåndtering. Under Regnskapsmessig oppdatering av lagerverdi velger du om du skal bokføre lagerverdien eller ikke. Velger du å kostnadsføre produktkostnad ved innkjøp, betyr det at det ikke blir noen automatisk bokføring av lagerverdi.
Ingen bokføring av lagerverdi
Ønsker du ikke å bokføre lagerbeholdning i regnskapet, kan du velge å Kostnadsføre ved innkjøp. Da bokfører du innkjøpet av varer som en kostnad idet du oppretter leverandørfakturaen fra innkjøpet. Det vil ikke akkumuleres opp noen saldo på balansekontoene i regnskapet for lagerbeholdning, og endringer i beholdningen vil ikke vises i resultatregnskapet. Denne metoden er mest aktuell for bedrifter med ubetydelig lager, eller bedrifter som kan bokføre beholdningsendringer i forbindelse med regelmessige varetellinger. Det anbefales å sjekke med din revisor/regnskapsfører før du tar stilling til om du kan benytte denne metoden.
Bokføring av lagerverdi
For at du skal kunne lagerføre produkter må du merke av for dette i firmainnstillingene for produkt, under Tilpasning av funksjonalitet. Lagerfører du produkter, vil den samlede verdien av de lagerførte produktene kunne gjenspeiles i balansen i regnskapet. Ønsker du å bokføre lagerbeholdningen i regnskapet, må du aktivere dette i firmainnstillingene for produkt, på fanekortet Prishåndtering, under Regnskapsmessig oppdatering av lagerverdi. Velger du Kostnadsføre når varer tas ut av lageret, vil lagerbeholdningen bli bokført i regnskapet.
Kostnadsføring vil altså skje når varer tas ut av lageret for alle produkter. Andre lagerbevegelser vil bokføres slik at lagerbeholdningen endres.
I produktkortet, fanekortet Pris er det mulig å merke av for å Overstyre kostpris i salgsmodul. Dette bør ikke velges dersom du kostnadsfører når varer tas ut lageret. Dette vil i så fall kunne føre til differanser mellom rapporter i regnskapet og salgs-/lagerrapporter.
Merk! Det vil automatisk bli bokført bilag i regnskapet for inn-
og utgående lagerbevegelser. Bilagene vil bli bokført med en egen bilagsart.
Du kan også velge Individuell regel for oppdatering av regnskapsmessig lagerverdi. Velger du dette alternativet, vil du få opp en innstilling i produktregisteret under fanekortet Innstillinger, der du for hvert enkelt produkt kan angi Innstillinger for bokføring.
Valgene er de samme som de generelle valgene nevnt ovenfor:
Kostnadsføre ved bokføring av innkjøp eller
Kostnadsføre når varer tas ut av lager: Du bør ikke aktivere Overstyre kostpris i salgsmodul i fanekortet Pris i Produktregisteret, dersom du benytter Kostnadsføring når varer tas ut av lager. Dette vil i så fall kunne føre til differenser mellom rapporter i regnskapet og salgs/lagerrapporter.
Du kan også velge om Grunnlag for balanseføring av lagerverdi skal inkludere innkjøpskostnader (i tillegg til innkjøpspris).
Grunnlaget for de automatiske bilagene vil være kostprisen på lagerbevegelsen. For at den regnskapsmessige verdien av lageret skal stemme med den faktiske verdien er det derfor avgjørende at kostprisen er korrekt.
Regnskapsmessig verdi vil oppdateres ved hver ny lagerbevegelse, og når priser og kostnad endres på eksisterende bevegelser. På denne måten vil regnskapet alltid ha oppdatert og korrekt lagerverdi.
I modulinnstillingene for produkt, fanekortet Prishåndtering er det også mulig å velge Grunnlag for kostpris. Hvis du har valgt Produkt som grunnlag, vil ikke dekningsbidraget og dekningsgraden på salgsordre og statistikkene stemme med bokført kostnad. Dette fordi kostnadsføringen til regnskapet henter sine data fra lagerbevegelsen, mens salgsordren i dette tilfellet henter sine data fra produktregisteret. Det anbefales derfor å benytte Innkjøpspris som Grunnlag for kostpris når du lagerfører produkter.
Kontering
Systemet er forhåndsoppsatt med systemkontoer, der kontoer for blant annet Lagerbeholdning, Beholdningsendring, Fakturaer ikke mottatt, Varer ikke fakturert, Manuelle beholdningsendringer, Standard innkjøpskontoer, Fraktgebyrer, Toll og Ekspedisjon er satt opp. Produkter av typen Lagervare vil i utgangspunktet benytte disse kontoene i den automatiske bilagsføringen av lagerbevegelser.
Ønsker du for eksempel å ha ulike balansekontoer for ulike produkter, kan du overstyre denne kontoen individuelt for hvert produkt. Dette gjør du i produktregisteret, på fanekortet Innstillinger. Du kan også overstyre Beholdningsendringskonto og Kostnadskonto for varekost.
Det skal ikke oppstå avvik mellom verdien av lagerbeholdningen i regnskapet og logistikkmodulen. Derfor oppdateres balansekontoene samtidig som varene registreres inn og ut av lageret. Konteringene foregår derfor ved:
Registrering av varemottak
Registrering av leverandørfaktura
Levering av varer til kunde
Registrering av faktura til kunde
En faktura kan oppdatere lagerbeholdning i henhold til dine rutiner. Du velger om den skal oppdatere i det du skriver ut fakturaen - Ved fakturautskrift, eller ved utskrift av Pakkseddel eller Plukkliste. Innstillingen for dette heter Oppdatere lagerbeholdning og ligger på fanekortet Lagerhåndtering i firmainnstillingene for produkt.
Resultatregnskapet vil først bli påvirket når faktura utstedes til kunde. Automatiske føringer som eventuelt forekommer på resultatkontoer, vil før den tid ikke gi noen nettoeffekt på resultatet.
Du vil kunne velge om beholdningsendringer skal kunne leses ut av resultatregnskapet og balansen. Det vil da bli bokført 2 ekstra bilagslinjer ved varemottak og vareleveranse. Funksjonen vil som standard være skrudd av dersom du oppretter en ny firmadatabase. Du merker av for Bruk begge metoder for bokføring av beholdningsendringer i firmainnstillingene for produkt på fanekortet Prishåndtering, for å aktivere denne funksjonen.
Resultatregnskapet vil også påvirkes ved varetellinger og manuelle lagerbevegelser. Ønsker du ikke at slike bevegelser skal påvirke resultatet automatisk, kan du endre systemkontoen for dette til en balansekonto. Du må da avstemme denne kontoen manuelt.
Se også: